السجلات الرقابية للمخزون 

نظام التكاليف

لابد من وجود نظام مناسب للتكاليف حتى يمكن المحاسبة عن استخدام المواد الأولية وان تحدد بمكونات وقيمة البضاعة تحت التشغيل, وأن تحسب قيمة مخزون البضاعة تامة الصنع , وهذا النظام يتكون من السجلات والمستندات, مثل أوامر الشراء, أوامر الصرف. 

نظام الجرد المستمر

تشكل السجلات في هذا النظام جانبا هاما للرقابة وتقلل الى حد كبير من السرقة والضياع.

قواعد المخازن في النظام المحاسبي

قواعد عامة:

لا يجوز ان يتم استلام أو صرف اي صنف الا عن طريق المخازن وان تحتفظ المخازن بالحد المناسب من المواد الصالحة للاستعمال وان تكون المخازن مستقلة محاسبيا عن الوحدات المستخدمة للاصناف.

الاستلام :

يتم استلام الاصناف من الموردين طبقاً لعقود او اوامر التوريد.

صرف الاصناف:

يجب أن تصرف بأذونات معتمدة.

ارتجاع الاصناف:

يبين في اذن الارجاع حالتها ونوعها وسبب الاعادة.

الفقدان والتلف :

يقوم على اساس التكلفة عند مطالبة المتسبب به.

التحقق من بطاقات الصنف والجرد السنوي :

على المراجع أن يتأكد من أن الكميات في المخازن تتماثل مع رصيد البطاقة, وأن رصيد البطاقات يماثل رصيد استاذ المخازن لما بشأن الجرد السنوي فيتم تشكيل مجموعات منها مجموعة العد وهم موظفو المخازن, ومجموعة المتحققين وهم موظفون آخرون كما يتم تقسيم كل منهم إلى مجموعات ويشرف على كل مجموعة مسؤول وبعد التحقق من الصنف يتم التوقيع عليه.

البضاعة المرسلة للتصنيع الخارجي:

عند ارسال بضاعة للتصنيع خارج المنشأة لابد من مراعاة ان المواد أو السلع نصف المصنعة تخرج برقم وتعود برقم اخر وان المواد التي تخرج قد لا تعود نتيجة التلف لامر عادي وان البضاعة التي تخرج قد تعود مضافاً اليها مواد اخرى نتيجة التصنيع.