وتوجد عدة طرائق لمعالجة البيانات تتراوح ما بين البسيطة والمعقدة. وتعد المعالجة اليدوية التي تعتمد على العنصر البشري من أبسط الأساليب وأقدمها التي تستخدم في معالجة البيانات، وعلى الرغم من التطور الكبير في أدوات معالجة البيانات لا تزال هذه الطريقة تحتل مكانة أساسية في بعض الحالات. بالإضافة إلى هذه الطريقة توجد طرائق أخرى تجمع بين الإنسان والآلة مثل الطرائق التي تستخدم الآلات الحاسبة الكهربائية أو آلة عد النقود . لكن الطريقة الأكثر استخداماً وانتشاراً وتطوراً هي طريقة استخدام الحاسوب في معالجة البيانات.

أما خصائص كـل مـن الطريقتين الرئيستين في معالجة البيانات فهي كالتالي :

أ- المعالجة اليدوية: تمتاز هذه الطريقة بعدة خصائص منها :

1. يتم التسجيل يدوياً في سجلات وملفات.

2. يتم التصنيف يدوياً بطرائق بسيطة كاستخدام الخزائن المقسمة والرفوف أو الملفات المخصصة.

3. تم الفرز يدوياً باستخدام الألوان أو بعض العلامات المميزة.

.4. تتم العمليات الحسابية بوساطة العقل البشري أو باستخدام الآلات الحاسبة العادية.

5. يتم التلخيص يدوياً من خلال تقارير مركزة.

6. يتم الحفظ في سجلات أو ملفات .

7. تتم استعادة المعلومات عند الحاجة بوساطة موظف المحفوظات أو الأرشيف.

8. عند الحاجة إلى أي تقرير من هذه المعلومات يتم نسخة يدوياً أو تصويره.

ب ـ المعالجة الآلية  : من خصائص هذه الطريقة :

1. يتم التسجيل على أشرطة ممغنطة أو أقراص مرنة أو ليزرية.

2. يتم التصنيف آلياً باستخدام الحاسوب بحسب البرنامج المستخدم في المعالجة.

3. يتم الفرز باستخدام الحاسوب.

4. تتم العمليات الحسابية والرياضية والمنطقية وعمليات التلخيص باستخدام الحاسوب.

5. يتم حفظ المعلومات على الأشرطة الممغنطة أو الأقراص المرنة أو الليزرية أو باستخدام الميكروفيلم بوساطة أجهزة خاصة ملحقة بالحاسوب.

6. إظهار النتائج كلما دعت الحاجة إلى شاشة الحاسوب.

7. يمكن استعادة المعلومات المخزنة من خلال الوسائط التي حفظت عليها للإطلاع عليها على شاشة الحاسوب كلما دعت الحاجة.

8. يتم نسخ المعلومات وطباعتها بحسب الحاجة باستخدام الطابعات المختلفة ⁽¹⁾

^{ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ} 

1) الحميدي، نجم عبد الله، مصدر سابق، ص40