و تبدأ هذه المرحلة بعد أو أثناء الجزء الأخير من مرحلة التصميم ، حيث تكون الرسومات المعمارية والإنشائية ومعظم مخططات المشروع قد تم الانتهاء منها ، تمهيدا لحساب الكميات وتجهيز المستندات اللازمة لعمل المناقصة ، واختيار المقاول المناسب. ويمكن تلخيص أهم نقاط هذه المرحلة فيما يلي :

اولاً :- تجهيز مستندات المناقصة(Bedding Document)

ثانياً :- اختيار المقاول (Contractor selection)

ثالثا ً- توقيع العقد  (The Agreement)

أولا : تجهيز مستندات المناقصة : (Bedding Document) :

وهي المستندات الواجب إعطاؤها للمقاولين لدراسة المشروع، ومن ثم تقديم العطاءات للمالك ، تمهيدا لاختيار أنسب من يقوم بتنفيذ المشروع من

المقاولين.

وتشمل هذه المستندات ما يلي :

1- خطاب من المالك: يفيد دعوة من يرغب من المقاولين في دراسة المشروع ودخول المناقصة (Invitation to Bid). وهو عبارة عن دعوة من المالك يوضح بها اسم المشروع، وطبيعته ، ومكانه ، وموعد تسليم العطاء ومكان التسليم والمتطلبات الرئيسة الواجب أن يتضمنها العطاء، وأي اشتراطات أخري بخصوص الضمانات والتأمينات وغرامات التأخير.

2- شكل المناقصة (Bid Form) : وهو عبارة عن شكل للخطاب الذي يعاد إلي المالك من المقاول ، يفيد موافقته علي دخول المناقصة بالشروط المذكورة في البند السابق ، وأنه قد قام بفحص كل ما جاء فيه ووافق عليه نظير مقابل مادي يتم النص عليه في هذا الخطاب.

3- شكل العقد (Construction Contract) : وهو الشكل النهائي والرسمي للعقد بين المالك والمقاول ويشمل ما يلي:

- اسم كل منهم وبياناته كاملة.

- أسماء الشهود علي العقد وغالبا ما يكون الشاهد ملما بالنواحي القانونية.

- اسم المشروع مع فكرة عن محتوياته الرئيسية.

- زمن التنفيذ.

التكلفة الكلية للمشروع.

أسلوب التعامل المادي بين المالك والمقاول.

محتويات العقد من رسومات واشتراطات وخطابات ضمان وتأمينات .

وغرامات تأخير وخلافه.

4- الاشتراطات العامة (General Conditions ) : وهي عبارة عن البنود العامة التي توضح حقوق وواجبات كل من المالك والمقاول ، والمنصوص عليها في المواصفات العامة لأعمال التشييد مثل خواص و مواصفات واشتراطات المواد المستخدمة ، والعمالة ، والمعدات ، والموافقات الحكومية ، والأمن والسلامة ، واشتراطات إحداث أي تغيرات مستقبلية في بنود المشروع وهكذا.

5- الاشتراطات الخاصة (Special Conditions) :  وهي الاشتراطات الخاصة بالمشروع، والتي قد تختلف عن الاشتراطات العامة أو الغير مذكورة فيها ، مع ملاحظة مهمة وهي أنه عند وجود أي خلاف بين الاشتراطات العامة والخاصة تكون الأولوية للاشتراطات الخاصة.

6- قائمة بالبنود والأعمال وتشمل الكميات (Work Included in Contract).

7- المواصفات والاشتراطات الخاصة بكل بند ، وتشمل الأسلوب المقترح للتنفيذ.

8- الرسومات المعمارية والإنشائية والتنفيذية للمشروع (Drawings)

9- البرنامج الزمني المقترح لتنفيذ المشروع (Construction Schedule).

ثانيا اختيار المقاول (Contractor Selection) :

وعادة يتم اختيار المقاول عن طريق المناقصة (Bidding) أو الإسناد المباشر (Forced Tendering) ومن أهم أنواع المناقصات :

- المناقصات المفتوحة (Open Tendering)

- المناقصات المحدودة (Selective Tendering).

- المناقصات المتعددة (Series Tendering)

وبعد قيام المالك ومن يعاونه بدراسة العطاءات المقدمة من المقاولين وتقييمها التقييم المناسب من ناحية التكلفة وإمكانيات المقاول ، ومدى التزامه وخبراته السابقة ، يتم اختيار المقاول المناسب لتنفيذ المشروع.

وفي بعض الحالات يتم اختيار أكثر من مقاول (اثنين أو ثلاثة) وتجرى بينهم ما يسمى بالممارسة وهي محاولة الحصول على مميزات أكثر من ناحية التكلفة ، أو الضمانات، أو الالتزام بجودة معينة، من خلال تنافس هذا العدد من المقاولين.

و يلاحظ أنه في حالة المناقصات المحدودة فإن المالك أو من ينوب عنه هو الذي قام باختيار ودعوة المقاولين المتنافسين ، وبالتالي فقد سبق تقييمهم ، مما يسهل عملية الممارسة .

و تعتبر سابقة الخبرة التي يقدمها المقاول أو ما يطلق عليه سابقة الأعمال وهي بمثابة شهادات الخبرة للأعمال التي قام المقاول بتنفيذها في المواعيد المحددة والجودة المرجوة والتكلفة المتفق عليها - من أهم العوامل التي يبنى عليها المالك قراره عند اختيار المقاول .

بالإضافة إلى ذلك فإن المالك يجب أن ينظر بعين الاعتبار إلى الضمانات التي يقدمها المقاول في صورة خطاب ضمان من أحد البنوك أو شركات التأمين والتي تتكفل بتحمل أي تقصير من قبل المقاول مما يغطى جزءاً كبيرا من المخاطر التي قد يتعرض لها المالك ، في حالة عدم وفاء المقاول ببعض التزاماته المتعاقد عليها.

وعند اختيار المقاول يقوم المالك بإرسال إفادة للمقاول في صورة خطاب يعلمه بوقوع الاختيار عليه لتنفيذ المشروع، مع تحديد موعد للتوقيع على العقد في صورته النهائية، تمهيدا لبدء مرحلة التنفيذ.

ثالثا : توقيع العقد(The Agreement) :  وهو الجزء الأخير من هذه المرحلة ، ويعنى الاتفاق النهائي الموثق بين كل من المالك والمقاول ، والذي يُعتد به من الناحية القانونية ، بما يفيد موافقة كــلا الطرفين علي كل بنود العقد. وتشمل هذه الموافقة ذكر الأعمال الواجب قيام المقاول بتنفيذها ، نظير مبالغ مالية تدفع له من قبل المالك، وبأسلوب محدد ، وفي أزمنة متفق عليها ، وترتبط عادة بإنهاء الأعمال. كما تشتمل هذه الموافقة علي عدة بنود، تحدد الاشتراطات الرئيسة ، من ناحية زمن التنفيذ ، وغرامات التأخير وأسلوب التعامل المادي بين الطرفين، ومستندات العقد.

وهناك مجموعة من العقود القياسية الدولية (Stander Contracts المعترف بها عالميا في صناعة المقاولات ، كما أن هناك بعض المشروعات التي تصمم لها عقود خاصة بها ، لتناسب ظروف المشروع.

و سواء تم استخدام العقد القياسي أو العقد الخاص ، فهناك بعض النقاط التي يجب ملاحظتها عند التعاقد ، وهي :

1- يجب تجنب وجود أي تعارض بين بنود العقد، وأن تتوافق جميع البنود مع قوانين البلد المزمع إقامة المشروع بها.

2- أن تكون جميع البنود مصاغة بأسلوب واضح لا يحتمل أكثر من تفسير وبلغة بسيطة وسهلة الفهم ، وبخاصة البنود التي تحدد المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع ونسبة تحمل كل من المالك والمقاول منها.

3- يجب النص صراحة في العقد علي كيفية التعامل في حالة رغبة المالك إحداث أي تغييرات في بعض الأعمال ، سواء بالزيادة أو النقص ، وعن مدى هذه التغييرات وكيفية التعامل معها من ناحية الزمن والتكلفة.

4- يجب النص صراحة على نظام غرامات التأخير وكيفية التعامل معها.

5- يجب إفراد بنود خاصة توضح حقوق وواجبات كل طرف، مع تجنب استخدام العبارات الفضفاضة التي قد تفسر بأكثر من معنى.

٦ - العناية ببنود المطالبات (Claims) والتي يلتزم بها كل طرف في حالة تقصيره في أي من واجباته.