أركان الملاحظة : 

حتى تكون الملاحظة مكتملة يجب أن تشتمل على خمسة أركان رئيسية هي كما يلي:-

1- الحالة Case : بحيث يشار هنا إلى أوجه القصور أو المخالفة أو التجاوز بطريقة واضحة وأسلوب مختصر قدر الإمكان.

2 ـ المعيار Criteria : وتشكل الأساس الذي استندت إليه الملاحظة وقد يكون المعيار قانون أو سياسات أو إجراءات أو لوائح أو قرارات إدارة عليا ... الخ.

3 ـ السبب Cause: ويتضمن سبب ظهور الملاحظة وأحياناً يتم تحديد السبب بشكل مباشر من قبل فريق التدقيق إذا كان واضحاً، وبعض الأحيان يتم تحديد السبب من خلال مناقشة الموظفين المعنيين بالملاحظة أو يؤخذ من مطالعاتهم.

4 ـ الأثر Impact : يشار هنا إلى الآثار السلبية التي تعرضت لها المؤسسة أو قد تتعرض لها نتيجة وجود الملاحظة.

5 ـ التوصية أو الاجراء Recommendation & Action Procedures : يقوم فريق التدقيق ضمن هذه الفقرة بتقديم التوصية الملائمة للملاحظة المسجلة، أو الإشارة إلى الإجراء التصحيحي إذا ما تم تنفيذه أثناء تواجد فريق التدقيق.

طرق عرض وتنسيق الملاحظات:

هناك طريقتان تستخدمان على نطاق واسع في عرض وصياغة الملاحظات:-

الأولى : صياغة الملاحظة بأركانها الخمسة ضمن فقرة واحدة متكاملة.

الثانية : صياغة الملاحظة ضمن عناوين فرعية لكل ركن من الأركان بحيث يوضع عنوان لكل ركن ويوضع ما يخص كل ركن مقابله ويكون عادة على شكل أوراق عمل أو جداول.  

لكل طريقة من هذه الطرق مزاياها وعيوبها، ويتوقف استخدام كل طريق حسب رؤيا واستراتيجيات مسؤولي التدقيق الداخلي وحسب طبيعة عمل المؤسسات وحجمها وأساليب المخاطبات فيها فيما إذا كانت تميل للرسميات أم لا.

وفيما يلي مزايا وعيوب كل طريقة من هذه الطرق : ـ

الطريقة الأولى : صياغة الملاحظة بأركانها الخمسة ضمن فقرة واحدة متكاملة :

المزايا :

1 ـ تؤدي إلى تحقيق التماسك والتكامل للأفكار.

2- تعطي إيضاحات أكثر تفصيلاً.

3- تتميز بالمرونة بحيث يمكن من خلالها جمع كل ملاحظات تشترك بصفة واحدة ضمن ملاحظة واحدة من خلال استخدام جداول العرض.

4- تمكن المدقق من إبراز مهنيته وحرفيته في صياغة الملاحظات وتنمي قدرته على تطوير مهاراته باستمرار في صياغة الملاحظات حيث تتيح هذه الطريقة للمدقق بإظهار براعته ومهارته في الكتابة وتنمي قدراته المستقبلية في الكتابة والعرض.

5 ـ مرغوبة لدى قارئ التقرير بحيث يعمل على قراءة الملاحظة بشكل متكامل.

6 ـ تختصر في حجم التقرير لاسيما وأنها توضع ضمن مساحات أقل قياساً مع الطريقة الأخرى.

العيوب:

1- تتطلب احترافية من قبل المدقق الداخلي حتى يتم صياغتها بالشكل الملائم والواضح بحيث يتم من خلالها إيصال الأفكار المطلوب إبلاغها للإدارة.

2- قد يتم اغفال بعض أركان الملاحظة أثناء صياغتها على شكل فقرة، وقد يكون هذا الجزء هاماً للقارئ. 

3 ـ قد لا يناسب المؤسسات التي تميل بشكل أقل نحو الرسميات.

4- تتطلب جهد كبير من قبل مسؤولي التدقيق الداخلي لتنمية قدرات المدققين  الداخليين في صياغة الملاحظة المتكاملة.

الطريقة الثانية: صياغة الملاحظة ضمن عناوين فرعية :

المزايا :

1- قد تكون مناسبة لبعض الأشخاص قرّاء التقرير بحيث يقرأها بشكل منفصل ويراه مناسباً بالنسبة له.

2- تتميز بتنسيق وترتيب ملائم يعجب به بعض القراء للتقرير.

3ـ هذه الطريقة تلزم بوضع كافة أركان الملاحظة بدون استثناء.

4 - تعتبر مناسبة لبعض المؤسسات التي تميل بشكل أقل للرسميات.

5 ـ لا تتطلب احترافية كبيرة من المدقق الداخلي لجمع الأركان الخمسة ضمن فقرة واحدة حيث يتم الإشارة إلى كل جزء بشكل منفصل دون الربط بينها.

العيوب :

1- من الصعب تحقيق تكامل الملاحظة وربط أركانها بشكل جيد وبالتالي ليس من السهولة فهم المقصود من الملاحظة وفق الرسالة الواجب ايصالها.

2- تؤدي إلى تضخيم حجم التقرير وزيادة عدد صفحاته.  

3 ـ لا توفر للمدقق المرونة اللازمة لصياغة الملاحظات بحيث لا يتمكن المدقق من استخدام الجداول للملاحظات ذات الصفات المتشابهة ، وكذلك لا تستطيع الجمع بين الملاحظات المتكررة في ملاحظة واحدة.    

4 ـ هذه الطريقة لا تعمل على تنمية قدرات المدققين الداخليين على صياغة الملاحظات بالطريقة الاحترافية حيث يصبح المدقق هنا معبي لحقول البيانات فقط دون إبراز احترافيته وبراعته في صياغة الملاحظات.   

5 ـ بعض الأحيان يقوم القارئ بقراءة الملاحظة فقط، وهو الركن الأول دون النظر إلى الأركان الأخرى والتي تعتبر قراءتها مهمة لتقييم الملاحظة والأثر بشكل متكامل.

6- قد لا تكون هذه الطريقة مناسبة للمؤسسات ذات الطابع الأكثر ميلاً للرسميات.