البنوك التجارية ... تنظيمها الداخلي 

تعني كلمة تنظيم بالمفهوم العام وضع كل شيء في مكانه الصحيح والرجل المناسب في المكان المناسب والآلة المناسبة في المكان المناسب والوظيفة المناسبة في المستوى المناسب في الهيكل التنظيمي،  ومن ثم ربط هذه الأشياء مع بعضها البعض لتكوين جهاز متكامل يتمم بعضه البعض ويؤدي الغرض المطلوب منه على أمثـل وجه . وعليه فالتنظيم ببساطة هو تحديد للمسؤوليات والسلطات والعلاقات بين الأشخاص في الجهد الجماعي بقصد تحديد الأهداف والوصول إليها بابسط المجهودات والتكاليف.

ومع ذلك فإن لكل بنك من البنوك نظامه الخاص به والذي يعمل بموجـبـه فيختلف نظام كل بنك عن الآخر تبعاً لحجم البنك وحجم العمــــل فيـه ونـــوع الأعمال التي يقوم بها عدد الموظفين الذين يعملون فيه.

وكذلك يختلف التنظيم الداخلي تبعاً للنظام المتبع في تسجيل قيود البنك وفيما إذا كان النظام آلياً أو يدوياً أو شبه آلي ، وفيما إذا كان البنك يستعمل الحاسب الإلكتروني أم لا. وتتعدد الأقسام في البنك تبعاً للوظائف والخدمات التي يؤديها وأغراضها ، وعليه فإنه لا يمكن وضع نظام عام ثابت لتتبعه جميع البنوك التجارية .

إلا أنه من الممكن وضع خطوط رئيسية للتنظيم الداخلي يجب أخذها بعين الأعتبار عند القيام بعملية تقسيم الأعمال في البنك وتتلخص هذه الأمور الرئيسية بما يلي:

أ ـ تحديد نطاق الإشراف Span of Supervision

ب ـ تبسيط العمل وتوحيده Work Simplification.

ج - تقسيم العمل وتوزيعه على أقسام متخصصة Disuibunion Work Division and 

د ـ تدريب الموظفين Training

هـ - حصر المسؤولية Responsibility عند منح الصلاحيات.

 و ـ تنسيق العمل Co-Ordination بين الأقسام .

وفيما يلي بحث موجز عن كيفية انطباق كل من هذه الأسس على أعمال البنك :

أ- تحديد نطاق الإشراف

ويقصد بتحديد نطاق الإشراف تحديد عدد الموظفين الذين يخضعون لإشراف شخص واحد. ويلاحظ أنه في حالة كون العمل روتيناً فإن عدد الموظفين يكــــون أكثر مما لو كان العمل فنياً ويحتاج لشيء من التدقيق.

العوامل التي تحدد نطاق الإشراف :

1- الوقت المحدد للإشراف: يتناسب عدد المرؤوسين مع الوقت المتاح للإشراف على كل منهم تناسبا عكسياً.

2- تنوع وأهمية النشاط الذي يشرف عليه ؛ فعلى مستوى العمال يشرف المسؤول على عدد كبير منهم إذا كان العمل بسيطاً أما إذا كان العمل فنياً فإن هذا العدد لا يتجاوز أصابع اليد الواحدة.

3- قدرة المرؤوسين على تنفيذ العمل الموكل إليهم: إن وجود خبرة لدى المرؤوسين تقلل من ضرورة إخضاع عملهم للتدقيق أما إذا كانوا حديثي العهد بالعمل فيحتاجون لمزيد من المراقبة والتدقيق.

4- درجة التفويض: إذا كان النظام المعمول به في البنك يمنح المرؤوسين شيئاً مــــن اللامركزية (أي أن المدير يفوض كثيراً من صلاحياته إلى من دونه) فإن ذلك يساعد على تدريب وإيجاد كوادر جاهزة. ويستطيع بذلك أن يشرف على عدد كبير نسبياً ، أما إذا كان المدير يتخذ بنفسه كافة القرارات فإنه لا يستطيع الإشراف إلا على عدد محدد من المرؤوسين فقط.

مزايا توسيع نطاق الإشراف

1- الإقلال من التكاليف : قلة المستويات الإدارية في المؤسسة.

2 ـ الإقلال من امتداد خط السلطة مما يزيد ويسرع بالتفاهم بين الرؤساء  والمرؤوسين ويساعدهم على اتخاذ قرارات واضحة بسرعة.

3- يرغم المرؤوسين على تحمل المسؤولية ومواجهة المشاكل وحلها.

4- يضطر الرؤساء إلى تفويض السلطة إلى من هم دونهم لكثرة أعمالهم .

5- ارتفاع الحالة المعنوية للمرؤوسين نتيجة لتحملهم مسؤولية اتخاذ القرارات.

عیوب توسيع نطاق الإشراف :

1- يجعل التدريب ضرورياً فإنه ليس من المعقول أن نوكل إلى شخص عملاً قبل تدريبه تدريباً كافياً وهذا له تكاليفه المرتفعة.

2 ـ بناء الإمبراطوريات داخل المؤسسات حيث يحاول بعض الرؤساء أن يوسعوا أقسامهم على حساب الأقسام الأخرى مما يخلق الضغائن والحزازات.

3- يقلل من فرص الترقي لعدم وجود مستويات إدارية.

ب - تبسيط العمل وتوحيده

يجب أن تراعى الأسس العملية في تبسيط العمليات المصرفية وتنسيق سيرها بما يضمن سرعة انجازها كما أنه يجب توحيد نظام العمل في جميع فروع البنك وأقسامه كذلك يجب أن يكون نظام العمل مرناً يتناسب مع زيادة حجم العمل في البنك دون المساس بالأسس الرئيسية لنظام العمل وبحيث يقلل ما أمكن من معدل مكوث المتعامل في داخل البنك.

ج - تقسيم العمل على أقسام متخصصة :

إن الفوائد التي تعود على البنك من إجراء أحداث أقسام متخصصة هي تنمية المهارة في العمل وتقليل التكاليف وزيادة الجودة في الخدمة ، ففي بنك كبير لا يمكن تجميع عمليات الاعتمادات المستندية مثلاً مع أقسام أخرى. وعليه فإنه يجب توزيع الأعمال حسب نوعها على أقسام متخصصة كل قسم يقوم بنوع واحد من الأعمال المصرفية وذلك من أجل توفير الوقت والجهد وتحقيق الانسجام والدقة بالعمل.

د - تدريب الموظفين :

يجب على كل بنك أن يضع برنامجاً مكثفاً لتدريب موظفيه قبل أن يوكل إليهم أعمالهم ولا يكفي أن يدرب الموظف مرة واحدة حين مباشرته العمل بل أنه يجب أن تكون هناك دورات تدريبية أثناء خدمته ولأكثر من مرة واحدة حيث يجب أن تشمل هذه التدريبات أحدث الوسائل العلمية التي تم التوصل إليها وبذلك يوفر البنك كوادر جاهزة لمواجهة كل جديد حيث أن الإنسان هو عنصر العمل الكثير التقلب.

هـ - حصر المسؤولية عند منح الصلاحيات :

ونعني بذلك أن توضح وتحدد واجبات المسؤولين عن الاقسام من الناحية الإدارية والفنية وبحدود معينة وبالمقدار الذي يمكنهم من تأدية أعمالهم على الوجه  الأكمل  فيصبح رئيس كل قسم مسؤولاً مسؤولية مباشرة عن الموظفين التابعين له ضمن تسلسل السلطة تبعاً لسعة البنك وحجم العمل فيه وعدد المسؤولين وكذلك مستوى  درجاتهم.

و - تنسيق العمل بين الأقسام :

في كثير من الأعمال في البنك قد تمر العملية على أكثر من قسم لذا يجب أن يكون عمل كل قسم واضحاً بصورة جلية حتى لا تتكرر الأعمال.