من يقوم باعداد خطة المبيعات 

تعتبر وظيفة التخطيط للمبيعات وظيفة تنفيذية Line Function تندرج تحت وظائف عمل مدير المبيعات بشكل واضح. فهي وظيفة مدير المبيعات، ويساعده في ذلك معاونوه.

ان إعداد وتنفيذ خطة للمبيعات هو في حقيقة الأمر من أهم المهام في المنشأة، إذ يتطلب ذلك التنسيق الوثيق مع كافة الانشطة والأقسام الأخرى عند الإعداد والتنفيذ. فالتنسيق مسألة ضرورية مع الانشطة والأقسام الأساسية في المنشأة : التسويق والإنتاج، والمشتريات ، والمخازن، والمالية ، والحسابات، والموارد البشرية. كما لا يمكن التقليل من أهمية التنسيق مع الإنشطة الفرعية لتلك الأقسام التي تقدم ذكرها تواً، ومن هذه الأقسام والإنشطة الفرعية التي يحتاج المبيعات للتنسيق معها مثلاً هي: السيطرة النوعية، والبحوث والتطوير، والنقل، وحتى الاستعلامات وغيرها. وأي خلل أو إنفراط في حلقات التنسيق بين المبيعات وتلك الإنشطة يمكن أن يخلق خللاً جسيماً في عمل المنشأة .

ولابد من الإشارة إلى أهمية التنسيق الوثيق مع الإنشطة التسويقية الأخرى، التي هي تحديداً : التوزيع ،الترويج ، التسعير، ونشاط تطوير السلعة، والبحوث التسويقية. فلا يصح أبداً إنغمار قسم المبيعات ومديره في إعداد خطة للمبيعات من دون التنسيق مع إنشطة التسويق وإنشطة المنشأة الأخرى. 

مشاركة العاملين في اعداد الخطة

إن موضوع مشاركة العاملين في اتخاذ القرارات بشكل عام هو من المواضيع التي تثير المناقشة والجدل من حيث جدواها فهناك من يتمسك بجدوى وأهمية إشراك العاملين باتخاذ القرارات، وهناك من يعترض على ذلك.

فالداعون إلى إشراك العاملين في اتخاذ القرارات يرون في ذلك تحقيق عدد من الفوائد للإدارة :

ـ إنضاج فكرة القرار .

- رفع معنويات العاملين من خلال الحس بالمساهمة في إدارة المنشأة .

ـ توفير ضمان أعلى لنجاح تنفيذ القرار، فالمعنيون بالتنفيذ مقتنعون سلفاً بالقرار، بل ومتحمسون له .

أما الداعون إلى عدم إشراك العاملين في عملية اتخاذ القرارات، فهم يبررون ذلك بالاتي:

ـ إن عملية اتخاذ القرار هي وظيفة أساسية من وظائف الإدارة والمدير، ولا يصح أن يفسح المجال للآخرين للتدخل فيها لما قد يسببه ذلك من فلتان إداري، وفسح فرصة لأشخاص للتدخل في أمور هي خارج اختصاصهم . 

ـ إن عملية صنع القرار هي عملية إختصاصية فنية، وإذا أستدعى الأمر اجراء إستشارة فللإستشارات أهلها وينبغي الإستعانة بإصحاب الإختصاص بموضوع القرار وليس العاملين.

ـ إشراك العاملين في القرار وما يجري من تداول ومناقشات يؤدي إلى تأخر في إتخاذ القرار، وهذا ضياع وهدر للوقت . 

وبين تجاذب الرأيين لابد من البحث عن الحقيقة والحجة المقنعة، فهل إشراك العاملين بالقرار مفيد وضروري أم ان في ذلك خسارة، أقلها هدر الوقت. أم ان الطرفين لا يريان إلا نصف الحقيقة، بمعنى أن هناك حالات من إتخاذ القرارات تستدعي مشاركة العاملين في إتخاذ القرار، ومقابلها حالات أخرى لا تستدعي المشاركة وتبدو فيه (أي المشاركة) هدراً للوقت. وهل من الممكن تصنيف القرارات بطريقة ما بحيث تسمح لنا أن نتبين فيها الحاجة لإشراك العاملين بالقرار من عدمها ؟ من الطبيعي أن لا ينشغل ذهن العاملين بالقرارات التي تتخذها الإدارة بشكل متساو، فهناك حتماً مجموعة من القرارات التي تهمهم أكثر من غيرها، وغالباً ما تكون قرارات ذات علاقة مباشرة بشؤونهم مثل :

ـ الرواتب والأجور والعلاوات التي تمنح للفرد أو لزملائه .

ـ الحوافز المادية والمعنوية التي تمنح للعاملين .

ـ عدد ساعات الدوام، وأيام الراحة.

ـ ظروف ومحيط العمل التي يزاولون أعمالهم فيها، وما يطرأ عليه من تغيير .

إن مثل هذه القرارات أعلاه تخلق الرغبة الحادة لدى العاملين ليكون لهم رأي وصوت مسموع من قبل الإدارة.

 فما هو الذي يمكن أن يحدث إن استمعت الإدارة للعاملين ؟  

ـ النظر إلى موضوع المشكلة من زاوية أخرى (نظرة العاملين) خاصة وانهم طرف أساسي في الموضوع، وبذلك يتسع الأفق عند النظر إلى المشكلة .

ـ فرصة لتحقيق مزيد من إنضاج الأفكار قبل إتخاذ القرار .

ـ رفع معنويات العاملين وخلق الإحساس لديهم بالمساهمة في شؤون المنشأة، وهذا من شأنه أن يجعلهم يتبنون القرار المتخذ ويحرصون على تطبيقه .

ـ تعزيز روح الإنتماء للمنشأة عندهم .

وما هو الذي يمكن أن يحدث إن لم تستمع الإدارة للعاملين في الأمور التي أشرنا إليه أعلاه ؟

ـ الشعور بالإحباط في أحسن الإحتمالات، وفقدان الحماس للعمل.

ـ الرغبة في عرقلة تنفيذ القرار، وهذا شكل من أشكال مقاومة التغيير، ومعبراً بنفس الوقت عن الإحباط، وقد تتفاقم الأمور سوءا ليصل الأمر لدرجة الإضراب وتخريب ممتلكات المنشأة.

ـ الرغبة لدى بعض العاملين بمغادرة المنشأة للعمل في مكان آخر.

نستنتج من التحليل الذي تقدم أنه يجدر بالادارة إشراك العاملين بهذه المجموعة من القرارات التي تعنى بشؤونهم وأحوالهم، لما في ذلك من عوائد إيجابية على مصلحة المنشآة. ان القرارات التي تتخذها المنشأة لا تشغل ذهن العاملين بنفس المقياس، بل بمقدار ترابطها مع شؤونهم ومصالحهم.

وإذا ركزنا مناقشتنا على جدوى إشراك العاملين في وضع خطة المبيعات، نجد ان هناك أكثر من عامل قوي يدفع بإتجاه إشراك جهاز المبيعات في وضع خطة المبيعات وصياغة أهدافها :

ـ ان المشاركة توفر الفرصة لإنضاج الخطة لما يمتلكه جهاز المبيعات من خبرة عملية قائمة على التماس المباشر والمستمر مع الزبائن . 

ـ ان مشاركة العاملين في وضع خطة المبيعات تعزز قناعة العاملين بها وبأهدافها، خصوصاً إن كان هناك ربط عملي بين أهداف الخطة وإحتساب أجور وحوافز مندوبي المبيعات وبقية العاملين.

ـ ان المشاركة ترفع معنويات جهاز المبيعات وهذا ما تتمناه إدارة كل منشأة .