الفصل السابـع 

الرقابة في المؤسسات العامة

تعريف الرقابة

هي وظيفة من وظائف الإدارة تعنى بقياس و تصحيح أداء المرؤوسين لغرض التأكد من أن الأهداف و الخطط الموضوعة قد تم تحقيقها فهي وظيفة تمكن القائد من التأكد من أن ما تم مطابق لما خطط له، وهي عملية قياس الإنجاز المتحقق للأهداف المرسومة ومقارنة ما حصل فعلاً مع ما كان متوقعاً حدوثه.

وظيفة الرقابة

مرتبطة بشكل كبير بالتخطيط في الحقيقة، الغرض الأساسي من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط، هذه العملية يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسية تطبّق على أي شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.

أهمية الرقابة :

الرقابة الإدارية مهمة وضرورية لعدة أسباب :

(أ) منع حدوث الأخطاء.

(ب) التأكد من حسن سير العمل.

(ج) لتشجيع النجاح الإداري

خطوات الرقابة :

تتضمن الرقابة ثلاث خطوات أساسية هي:

1- تحديد المعايير : هي المقاييس الموضوعة التي تستخدم لقياس النتائج الفعلية أي أنها الوسيلة التي يتم بمقتضاها مقارنة شيء بشيء أخر، وقد تكون هذه المعايير مادية فهي تعتبر بمثابة نقاط أو أوجه قياس معينة يتم اختيارها للدلالة على إنجاز البرنامج أو الخطة المعنية بحيث أن قياس الأداء عن طريقها يعطي للقائد صورة محددة عن مدى سير العمل وتختلف معايير الأداء باختلاف المستويات التنظيمية، وتتمثل هذه المعايير فيما يلي:

ـ كمية العمل المطلوب إنجازه .

- مستواه النوعي.

- الزمن اللازم لأدائه.

2- قياس الأداء : قياس الأداء الفعلي و مقارنته بالمعايير السابق وضعها ففي الواقع تظهر كثير من الاختلافات في تنفيذ المهام، كما كان مخططاً لها في مستوى الأداء للأفراد أو الإدارات المختلفة فيقصد بذلك مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفاً فهو تقييم الإنجاز الذي يتم عن طريق وسائل متنوعة منها التقارير الإدارية و الشكاوي و التفتيش.

3- تصحيح الانحرافات عن المعاير والخطط : ويقصد بذلك الأخطاء والانحرافات التي تسفر عنها عملية قياس الأعمال السابقة، فأن عملية مقارنة أداء المخطط تمكن من رصد الانحرافات وبالتالي محاولة تصحيحها و قيام المدراء باتخاذ إجراءات لعلاج الانحرافات ، فهذه العملية هي الخطوة تلتقي فيها الرقابة بباقي الوظائف الإدارية الأخرى، فعن طريق العملية الرقابية يمكن للقائد أن يغير الخطط أو إعادة توضيح و تعريف الأفراد بالمهام والواجبات المخولة لهم، فلا يجب النظر للرقابة على إنها عملية مستقلة و منفصلة عن باقي الوظائف الأخرى بل يجب أن تعمل داخل إطار واحد يجمع كامل الوظائف الأخرى (التخطيط ، التنظيم، التوجيه).