الفصل الثاني

الدراسة التشخيصية لإعادة الهيكلة

إن نقطة البداية المنطقية في إعادة الهيكلة هو إجراء الدراسة التشخيصية وكما يقولون فإن "التشخيص السليم هو نصف العلاج" ، فإذا كان التشخيص خاطئاً فإن اختيار العلاج مهما يكن جيداً وتنفيذه قوياً فإنه لن يعالج أي شيء؛ لأن المشكلة مازالت هناك دون حل. أما إذا كان التشخيص سليماً فإنه من المحتمل جداً اختيار العلاج والتدخل الإداري المناسب.

ويعكس خطوات الدارسة التشخيصية للوضع الراهن (أو التشخيص) الأسلوب المنهجي والعلمي لدراسة المشاكل الإدارية بصفة عامة. وتبدأ هذه الخطوات بالتخطيط لمشروع الدراسة حيث يتحدد فيه هدف الدراسة وفريقها، وإجراء دراسة استطلاعية عن الوضع الراهن، وذلك للتوصل إلى برنامج للدراسة يتم اعتماده من الإدارة العليا للمنظمة. يلي مرحلة التخطيط للدراسة مرحلة جمع المعلومات، ثم مرحلة تحليل هذه المعلومات، وتقديم المعلومات على الإدارة العليا والمختصين (وهو ما يطلق عليه التغذية العكسية Feedback) ، ويساعد ذلك كله في التوصل إلى مرحلة التشخيص وتحديد المشاكل الإدارية والواجب علاجها.

وفقا لهذه المقدمة، ينقسم هذا الفصل إلى الأقسام التالية والتي تظهر في شكل (2-1) .

• تخطيط الدارسة.

• جمع المعلومات

• تحليل المعلومات.

• التشخيص.

• اختيار طرق إعادة الهيكلة .

أولاً : تخطيط الدراسة

تهتم هذه المرحلة بإعداد الملامح الرئيسة لدراسة التشخيص، أو إعداد ملامح دراسة الوضع الراهن تمهيداً لتشخيص المنظمة. وتركز مرحلة التخطيط على هدف الدراسة والقائمين بها، وتحديد الجدول الزمنى للدراسة، وميزانيتها (ماهر، 2005) وتتضح ملامح مرحلة التخطيط للدراسة 

تخطيط الدراسة

• تحديد هدف الدراسة.

• تحديد فريق الدراسة ورئيسه.

• تحديد الجدول الزمنى للدراسة.

• تحديد ميزانية الدراسة.

(1) تحديد هدف الدراسة

يشير الهدف إلى النتيجة المرجوة من دراسة التشخيص. ومنطقياً فإن النتيجة الأخيرة والمثالية المرجوة هنا هي تشخيص مشاكل المنظمة، وذلك تمهيداً لتحديد التدخل والعلاج المناسب. وبجانب هذا الهدف هناك أهداف أخرى مثل دراسة الوضع الراهن بالمنظمة واختيار طرق جمع المعلومات والحصول على دعم الإدارة العليا لعملية التطوير التنظيمي، وجس نبض وحدات المنظمة لما سيحدث من إعادة هيكلة.

(2) تحديد فريق الدراسة ورئيسه

يثار دائماً التساؤل عمن سيقوم بالدراسة المبدئية الخاصة بتشخيص مشاكل المنظمة؟ وأول ما يبدر إلى الذهن ما إذا سيكون فريق داخلي أو فريق من خارج المنظمة، كما يثار من سيرأس هذا الفريق؟ ويمتاز الفريق الداخلي بأنه يضمن سرية المعلومات والمعرفة الكاملة بأوضاع المنظمة، وسهولة الحصول على تعاون الجهات واستخدام مديري المنظمة في إعادة الهيكلة مما يساعد على تنمية مهاراتهم. أما إذا كان هناك فريق استشاري خارجي فإن ذلك يضمن توافر الخبرة الحديثة والتخصص والحياد والموضوعية في الدراسة دون تحيز أو خوف. هذا ولقد تعرض الفصل السابق لهذا الموضوع بالتفصيل . 

( 3 ) الجدول الزمني 

ويمكن (ويفضل) التعبير عن الخطوات السابقة المطروحة في بند (2) في شكل جدول زمني يصور في شكل مرئي الزمن الذي تستغرقه كل خطوة، وما إذا كان هناك تداخل زمني بين الخطوات يعطي توفيراً زمنيا للمدة الكلية للدراسة، ويوضح شكل (3ـ2) الجدول الزمني لإحدى الدراسات التشخيصية.

( 4 ) ميزانية الدراسة التشخيصية

تتكلف الدراسة التشخيصية أموالاً، ويحق للمنظمة أن تكون على بينة من هذه التكاليف. 

وتعتمد التكاليف عادة على العناصر التالية :

* عدد أفراد فريق الدراسة التشخيصية.

* مناصب أعضاء الفريق وهم عادة كالآتي:

* رئيس الفريق.

* باحث أول.

* باحث.

* محلل بيانات.

* سكرتير.

* الفترة الزمنية التي يعملها كل عضو من أعضاء فريق الدراسة.

* فئة الأجر التي يحصل عليها كل عضو من أعضاء فريق الدراسة.

ويوضح شكل (4ـ2) مثالاً لإحدى الميزانيات الخاصة بالدراسة التشخيصية وتستطيع أن تتبين مفردات التكلفة حسب أعضاء فريق الدراسة، وعددهم وفترة عملهم، وفئة الأجر.