1- تحديد المشكلة البحثية بوضوح:

تعد هذه الخطوة متشابهة في جميع أنواع البحوث العلمية ويتم تأسيس مشكلة واضحة المعالم تقوم على تحقيق سابق، ويجب أن يكون واضحا هل يتم استخدام مجموعات المناقشة المركزة كأداة وحيدة في جمع البيانات أم أنها ستكون ضمن أدوات أخرى متعددة. وهل يفهم الباحث بشكل واضح المشكلة البحثية ونوعية الأسئلة التي سوف يطرحها خلال الجلسة النقاشية.

2 - طبيعة المجموعة:

يجب التعرف على سمات المجموعة ومعرفة مدى التجانس بين أفرادها وهل هناك أولويات بالنسبة للأسئلة المطروحة ؟

3 - الأجواء والعلاقات التي تجرى فيها المقابلة:

 يجب أن يخلق المنسق علاقة متينة بينه والمجموعة البحثية وبين أفراد المجموعة نفسها، أي أنه يجب على الباحث أن يجعل كل أفراد المجموعة يشعرون بالراحة مع بعضهم بعضا.

4- الاستماع الجيد من قبل المنسق:

يجب على المنسق أن يستمع باهتمام لكل ما يقوله المبحوثين، ويجب أن يملك جدولاً أو أجندة مرتبة حول موضوعات النقاش، وعلى الرغم من هذا فإنه يجب ألا يكون متعنتاً في حالة ظهور بعض الموضوعات الأخرى بشكل عفوي وتلقائي.

5- الإعداد والتنظيم الجيد:

 يجب أن يمتلك المنسق فكرة واضحة حول الأمور التي يريدها، بما أنه سوف يتعامل مع اسئلة محددة ومتعددة وفي عدة مجالات، وغالبا ما ينصح بأن يكون المنسق مدرباً ولديه مهارات قيادية.

6- التنظيم والتوجيه والمساحة المتحفظة في النقاش:

في الوقت الذي يجب على المنسق توجيه نقاشات المجموعة فإنه لا يجب المشاركة بآرائه أو تعليقاته، وفي أي مقابلة يجب أن يكون 90% من مجريات النقاش للمبحوثين و 10% فقط للمنسق.