تختلف الوثائق المكونة لأي عقد هندسي كماً وكيفاً من مشروع لآخر، تبعاً لعدة عوامل فعقود التنافس تختلف عن عقود التفاوض من حيث نوع وحجم الوثائق المكونة للعقد في كل منها، كما تختلف وثائق العقد تبعاً لحجم المشروع، فكلما صغر حجم المشروع كلما كان نوع العلاقة بين المالك والمقاول أسهل والعكس فالغرض الأساسي من وجود وثائق العقد هو تحديد العلاقة بين الطرفين أو الأطراف المتعاقدة بصورة دقيقة تحدد حقوق وواجبات كل طرف منهما بموجب العقد. وبشكل عام لابد من وجود الوثائق التالية:

1- خطاب الدعوة

وهي عبارة عن رسالة موجهة من صاحب العمل تصف العمل المراد إنشاؤه بشكل مختصر وتدعو المقاول الموجهة إليه الدعوة لتقديم عطائه لتنفيذ المشروع.

2- تعليمات إلى المقاولين

وهذه تعطى معلومات أكثر تفصيلاً إلى المقاولين بغرض تمكينهم من تقديم عطاءاتهم على أسس سليمة.

3- العرض أو صيغة المناقصة

وتحدد هذه الوثيقة رغبة المقاول واستعداده لتنفيذ المشروع بسعر معين وفي وقت محدد، ويوقع عليها المقاول وتختم بختمه الرسمي والغرض من هذه الوثيقة توحيد صيغ العروض

4- الاتفاقية :Agreement

وهذه وثيقة قانونية (تسمى أحياناً صيغة )العقد تلزم كلا من المالك والمقاول بالتزامات معينة. وتحدد عادة نوع الالتزام وقيمة العقد وزمن تنفيذه بالإضافة إلى عدد آخر من البنود الهامة.

5- شروط العقد Contract Conditions

الشروط الخاصة (أحياناً يسمى بالعقد الأصلي) وتشمل:

1- أسماء طرفي العقد وتاريخ تعاقدهما.

2- محل العقد.

3- المبلغ الأسمى للعقد وهو المبلغ المحدد بالاستناد إلى الكميات المقدرة في جدول الكميات بالاستناد إلى جدول الأعمال المنفذة فعلاً.

4- مدة العمل.

5- جزاء التأخير.

6- التأمينات.

7- طريقة الدفع.

8- التوقيفات (النسبة المئوية التي تستقطع من المستخلصات).

9- الاستلام ( وتشمل المؤقت والنهائي).

10- نظام العقود.

الشروط العامة وتشتمل:

1- الالتزامات العامة للمتعهد.

2- الضمانات.

3- العمال ووكلاء المقاول والإدارة

4- تنفيذ العمل.

5- التأخير والقصور في القيام بالالتزامات

6- التنازل عن العقد.

7- حل الخلافات.

8- أحكام متفرقة.

6-الجداول الملحقة بشروط العقد : Supplementary To General Condition

وهذه في الغالب تصف بعض الصيغ التي يتم بموجبها تقديم طلب ما أو إرسال إشعار من طرف إلى آخر، وكذا صيغة القبول أو الرفض.

7- المواصفات :Specification  

وهذه الوثيقة تصف الجانب الهندسي، أو الفني من المشروع، وكيفية تنفيذه حيث يكون هناك تحليل ووصف تفصيلي لكافة مواد البناء، التي تلزم للمشروع وتكون ملزمة للمقاول.

8- الرسومات Drawings

تصف الرسومات الأبعاد الحقيقية للمبنى، وتشتمل على الواجهات والتصميمات المعمارية، وكذلك التفصيلات المدنية، كما تشمل الطريقة الفنية التي سيقام بموجبها المشروع

9- جدول الكميات Bill Of Quantities

يسرد في هذه الوثيقة جميع أنواع المواد، أو الوحدات القياسية لكل جزء من أجزاء المشروع وتسعيرة كل منها بالوحدة، أو حسب القياس الطولي أو المربع أو المكعب... إلخ. ويعتبر جدول الكميات من أهم وثائق العقد في حالة عقد وحدة السعر(Fixed Price Contract) أما في عقد المبلغ المقطوع فإن أهميته (إن وجد تنحصر في تسهيل عملية تسعير العملية؛ لأن السعر الإجمالي هو الأساس في هذا النوع من العقود.

10- جدول وحدات الأسعار

وهذا الجدول مشابه لجدول الكميات، إلا أنه يختلف عنه في مضمونه وطريقة الوصول إلى تعبئته والغرض منه، فجدول وحدات الأسعار هو جدول يستعمل عادة في عقود السعر المقطوع، ويحتوي على قائمة بجميع أنواع الوحدات أو الآليات الداخلة في تركيب المشروع، ويقوم المقاول والمالك بالتفاوض على تسعيره، والغرض الأساسي منه هو استخدامه في تقدير قيمة أوامر التغيير وخاصة في المشاريع الكبيرة.

11- تقرير عن حالة التربة

يتم إعداد هذا التقرير عادة بواسطة شركة متخصصة في شئون التربة والجيوتكنولوجيا، ويعطى هذا التقرير وصفاً لنوع التربة في موقع العمل وقوة احتمالها، وغير ذلك من المعلومات الهامة عنها.

12- الملاحق والإضافات :Addendum

كثيراً ما يحتاج الأمر إلى تغيير بعض المعطيات، أو إصدار توضيح أو تفسير الوثائق، التي تم تسليمها للمقاولين قبل موعد تقديم العطاءات، وعندئذ تصدر تلك التوضيحات أو التعليمات أو التفسيرات، أو التعديلات في ملاحق تعتبر جزءاً من وثائق العقد.