استخدام نظم المعلومات :

من اهم التطورات الحديثة في مجال ادارة الافراد هو الاتجاه نحو تصميم وتشغيل نظم للمعلومات تكون اساسا لرسم السياسات واتخاذ القرارات في كل ما يتصل بشئون الافراد . 

ونظام المعلومات هو اداة ادارية يتم من خلالها تجميع كل البيانات الداخلية والخارجية ذات الاهمية بالنسبة للادارة في مجال عمل معين ، ثم تنسيق هذه البيانات وتصنيفها وتحليلها وتبويبها بصفة منتظمة وفقاً لقواعد واسس متفق عليها . وتتحول البيانات بذلك الى معلومات تصلح للاستخدام بواسطة الادارة المعنية. ويتم تخزين هذه المعلومات سواء بطرق يدوية او باستخدام الحاسبات الالكترونية بشكل يسمح بسهولة استرجاعها حين الحاجة اليها . كذلك يسمح النظام بسهولة تعديل المعلومات المختزنة وتجديدها اولاً بأول .

ويتم تصميم طرق تداول هذه المعلومات بين التقسيمات والمستويات الادارية المختصة بحسب احتياجاتها الفعلية الامر الذي يخفض من الوقت والجهد والتكلفة ويضمن سلامة ودقة القرارات.

ونقطة البداية في تصميم نظم معلومات الافراد هي بطاقة المعلومات التي تعد لكل فرد بالمنظمة وتحوي البيانات الاساسية عنه ، كذلك يسجل عليها كافة التطورات التي تطرأ على الفرد سواء من الناحية الشخصية او الوظيفية ، ويصور الشكل رقم 3/2 التصور العام لنظام معلومات الافراد. كما يوضح النموذج المرفق بطاقة معلومات الافراد المستخدمة في احد البنوك المصرية. 

                                                            ملحق نموذج لبطاقة معلومات الافراد ^*

معلومات الافراد  :

* ينشأ في قسم الافراد ملف لكل عامل بالبنك يحتفظ فيه بالمستندات التي اتخذت أساساً في التعيين . كذلك يحفظ بالملف نسخة العقد الموقع مع البنك وصور نماذج قياس الكفاءة الدورية وغيرها من الوثائق المتصلة بحقوق وواجبات العامل وشئون الخدمة.

* تعد بطاقة لكل عامل تثبت عليها كافة البيانات المتعلقة به عند التعيين وما يستجد عليها اثناء حياته الوظيفية بالبنك على ان تتضمن ما يلي :

- البيانات الشخصية : العمر ، الحالة الاجتماعية ، عدد الابناء ، عنوان الإقامة.

- التأهيل العلمي : المؤهلات العلمية الحاصل عليها وسنوات الحصول عليها.

- الخبرة العملية : مجالات الخبرة وفتراتها .

- البيانات الوظيفية : اسم الوظيفة، الادارة او القسم التي يعمل بها . الدرجة الوظيفية، الراتب، العلاوات ، الترقيات ، النقل ، الانتداب ، الاعارة المنح والبعثات والاجازات الدراسية .

- تقارير الاداء : تقديرات الكفاءة ، الجوائز ، المكافآت ، علاوات الجدارة .

- التدريب : البرامج والدورات التدريبية التي يحصل عليها العامل اثناء الخدمة .

- الحركة الوظيفية : التدرج الوظيفي رأسياً والحركة الوظيفية افقياً خلال عمله بالبنك .

- الجزاءات : الشكاوي ، التحقيقات ، الجزاءات الموقعة ضد العامل .

- الحالة الصحية : الامراض المصاب بها ، سجل التردد على الطبيب ايام الإقامة بالمستشفيات .

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

* يستخدم نموذج خاص لاثبات التغييرات التي تطرأ على بيانات الفرد ويرسل بواسطة الرئيس المباشر الى قسم الافراد .