الإدارة بمؤشرات الإنتاجية

تحتاج المنظمات إلى مقاييس الإنتاجية لكي تساعدها فى الحكم على مدى تقدمها في تحقيق أهدافها. فمدير المصنع يحتاج إلى مقاييس يتحقق من خلالها أن نواتج العملية الصناعية من حيث الكمية والجودة والزمن كانت جيدة. ومدير المستشفى يحتاج إلى مقاييس يتأكد من خلالها أن الخدمة الصحية تقدم بأعلى جودة ، ورئيس الحي يحتاج إلى مقاييس للتأكد من أن أموال الشعب تنفق فيما يعود عليهم بالنفع. وسنتناول في هذا القسم كيفية قياس الإنتاجية، وكمقدمة لهذا الموضوع نشرح المبادئ الخاصة بالإنتاجية.

مبادئ الإنتاجية

نعرض فيما يلى عشراً من الوصايا التي ترشد الإداريين في كيفية تحسين الإنتاجية. ولحسن الحظ تساهم هذه الوصايا في تبسيط وتركيز مفهوم الإنتاجية على مستوى المشروع (1987 ,Freid et al., 2009 Mali).

1- مبدأ القياس النسبي

الإنتاجية هي عملية نسبية، لا تتحدد ضخامتها إلا بمقارنة قيمة البسط بقيمة المقام، أي المخرجات إلى المدخلات والتغير في أي من البسط أو المقام يغير المدخلات الناتج، ويمكن التحكم، بالتالي، في الإنتاجية عن طريق التحكم بالزيادة أو النقصان النسبي في أي منهما في فترة زمنية معينة. وعلى سبيل المثال، إذا كان هناك محل لتجارة ،الأقمشة وباع خلال فترة قدرها سنة بمبلغ 600.000 جنيه وكان هناك عشرة عمال بيع فإن الإنتاجية لكل رجل تحسب كالآتي :

2- مبدأ المشاركة في العائد

يمكن تحسين الإنتاجية عندما تكون الفائدة منها عائدة على من يقوم بالأداء. وعلى رجل الأعمال أن يشرح للمنفذين كيفية استفادتهم من رفع الإنتاجية، وإليك بعض الأمثلة في ذلك.

- مشاركة العاملين في أرباح المشروع.

- المفاوضة بين المدير ومرؤوسيه حول الخطة السنوية.

- إقناع الطلبة برفع المصاريف في مقابل خدمة أفضل.

3- مبدأ توازن التوقعات

إذا أمكن التوفيق بين توقعات (أو) حاجات كل من المشروع والعاملين به لأمكن رفع الإنتاجية. وعادة ما يكون هناك تعارض بين هذه التوقعات، لأن كل طرف يريد تعظيم توقعاته على حساب الطرف الآخر. ونسوق فيما يلي بعض الأمثلة على إمكانية التوفيق بين هذين الطرفين:

4- مبدأ مساءلة العاملين

يجب مساءلة العاملين عن الأعمال التي ساهموا في تخطيطها وتنفيذها، ويؤدي هذا الأمر إلى مزيد من الإنتاجية. ويستدعي تطبيق مبدأ المساءلة أن يكون العمل محدداً وواضحاً ومفهوماً، وأن يكون هناك مؤشرات للإنجاز، وأن تكون ظروف العمل مناسبة.

5- مبدأ تركيز الجهود

إن تركيز الجهود فى تحسين نواتج معينة، بدلاً من تشتيتها وتوزيعها على نواتج كثيرة يمكن أن يزيد الإنتاجية، وعلى المشروع أن يركز على مجالات معينة إذا كانت العوائد منها عالية وإذا كان احتمال تحقق هذه العوائد عالياً. ويمكن توضيح هذه العلاقة في المعادلة التالية :

العائد المتوقع - العائد × احتمال حدوثه

كما يمكن توضيح أسلوب اختيار المجالات التى يتم التركيز عليها من خلال المثال التالي :

مجالات التركيز العائد بالجنيه  ×  احتمال حدوثه = العائد المتوقع بالجنيه

ويبدو من المثال السابق أن أهم المجالات التي يجب التركيز عليها هي تخفيض التكاليف ثم تنشيط المبيعات، وذلك بالمقارنة بالمجالات الأخرى. 

6- مبدأ مجالات تطوير الإنتاجية

تزداد فرص زيادة وتطوير الإنتاجية وذلك بالتعرف على مجالات التركيز المحتمل أن تؤثر على هذه الإنتاجية ويعني هذا المبدأ ضرورة سعي المديرين إلى التعرف على مجالات التطوير، ويتطلب الأمر بصيرة بالأمور والتوقف برهة عن العمل الروتيني للتعرف على المشاكل وبدائل حلولها. ويشار أحياناً إلى أن المجالات الأكثر احتمالاً للفعالية هي تلك التي تمثل اختراقاً للمجالات التقليدية والمتعارف عليها. ويعتبر استخدام الأدوات الحديثة والأساليب الآلية والتكنولوجية من المجالات المحتملة للإنتاجية في المنظمات كثيفة العمالة. وبالعكس، يعتبر استخدام أساليب راقية في أنظمة الأفراد والحوافز من المجالات المحتملة في المنظمات كثيفة رأس المال والآلات.

7- مبدأ استمرارية الإنتاجية

يمكن الإبقاء على الإنتاجية واستمرارها عندما يتم الحفاظ على تلك العوامل المؤثرة عليها. وعلى المشروع أن يتساءل: ما هي التوليفة من الموارد المختلفة مثل الأفراد والخامات وغيرها التي أمكن بها تحقيق الإنتاجية ؟، وعلى المشروع أن يبقى على التوليفة نفسها حتى يستطيع أن يبقى على الإنتاجية وهناك قاعدة يجب التركيز عليها أنه لا يمكن تحقيق الفعالية على حساب الجودة، فإن أمكن هذا في الزمن القصير فإنه يستحيل في الزمن الطويل.

8- مبدأ عدالة المعاملة

يجب أن يحصل العاملون على عوائد في شكل أجور وحوافز تساوي قيمة وظائفهم وأدائهم المتميز ويميل الأفراد إلى مقارنة أنفسهم بالآخرين في الأعمال أو الظروف المشابهة، فإذا كانت نتيجة المقارنة هي التعادل بين عوائد أداء الفرد وعوائد أداء الآخرين عزز هذا من الشعور بالعدالة. 

9- مبدأ مرونة النواتج إلى الزمن

تزيد الإنتاجية لو أمكن الحصول على النواتج نفسها فى زمن أقل. يعتبر الزمن مورداً نادراً، ولو أمكن استخدامه بصورة فعالة لساهم كثيراً فى زيادة الإنتاجية، ويلجأ بعض المديرين إلى وضع قيود وقت أقل إما نتيجة لعجالة الموقف، أو ذكاء منهم، لأنه غالباً ما يمكن تحقيق النتائج نفسها في وقت أقل، وبالتالي تزيد الفعالية .

والمعادلة الآتية تحدد الفعالية من منظور الزمن.

الانتاجيـة = العوائد او النتائج ÷ وقت التنفيذ 

فمثلاً إذا كانت كمية الإنتاج في 6 أسابيع هي 60000 طن فإن الإنتاجية تساوي :

600000 ÷ 6  = 10000 طن / اسبوع 

ولو أمكن تخفيض الوقت إلى 4 أسابيع لكانت الفعالية كالآتي :

600000 ÷ 4 = 15000 طن / اسبوع 

10- مبدأ تخصيص الموارد على الاستخدامات

يمكن زيادة الإنتاجية لو أمكن تخصيص وتوزيع الموارد على أفضل الاستخدامات .لها. وحيث إن الموارد نادرة بالقياس إلى الاستخدامات والنواتج المطلوبة، فإنه يجب تخصيص وتوزيع هذه الموارد على أفضل الاستخدامات التي تعطينا أكبر مساهمة في الإنتاجية.

وفى قرارات تخصيص الموارد على الاستخدامات (أو الأهداف) يجب أن يتم ذلك بناء على أهمية وأولوية هذه الأهداف. وعلى ذلك يمكن القول أنه يجب أن يكون هناك علاقة قوية بين أسلوب تخصيص الموارد وبين أولويات أو أهميات الأهداف.