ينبغي أن يباشر المشرفون والملاحظون متابعة مستمرة للتحقق من أن جميع الموارد تحت قيادتهم (بما فيها المعدات الإنتاجية والمواد والعدد والإمدادات والقوى المنتجة) مستخدمة بفاعلية لتحقيق القيمة المضافة القصوى التي يضيفها التصنيع للمواد الخام. ويتم قياس مدى نجاح أو فشل المشرفين والملاحظين في الإسهام في الربحية بواسطة إعداد ميزانيات للأقسام. إذ إن ميزانية القسم تتضمن تكاليف مستحقات المنتجين، والمزايا العينية، ومستلزمات التشغيل، ونصيب القسم  من مصروفات التصنيع الإضافية الخاصة بتكاليف الإنتاج. وعادة يتم إعداد ميزانيات الأقسام في بداية كل سنة، إذ إن أخصائي الحسابات يقومون بمراجعة نتائج التشغيل في السنة السابقة ويعدون ميزانيات مقترحة للسنة الجارية آخذين في الاعتبار التغييرات في تشكيلة المنتجات وحجم الإنتاج وفقا لما يتنبأ به أخصائيو المشتريات. بالرغم من أن إعداد ميزانيات الأقسام يعتبر وظيفة محاسبية، إلا أنه من الضروري أن يسهم  المشرفون والملاحظون في مراجعتها قبل الموافقة النهائية عليها، لأنهم هم الذين سيكونون مسؤولين عن تنفيذها، كما أنهم يكونوا ملمين بالأداء السابق ويمكنهم أن يحددوا المجالات التي يمكن اجراء تحسينات فيها. والميزانية التي تعد على هذا الأساس تكون واقعية وعملية وتوفر فرصة جيدة للتحكم في التكاليف. وتبين أشكال ( 12.أ )، ( 12.ب  )، ( 12.ج  ) ميزانية مستحقات الأفراد الأسبوعية لقسم تصنيع نمطي. وهي تمثل إعداد ميزانية لتكاليف مستحقات الأفراد التي هي أهم عنصر من عناصر التكلفة، الذي يعتبر المشرفون والملاحظون مسؤولين عنه مسؤولية مباشرة. وتكلفة المزايا العينية كبيرة ولكنها تنحو لأن تتغير تغيرا متناسبا مع التكاليف الأساسية للعاملين، وبذلك يمكن التحكم فيها بواسطة ميزانية مستحقات العاملين. وكذلك المستلزمات يمكن التحكم فيها بالإشراف، إلا أن تأثيرها على التكاليف قليل نسبيا. أما التكاليف الأخرى مثل الإهلاك وخدمات أخصائي الإنتاج الآخرين  التي يتحمل القسم نسبة منها، فإن قيمتها كبيرة و يمكن للمشرفين والملاحظين  أن يمارسوا تأثيرا قليلا بالنسبة للتحكم فيها.

ميزانية مستحقات أسبوعية

قسم آلات الورش

ميزانية مستحقات أسبوعية

قسم آلات الورش

منتج نمطي يعمل بنظام الحوافز

شكل ( 12أ) ميزانية مستحقات أسبوع ( قسم واحد) ( المرجع 1 )

ميزانية مستحقات أسبوعية

قسم آلات الورش

منتج نموذجي عمل باليوم

شكل ( 12ب) ميزانية مستحقات أسبوع ( قسم أثنين) ( المرجع 1 )

ميزانية مستحقات أسبوع

20 منتج نظام حوافز

2 منتج عمل يومي

شكل ( 12ج) ميزانية مستحقات أسبوع ( قسم ثلاثة) ( المرجع 1 )

وأول الأقسام الثلاثة شكل ( 12.أ) الذي يتعلق " بمنتج نموذجي يعمل بنظام الحوافز" ، يبين تقييم تكلفة أجــور العمالة المباشرة وهي القيمة المضافة بهذا المنتج. وللسنة المعنية تم التنبؤ بحجم كافي لمزاولة العمل ليبرر أسبوع عمل 45 ساعة، وهو حجم لا يبرر التعاقد من الباطن أو دراسة إمكانات تصنيع إضافية. ومع توفر قدرة كافية لقياس الوقت، ستخصص 40 ساعة للعمالة المباشرة التي تعمل بنظام الحافز على الأجر. وسيحتاج الأمر إلى إضافة 10% من الوقت، أو 4 ساعات، لضبط آلات الورش المتنوعة للتحضير لعمليات العمالة المباشرة. والساعة المتبقية ستوجه لوقت الانتظار العرضي، واعادة تشغيل القطع التي لا يمررها التفتيش، والعمالة غير المباشرة الأقل أهمية. أثناء العمل 40 ساعة بنظام الحوافز، سينتج العامل النموذجي 50 ساعة عمل مباشر نمطية. وبقسمة 50 ساعة نمطية على 40 ساعة فعلية نحصل على إنتاجية للمنتج 125 %.  وعمود 5 يعطي تكلفة الأجور المستحقة لكل ساعة عمل نمطية مؤداة وتكلفة العمالة المباشرة الأساسية لكل ساعة نمطية هي معدل الأجر البالغ 3.0 دينار للساعة، الذي يتأكد بقسمة 150.0 دينار على 50 ساعة عمل نمطية. والزيادات الإضافية في التكلفة للضبط والانتظار وإعادة التشغيل والعمالة غير المباشرة الأخرى وعلاوة الوقت الإضافي، تتحدد بقسمة المستحقات المدفوعة لكل زيادة على نفس العدد 50 ساعة عمل نمطية، وتكلفة مجموع الأجور المستحقة تبلغ 3.00 دينار زائد الزيادات المتنوعة التي يبلغ مجموعها 3.48 دينار لكل ساعة نمطية.  وثاني الأقسام الثلاثة شكل (12ب ) يتعلق " بمنتِج نموذجي بعمل يومي"، يبين زيادة كبيرة في تكلفة الأجور المستحقة للساعة النمطية لأسباب عديدة. ان المنتج بنظام العمل اليومي ليس فقط أقل إنتاجية في العمالة المباشرة عن المنتج بنظام الحوافز، ولكنه يميل لأن يحتاج لوقت أكثر للضبط والانتظار واعادة التشغيل والعمالة غير المباشرة الأخرى. من الـ 45 ساعة للأسبوع، تكرس 36 ساعة للعمالة المباشرة، 6 ساعات للضبط، 3 ساعات للأنشطة المتبقية. وأثناء 36 ساعة في العمل اليومي، ينتج المنتج النموذجي 27 ساعة نمطية عمالة مباشرة، الأمر الذي يشكل إنتاجية للمنتج 75 %. وعمود (5) يبين زيادة كبيرة في تكلفة الأجور المستحقة للساعة النمطية المؤداة، مقارنة بالمنتج بنظام الحوافز. ان تكلفة العمالة المباشرة الأساسية لكل ساعة نمطية 3.00 دينار، ولكن تضاف تكلفة قدرها 1.00 دينار وتمثل اجر اختلاف عمالة قدرة 27.0 دينار مقسوما على 27 ساعة نمطية مؤداة. وتكون زيادات التكلفة الأخرى أكبر منها في حالة المنتج بنظام الحافز بسبب كون الوقت الفعلي الذي تم تأديته أطول بنسبته للساعات النمطية الأقل التي تم تأديتها. وتكون تكلفة مجموع الأجور المستحقة للساعة النمطية هي 1.80  دينار، أو 52 % زيادة عن تكلفة مجموع الأجور المستحقة للساعة النمطية البالغة 3.48 دينار للمنتج بنظام الحوافز. والقسم الثالث، شكل ( 12 جـ) يتناول " ميزانية مجموع  الأجور المستحقة ". وهو التركيبة الحسابية للقسمين الأوليين، على أساس تقدير 20 منتج بنظام الحافز و 2 منتج بالعمل اليومي. ومثل هذه النسبة تمثل تعاونا مقبولا بين الملاحظ وأخصائي قياس وقت في تطبيق خطة حوافز للأجور. عمود (5) يبين تكلفة مجموع  الأجور المستحقة وقدرها 3.55 دينار للساعة، مقارنة بـ 3.48 دينار للمنتج بنظام الحافز و 5.28 دينار للمنتج بالعمل اليومي. ونظرا لأن 3.55 دينار يصبح ميزانية مجموع  الأجور المستحقة التي يتوقع أن لا يتجاوزها الملاحظ، فإنه يصبح من الواضح أن عليه أن يتعاون تعاونا وثيقا مع أخصائي قياس الوقت للمحافظة على تحسين نسبة المنتجين بالحافز إلى المنتجين بالعمل اليومي. وفي الواقع العملي، بطبيعة الحال، لا يكون المنتجون دائما 100% بنظام الحوافز أو بالعمل باليوم. إلا أن نسبة الميزانية للساعات الفعلية التي أديت بنظام الحافز للساعات الفعلية التي أديت بنظام العمل اليومي يكون لها أهمية كبرى. إن النسبة في هذا المثال تبلغ 800 إلى 72 ساعات عمل فعلية، أي 11 إلى 1.

وفي تنفيذ الميزانية الأسبوعية لمستحقات المنتجين، يعد أخصائيو المحاسبة تقريرا أسبوعيا ليراجعه المشرفون والملاحظون، وفيه تشكل الساعات النمطية التي تؤدي خلال الأسبوع أساسا لقياس أداء الملاحظ. أنه يحصل على مكافأة عن كل ساعة نمطية مؤداة مبلغا يساوي رقم التكلفة لكل ساعة نمطية عن كل بند من بنود الحساب. وضرب الساعات النمطية المؤداة في تكلفة الساعات النمطية،  يعطى تكلفة ميزانية لكـل بند. وبمقارنة تكلفة الميزانية بالمستحقات الفعلية نحصل على " تنوع مرضي " أو " غير مرضي " بالنسبة لكل بند. والملاحظ يبذل كل جهد للوصول لتركيبة " تنوع مرضي " لقسمه كل أسبوع. والإجراء الكامل للتحكم في الميزانية ينطوي على حسابات مماثلة على أساس شهري، مصحوبة بحسابات "ميزانية" و"فعلية" للمزايا العينية، ومستلزمات التشغيل، وحصص المصروفات الصناعية الإضافية التي يتحمل الفرع أو القسم نسبة منها. ويمكن للمشرفين والملاحظين أن يمارسوا بعض التأثير على الأحجام الفعلية لبنود حسابات المصروفات الإضافية الواردة في ( شكل 1.4 )، إلا أن أهم مسؤولية عليهم هي التحكم في تكاليف الأجور المستحقة للمنتجين التابعين لهم.