جـ - السلطة التنفيذية

وهي تمثل قاعدة الهرم في الهيكل التنظيمي الإداري في البنوك التجارية ويمكن تحديدها بالأجهزة التنفيذية العاملة في فروع البنك المنتشرة داخل البلد وخارجــــــه وتشمل عادة القطاع الأكبر من العاملين في المشروع.

ومع أن هذه القاعدة تمتاز بكبر عدد العاملين فيها وخطورة المهمة الملقاة على عاتقها حيث أنها تتحمل مسؤولية بلورة أهداف السلطة العليا إلى حقائق ملموسة من نمو وتقدم وربح وخدمة للمجتمع رغم كل هذا فإنها لا تساهم بأي قسط في وضع سياسة البنك إلا أنها وبتعاملها مع الواقع والمجتمع الذي تعيش فيه تكون أكثر احتكاكاً  واطلاعاً واحساساً بمشاكل المنشاة لأنها هي التي تعيشها.

لذا فإن الإدارات الحديثة يجب أن تعطي أهمية بالغة لاقتراحات ومشاكل هذا القطاع بغية تحقيق أفضل النتائج.

والإدارة الدنيا المتمثلة بالسلطة التنفيذية تمثل الأقسام التي تقوم بتنفيذ الأعمال التي تكوّن مجموع نشاطات البنك ولا يوجد هنالك تقسيم ثابت لهذه الشعب والأقسام الفنية فالأمر يختلف من بنك إلى آخر ولكن من الممكن استعراض أهــم أنواع هذه الشعب والتي لا يستغني عنها البنك.

1- قسم الصندوق والغرف المحصنة:

ويتألف في معظم البنوك من شعبتين هما :

أ- شعبة الصندوق (الخزينة):

ويقوم بقبض النقود الواردة إلى البنك ودفع النقود الصادرة منه أي يحتفظ بالرصيد اليومي ويحفظه في الخزانات المخصصة لحفظ النقود داخل الغرف المحصنة ولغايات الدقة والضبط تتم عملية ضبط حركة الصندوق (الواردات والمدفوعات والرصيد) دورياً ويومياً وشهرياً وسنوياً.

ب ـ شعبة الغرف المحصنة :

ويقصد بها الغرف المبينة بطريقة تكفل لها الحماية الكافية ضد الحرائق والسرقات وتكون مهمة المسؤولين عن هذه الغرف الأشراف على دخول وخروج المستندات المهمة والنقود. وتضع بعض البنوك صناديق حديدية في هذه الغرف وتؤجر هذه الصناديق للجمهور وتوزع المسؤولية عن هذه الغرف بين مدير الفرع أو مساعده والمحاسب وأمين الصندوق وبعض المراقبين المسؤولين عن الشعب المختلفة وهنالك تعليمات إدارية ومحاسبية خاصة بالعمل بهذه الغرف وبضبط محتوياتها .

2- قسم الودائع:

ويتألف من ثلاث شعب في العادة

أ- شعبة الودائع لأجل Time Deposits:

تشرف هذه الشعبة على جميع شؤون الودائع لأجل بنوعيها: التي بتواريخ معينة أو الخاضعة لأشعار.

ب - شعبة الحسابات الجارية (الودائع تحت الطلب) : Demand Deposits

تشرف هذه الشعبة على جميع الشؤون والأعمال الخاصة بفتح الحسابات الجارية والسحب منها.

ج - شعبة حسابات التوفير Saving Accounts

وتشرف هذه الشعبة على جميع الشؤون المتعلقة بحسابات التوفير.

3- قسم الأوراق التجارية : يعالج ثلاثة أنواع من هذه الأوراق سندات السحب والسندات الأذنية (الكمبيالات) أما النوع الثالث فهو سائر السندات القابلة للتظهير Negotiable ويجوز انتقال السند بالتظهير أذا كان محررا بعبارة (لأمر) تظهر صراحة فيه.

4 ـ قسم الاعتمادات المستندية :

ومهمته القيام بكل ما يتطلبه فتح الاعتمادات ومستنداتها وعمل محسوباتها فيكون القسم هو الوسيط بين البنك والمستورد والمصرف المراسل .

5 ـ قسم التسويات الخاصة :

ويقوم بعملية التسويات القيدية وهي ضبط وتسجيل الشيكات والأوراق التجارية والاعتمادات والحوالات التي يجري قيدها على حسابات المتعاملين وهي إما أن تكون داخلية منشؤها عمليات تجري دخل البنك وفروعه وإما أن تكون خارجية ومنشؤها ما يجري بين البنوك الأخرى. وسجل التسويات القيدية شديدة الارتباط باليومية والاستاذ العام وسجلات جميع الشعب لذا فهو الأساس في ضبط عمليات المقاصة.

أما عمليات المقاصة فتتعلق بالخدمات التي يقوم بها البنك لحساب الجمهور لتحصيل الشيكات المسحوبة على متعاملين لهم حسابات في البنوك الأخرى ويتم جزء من العمل بغرفة المقاصة Clearing House. 

6 ـ قسم الاستعلامات والأخطار المصرفية

ويقوم بتحضير المعلومات الكافية عن جميع المتعاملين مع البنك الذين لهم تسهيلات مباشرة أو غير مباشرة أو الذين يتوقع البنك أن يتعاملوا معه ممن ليـــــــس لهم تسهيلات في الوقت الحاضر. كما أنه يتبادل المعلومات العامة مع البنوك الأخرى فيما يختص بالمبالغ التي يمنحها البنك للمتعاملين معه بموجب ما يسمى ببرنامج

الأخطار المصرفية الذي يتم تنفيذه عن طريق البنك المركزي الأردني.

7- قسم البضائع والتخزين : ويقوم بالأشراف على تخزين البضائع العائدة ملكيتها للمتعاملين والتي تكون بحوزة البنك لقاء منحهم تسهيلات معينة. وقد يسمح البنك بخزن بضائع الغير كالشركات أو الأشخاص مقابل أجور معينة ومقابل وصولات معترف بها تستعمل كضمانات في البنوك الأخرى لمنح التسهيلات للمتعاملين ويكون هذا القسم مشرفاً إشرافاً تاماً على كل ما يدخل في وما يخرج من هذه المخازن .

8- قسم الحوالات :

ويتألف من شعبتين - الحوالات الداخلية - والحوالات الخارجية.

أ- شعبة الحوالات الداخلية :

وتقوم بشراء وبيع الحوالات المسحوبة على أشخاص أو مؤسسات داخل نطاق حدود البلد وهي لا تتعامل بالنقد الأجنبي.

ب ـ شعبة الحوالات الخارجية :

وتتكون أعمالها من القيام بعمليات التحويل الخارجي الوارد والصادر والقيام بإصدار خطابات الاعتمادات الخارجية الشخصية وبيع النقد الأجنبي وشراء وإصدار شيكات المسافرين.

9 - قسم الكفالات :

ويقوم بإصدار الكفالات (خطابات الضمان) ومراقبة الشروط الواجب توافرها عند ابرام وإصدار الخطاب أو الكفالة كما ويقوم هذا القسم باجراء دراسة كاملة عن المتعامل والمستفيد قبل إصدار الخطاب وعن طبيعة الخطاب والسبب الذي من أجله طلب المتعامل إصدار هذا الخطاب كما ويقوم القسم بمسك الدفاتر الضرورية لحسن سير العمل داخله.

10 ـ قسم الاستثمارات والسندات

ويقوم بعمليات الاستثمار وشراء الأوراق المالية والتجارية المختلفة التي يستثمر فيها البنك جزءاً من أمواله مثل أذونات الخزينة والسندات والأسهم .. الخ.

11- قسم المحاسبة :

ويقوم بمسك الدفاتر المحاسبية النظامية مثل سجل اليومية الرئيسي والدفتر الأستاذ العام والدفاتر الفرعية الأخرى مثل سجلات المصاريف والحسابات الخارجية... الخ. وهو الذي يقوم بإعداد المركز اليومي للمصرف ويشرف اشرافاً تاماً على تطبيق جميع التعليمات المحاسبية الصادرة من الإدارة العامة. ويقوم بإعداد الحسابات النظامية الدورية وميزان المراجعة والأرباح والخسائر العمومية.

12 ـ قسم شؤون الموظفين :

ويقوم باختيار الموظفين الجدد ورعاية شؤون الموظفين وهو مسؤول أيضاً عن تزويد البنك بحاجته من القرطاسية والمطبوعات اللازمة لأعماله كما أنه يضــــــم إلى عمله في بعض البنوك عمل قسم اللوازم من حيث الاشراف على الأثاث والآلات والعقار.

13- قسم السكرتارية:

وترتبط أعمال مباشرة بالمدير العام بالذات ومن أعماله طبع وتوزيع تعليمات المدير العام والإدارة العامة على الفروع بالإضافة إلى مسؤوليته عن التحضير لأعمال مجلس الإدارة.

14 ـ قسم الطباعة والمراسلات

وهو مسؤول عن الرسائل الصادرة والواردة وتسجيلها وحفظها وتمريرها إلى الأقسام المعينة وطبع جميع مراسلات البنك الأخرى . إلا أن بعض السندات تقوم بحفظها بالأقسام ذات العلاقة المباشرة بها كما أن البعض الآخر يتم حفظه في الغرف المحصنة والباقي يقوم هذا القسم بحفظه.