تمارس الأمانة العامة للمنظمة الدولية وظائف متعددة باختلاف طبيعة هذه المنظمات واختصاصاتها وما تسعى إلى تحقيقه من أهداف. وان كان الحد الأدنى من هذه الاختصاصات هو القيام بتصريف الأمور الإدارية الجارية والعاجلة للمنظمة(1). ويرجع في تحديد وظائف الجهاز الإداري  إلى أحكام الوثيقة المنشئة للمنظمة الدولية  وما تحدده اللوائح الداخلية لأجهزة المنظمة ، وتتحدد أهم وظائف هذا الجهاز بصورة عامة سواء كان في السلطة الدولية أو غيرها من المنظمات بما يأتي(2):-

1-إعداد الأمور الإدارية والفنية وتحضيرها التي تتطلبها أجهزة المنظمة وتتمثل في إعداد جداول الأعمال ومشاريع القرارات وما قد يكون هناك من دراسات ومشروعات ، ثم تقوم بعد ذلك بحفظ وثائق اجتماعات هذه الأجهزة وملفاتها.

2- متابعة تنفيذ ما تصدره أجهزة المنظمة من قرارات.

3- تنظيم الاتصالات الداخلية للمنظمة وعملها كحلقة وصل بين أجهزتها المختلفة وأجهزة المنظمة والدول الأعضاء فيها، والقيام بتنظيم الاتصالات الخارجية مع أشخاص القانون الدولي الآخرين أو مع الهيئات العامة والخاصة أو الأفراد العاديين.

4-إعداد مشروع الميزانية والقيام ببعض التصرفات المالية. وفي ذلك نصت المادة (172) من الاتفاقية على أن (يضع الأمين العام الميزانية السنوية المقترحة للسلطة..).

5- إعداد التقرير السنوي عن أعمال المنظمة وتقديمه إلى الجهاز العام للمنظمة وهذا ما نصت عليه الفقرة (4) من المادة (166) من الاتفاقية التي جاء فيها على أن (يقدم الأمين العام تقريراً سنوياً إلى الجمعية عن أعمال السلطة) (3).

6- إنشاء وإلغاء المكاتب والفروع الإدارية والفنية.

هذا إلى جانب الكثير من الاختصاصات الأخرى للأمانة العامة التي تقوم بها عند ممارستها لعملها سواء عن طريق الأمين العام أو موظفيها الآخرين.

إن مباشرة الجهاز الإداري للمنظمة لوظائفه وواجباته التي يقوم بها الأمين العام وموظفو الأمانة الآخرون في المنظمات الدولية ومنها السلطة الدولية يمكن أن يخضع للرقابة التي تتمثل بما يأتي(4):-

أولاً. الرقابة الإدارية:-

وهذه الرقابة يباشرها، الجهاز العام للمنظمة ويكون ذلك عن طريق التقرير السنوي الذي يقدمه الأمين العام للمنظمة -في دورات انعقادها العادية- متضمناً نشاطات المنظمة خلال السنة الماضية .

ثانياً. الرقابة المالية:-

وتتمثل هذه الرقابة في التقرير المالي الذي يقدمه الأمين العام للمنظمة للجهاز العام والأجهزة الأخرى التي تملك مراجعة هذه التقريرات والتحقيق في مدى سلامة هذه التصرفات المالية وصحتها عن طريق اللجان التي تكلف بهذه المهمة.

ثالثاً. الرقابة القضائية:-

وتظهر هذه الرقابة في الحالات التي يصدر فيها الجهاز الإداري قرارات تنفيذية يكون من الجائز الطعن في صحتها أما المحكمة المختصة.

___________________________

[1]- د. ابراهيم احمد شلبي، النظرية العامة والمنظمات الدولية، المصدر السابق، ص85.

2 - د.محمد الحاج حمود، المصدر السابق،ص176 ود.محمد الحسيني مصيلحي، المصدر السابق،ص101.

3- ويذكر أن آخر تقرير تم تقديمه كان في اعمال الدورة السابعة التي عقدت في كنغستون بجامايكا للفترة من (2-13) تموز. وقد غطى هذا التقرير الفترة من تموز 2000- حزيران 2001 وما قامت به السلطة من اعمال ونشاطات. وحسب الوضع العادي فانه من المؤمل ان يقدم الامين العام تقرير القادم في الدورة الثامنة للسلطة والتي من المقرر عقدها في آب من عام 2002 في مقر السلطة يبين فيه نشاطات السلطة في الفترة ما بين ( حزيران 2001- تموز 2002) انظر هذا في الوثيقة رقم :

I.S.B.A. / 7 / A / 2 ,    2-13 / July / 2001

4 - د. محمد الحسيني مصيلحي، المصدر السابق، ص102-103.