خطوات الرقابة : تتضمن  الرقابة الخطوات الثلاث التالية :

أ-وضع معدلات الأداء :ويقصد بها وضع معايير موضوعية لقياس الإنجازات التي تحقق وتعبر عن أهداف التنظيم ، وهذه المعايير توضع على أساس تحديد كمية العمل المطلوب إنجازها والمستوى النوعي لها والزمن اللازم لأدائها ويجب أن تكون هذه المعادلات واضحة ومفهومة .

ب-قياس الأعمال :أي مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفا للأداء أي تقييم للإنجاز بعد أداء العمل .

ج-تصحيح الأخطاء والانحرافات:ويقصد بها إبراز الأخطاء والانحرافات التي تسفر عنها عملية قياس الأعمال السابقة ، فإذا ظهر من مقارنة النتائج المتحققة بالمعدلات الموضوعة أن هناك اختلافا بالزيادة أو النقص كان ذلك مؤشرا على أن العمل لا يسير سيرا طبيعيا وأن هناك انحرافا إيجابيا أو سلبيا .

صور الرقابة :هناك نوعان من الرقابة ، الرقابة الداخلية ، والرقابة الخارجية :

أ-الرقابة الداخلية :وهي الرقابة التي تمارس داخل التنظيم الإداري أي بواسطة عضو من أعضاء التنظيم سواء كان وزيرا أو مديرا ، كل في نطاق المنظمة التي يرأسها . ويمكن أيضا تقسيمها إلى رسمية ويقصد بالرقابة الرسمية التي تتم وفقا للقواعد الرسمية المقررة وبالرقابة الغير رسمية أن تؤدي الرقابة جزئيا بعدد من الطرق غير الرسمية مثلا شخصية القائد قد تلعب دورا في تنظيم نواحي نشاط المرؤوسين بشكل يتمشى مع الخطط المقررة .

ب -  الرقابة الخارجية :  هي تلك التي تمارس من خارج التنظيم فتمارسها أجهزة متخصصة .

الرقابة من حيث مداها :تنقسم الرقابة من حيث مداها إلى نوعين :

الأول : رقابة جزئية .

الثاني : رقابة شاملة .

ويقصد بالرقابة الجزئية :  وهي تلك التي تقتصر على موضوع معين أو موضوعات محددة .

ويقصد بالرقابة الشاملة : هي تلك التي تتضمن جميع الوسائل التي تتصل بالجهاز الإداري من ذلك الرقابة التي يباشرها الرؤساء الإداريون بالجهاز الإداري .

أدوات الرقابة هناك العديد من الأدوات والأساليب التي يمكن استخدامها للقيام بالوظيفة الرقابية ونكتفي بتعداد أهمها وأكثرها شيوعا :

أ‌- الميزانيات التقديرية ( الموازنات التخطيطية).

ب‌-  البيانات الإحصائية .

ت‌- التقارير والتحاليل الخاصة .

ث‌- تحليل نقاط الضعف .

ج‌- المراجعة الداخلية  .

ح‌- الملاحظة الشخصية .

أنواع الرقابة :

أ-الرقابة الوقائية :يعمل هذا النوع لمنع الخطأ قبل  حدوثه ، ويأخذ هذا النوع من الرقابة بالحسبان ضرورة الاستعداد لمواجهته والحيلولة دون حدوثه ، وفي الممارسة العملية يعني المدير أن لا ينتظر حتى تأتيه المعلومات عن وقوع الخطأ أو الانحراف ، بل يتوجب عليه أن يسعى إليها بنفسه ويحاول كشفه قبل حدوثه .

 ب-الرقابة المتزامنة :ويقصد بهذا النوع مراقبة سير العمل أولا بأول أي منذ بدايته وحتى نهايته ، فنقيس الأداء الحالي ونقيمه بمقارنته مع المعايير الموضوعة لاكتشاف الانحراف أو الخطأ لحظة وقوعه والعمل على تصحيحه فورا لمنع استفحال أثره  .

ج-الرقابة اللاحقة :لا تتوقف الرقابة بمجرد إنجاز العمل ، حيث يقارن هذا الإنجاز الفعلي العام مع المعايير الموضوعة سلفا في الخطة والغرض من هذا الإجراء هو رصد الانحرافات والإبلاغ عنها لمعالجتها .

................................