ثانياً: تحديد الاحتياجات التدريبية :

من الاخطاء الشائعة في اوساط الادارة ان الحاجة الى التدريب تنشأ عن التوسع في حجم من الاعمال بما يستتبع تعيين افراد جدد يلزم تدريبهم ، او لمواجهة النقص في عدد الافراد الناشئ عن ترك العمل ، وهنا ايضاً يكون التدريب ضرورياً لإعداد الافراد الجدد وتأهيلهم للعمل . ولكن استقراء المعلومات التي اشرنا الى تجميعها في المرحلة الاولى من مراحل تخطيط التدريب يشير الى ان هناك العديد من المواقف التي تجعل من التدريب امراً لازماً وهي ما عبرنا في القسم السابق مباشرة بـ " المؤشرات التدريبية".

ان الاحتياجات التدريبية هي تعبير عن الافراد المطلوب تدريبهم لمواجهة اي من المواقف التي تشير ( المؤشرات التدريبية ) الى احتمال حدوثها.

ويمكن تركيز هذه المواقف في خمسة انواع هي :

* الموقف الذي يتضح فيه لإدارة الافراد ان الاداء الفعلي لبعض الافراد لا يرقى الى المستوي المرغوب لاسباب تعود الى نقص في مهاراتهم او معلوماتهم.

* الموقف الذي تقرر فيه الادارة تغيير او تعديل محتوي العمل ( اي تغيير وصف الوظيفة من حيث المسئوليات او الواجبات او الصلاحيات).

* الموقف الذي تقرر فيه الادارة تغيير الظروف والامكانيات التي يتم فيها اداء العمل او يتم العمل بواسطتها ( مثل تنفيذ لامركزية الحسابات ومن ثم نقل اعمال الحسابات الى الفروع كل فيما يخصه بعد ان كانت مركزية في الادارة العامة ، او حين احلال الحاسب الآلي محل الالات الحاسبة التقليدية في اعداد كشوف حسابات العملاء).

* الموقف الذي تقرر فيه الادارة احداث وظائف جديدة تماماً او البدء في انشطة جديدة لم يسبق لافراد المنشأة ممارستها من قبل .  

 *الموقف الذي تقرر فيه الادارة تعيين افراد جدد او نقل او ترقية افراد حاليين الى وظائف مختلفة عن وظائفهم الحالية.

من ناحية اخري ، يمكن التعبير عن الاحتياجات التدريبية بانها انواع التغييرات او الاضافات المطلوب ادخالها على السلوك الوظيفي للفرد وانماط ادائه ودرجة كفاءته عن طريق التدريب.

ومن اجل دقة تحديد الاحتياجات التدريبية ، فلابد ان تتوفر ابعاد ثلاثة :

البعد الاول : وهو الموقع التنظيمي الذي تبدو فيه الحاجة الى التدريب ( اي الادارة او القسم او الجزء من المنشأة الذي يعاني الحاجة الي التدريب ) . 

البعد الثاني : هو الاعمال او الوظائف التي يتعلق التدريب بها او ببعض جوانبها ( مثل : هل التخطيط مطلوب في مجال التخطيط او حسابات التكاليف او اعمال المشتريات او الكمبيو) .

البعد الثالث : وهو الافراد الذين تبدو الحاجة الى تدريبهم .