مفهوم التوجيه:

هو إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة ونحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية مثل السلطة و تمثل:

- القيادة Leadership

- الاتصال Communication

- والتحفيز Motivation       

الأسس التي من خلالها يستطيع المدير إرشاد وبث روح التعاون والنشاط المستمر بين العاملين في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها , في هذا الفصل سنتناول باختصار شديد موضوع القيادة والاتصال والتحفيز.

وظيفة التوجيه هي الوظيفة الأساسية فـي الإدارة وتشتمل هذه الوظيفة على ثلاث عناصر هي: القيادة، والاتصال، والتحفيز. والقيادة هي القدرة على التأثير على الآخرين لتحقيق هدف معين. وهناك نظريات عدة منها نظرية السمات، والسلوك والنظرية الموقفية تسعى جميعها لتفسير ظاهرة القيادة.

والرقابة تعتبر عنصر هام للإدارة ومفهومها يتبلور فـي تقييم النشاط الفعلي ومقارنته بالـمخطط وتحديد الانحرافات ومعالجتها، ومراحل الرقابة الإدارية هي:

تحديد المعايير، قياس الأداء ، مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط، تحليل أسباب الانحرافات ومعالجتها.

وتصنف الرقابة حسب أسس متعددة منها : الزمن والجهة التي تقوم بها، والتنظيم الرقابي، وتتعدد أساليب الرقابة منها: أساليب الرقابة بالاستثناء، والاستثناء التقليدية فـي الرقابة، وأساليب الرقابة الـمتخصصة ثم أساليب الرقابة الشاملة.

تعريف الشراء :

وقد تعرف وظيفة الشراء بأنها النشاط المسؤول عن توفير المواد الصحيحة، في المكان الصحيح والوقت الصحيح، وبالكمية المناسبة والسعر الصحيح .

ويقول تعريف آخر إن وظيفة الشراء هي الوظيفة المسؤولة عن دورة المواد من الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي ستستعمله .

أهداف الشراء

1- من ناحية الجودة: الحصول على الجودة الصحيحة التي تفي بالغرض، لا اكثر ولا أقل، فيجب الا تكون الجودة أعلى مما هو مطلوب لأن معنى ذلك ارتفاع التكاليف دون ضرورة، كما يجب الا تكون الجودة أقل من المطلوب لأن معنى ذلك انتاج سلع رديئة .

2- من ناحية الكمية: الحصول على الكمية المطلوبة للمحافظة على سير الانتاج بدون توقف

3- من ناحية التوقيت : الحصول على المواد في الوقت الصحيح، اي مراعاة الجداول الزمنية للانتاج

4- من ناحية المورد: اختيار المورد الصحيح الذي يمكن للمشتري أن يعتمد عليه، فالمورد مسؤول عن توريد الكمية والجودة المطلوبة في الوقت الصحيح والمكان الصحيح وبالسعر المتفق عليه .

5- من ناحية التسليم : التسليم الصحيح، أي مقابلة احتياجات المشتري الخاصة بالتسليم والتي يكون لها أثر على عامل الوقت وعامل نقل تكاليف النقل .

6-  من ناحية السعر : الحصول على السعر المناسب في ضوء الجودة والخدمة المطلوبة، وهو السعر الذي يستطيع أن يدفعه المشتري، ولا يكون أعلى مما يدفعه المنافسون .

 7-  من ناحية الكفاية الشرائية : الوصول إلى أقصى درجة ممكنة من الكفاية في الشراء، وذلك بتجنب الإسراف، والتكرار في الطلبيات والتقادم للمواد المختلفة المشتراة

 8-  من ناحية التنسيق بين المشتريات والإدارات الأخرى : تقوية الروابط بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى في المشروع والمحافظة على التفاهم والتعاون والتنسيق في السياسات بين الإدارات المختلفة لتحقيق الأهداف الموضوعة .