ويقول العلي⁽¹⁾: لقد اختلف الباحثون في مراحل دورة إدارة المعرفة من حيث تعداد هذه المراحل ولغايات هذه الدراسة سيتم الإشارة إلى مراحلها الموضحة في الشكل اذ تبدأ بتكوين وتعرف المعرفة ثم جمعها ثم تصنيفها ثم تنظيمها وتخزينها ثم المشاركة والنشر ثم الوصول والاستخدام وهكذا تستمر العملية. 

وقد تحدث المهتمين بإدارة المعرفة عن عمليات لإدارة المعرفة قد تشكل دليلاً عام للمنظمات الرغبة ببناء نظام لإدارة لمعرفة لديها يراعي خصوصيتها، ونستطيع القول أن غالبية النماذج قريبة من بعضها ومتشابهة من حيث المضمون  تقريباً، ومن هذه النماذج ما أشار إليه(,1999:30 Wing) وهو نموذج إدارة المعرفة المؤسسية ويتكون من خمسة مراحل هي :

1- المرحلة الأولى إعداد المعرفة :(Knowledge Development) حيث يتم في هذه المرحلة إعداد المعرفة واكتسابها وتطويرها من خلال طرق البحث العلمي والإبداع والابتكار والحدس ليصار إلى نشرها بالطرق المتاحة.

2- المرحلة الثانية اكتساب المعرفة : (Knowledge Acquisition) : حيث يتم اكتساب المعرفة والسيطرة عليها والتحكم بها وتخزينها لاستخدامها، وتتم هنا بعض علميات لضمان رفعة المعرفة.

3- المرحلة الثالثة تنقية المعرفة : (Knowledge Refinement) :حيث يتم تنظيم  المعرفة بما يخدم أهداف المنظمة ووضعها بأشكال وقوالب مفيدة للمنظمة حيث يتم تحويل المعرفة إلى مواد مكتوبة لجعل المعرفة قادرة على تحقيق المنافع أي اختيار المعرفة الأكثر فائدة للمنظمة.

4- المرحلة الرابعة توزيع المعرفة ونشرها :(Knowledge Distribution) حيث يتم توزيع المعرفة على الأطراف أصحاب العلاقة لضمان وصولها إلى كل مركز وكل نقطة من نقاط العمل، وتتم عملية النشر وتوزيع المعرفة من خلال نقطة من نقاط العمل، وتتم عملية النشر وتوزيع المعرفة من خلال عملية التعليم والتعلم والتدريس والتدريب وشبكات الأعمال والبريد الإلكتروني وغيرها من وسائل النشر المتاحة.

5- المرحلة الخامسة الرفع المعرفي : (Knowledge leveraging) وضمن هذه المرحلة تكون المنظمة قد تبنت المعرفة ووظفتها في عملياتها وتبدأ عملية الرفع المعرفي التي تنعكس على تحسين العمليات والسلوك وتحقق عمليات التعليم والتعلم وتزيد عمليات الابتكار والإبداع لتكون أساساً لتحقيق الميزة التنافسية للمنظمة.

ويشير الكاتبان( Awad and Ghaziri) أنه يمكن النظر إلى نموذج أو بناء نظام لإدارة المعرفة كدورة حياة تتكون من مجموعة من الخطوات وكل خطوة تتكون من مجموعة من العمليات الفرعية الرئيسية وهذه الخطوات هي: الجمع التنظيم، الترشيح، وأخيراً النشر وكما يلي : (Awad and Ghaziri: 2004, p24) .

1- الجمع:

- إدخال البيانات.

- القراءة.

- السماع.

- المقابلات.

- العصف الذهني.

2- التنظيم:

- التصنيف

- الفهرسة.

- الفرز.

- الربط

- التميز .

3- الترشيح :

 - التدريب .

- التعاون .

- الإعداد .

4- النشر :

- تدقيق المعلومات .

- التقاسم .

- التحويل .

- دفع المعلومات والمعرفة .

ويقول الملكاوي ⁽²⁾ : أنه من الممكن تطوير نظام أو نموذج لإدارة المعرفة يتكون من مجموعة من الخطوات الرئيسية حيث تحتوي كل خطوة على مجموعة من العمليات الفرعية اللازمة وكما يلي :

1- تحديد الأهداف:

حيث تقرر المنظمة ما هي الأهداف المتوخاة من تطبيق إدارة المعرفة، إلى ماذا تريد أن تصل المنظمة، أي ما هي رؤيتها المستقبلية، حيث يتم تحديد الأهداف العامة والتشغيلية، من أجل تحديد النشاطات اللازمة المؤدية إلى الأهداف المتوخاة.

2 - مرحلة الإعداد:

وتتضمن هذه المرحلة ما يلي:

- وضع الخطة العامة والخطط الفرعية وتحديد النشاطات اللازمة.

- التهيئة العامة وتعني البدء بتهيئة المناخ العام للمنظمة تجاه المعرفة وأهميتها لخلق سلوكيات ومواقف إيجابية تجاه المعرفة وداعمة لها.

- تكييف الهيكل التنظيمي بما يتناسب مع إدارة المعرفة.

- التدريب.

ـ العامل الثقافي، أي العمل على إعداد وتوفير ثقافة تنظيمية داعمة للمعرفة وقد يتم ذلك بواسطة التدريب والتعليم.

3- تحديد المعلومات المطلوبة

حيث تشمل هذه المرحلة على ما يلي:

- تحديد نوعية المعلومات التي تريدها المنظمة.

- حجمها.

- مصادرها.

- الزمن وتتضمن وقت الحاجة إلى المعلومات.

ـ كيفية الحصول عليها.

4 ـ جمع البيانات :

وتتضمن ما يلي:

- تحديد وسائل جمع البيانات وتشتمل : الاستبيان، المقابلات، القراءة، الاستمتاع، الكتب والدوريات ، الشبكة العالمية.

- إدخال البيانات.

- معالجة البيانات لتحويلها إلى معلومات.

5- اكتساب المعرفة :

وتتم المعرفة بعد استيعاب المعلومات من خلال عمليات التحليل والتركيب والتبصر والتفكير والمزج (العمليات العقلية وقد يستعان بالبرمجيات).

6- تنظيم المعرفة

وتتم هذه من خلال العلميات التالية التنقية الفرز الحفظ - قاعدة المعرفة.

7- التوزيع

حيث يتم هنا توزيع المعرفة على المستخدمين وضمان وصولها إلى المراكز التنظيمية ويتم التوزيع عبر الوسائل المتاحة والتي من أهمها وسائل الاتصال المباشر وغير المباشر ، التعليم ، التدريب. وتتطلب هذه المرحلة تهيئة الجميع على تقاسم المعرفة من خلال: تبني ثقافة تشجع على ذلك وتوفير البيئة المناسبة لذلك وتهيئة المناخ العام والهيكل التنظيمي لذلك بالإضافة إلى تبني نظام للحوافز يساعد على تقاسم المعرفة ، فكل هذه الأمور تسهم بخلق مناخ عام يشجع على تقاسم المعرفة، وتشجع الجميع على تحويل معرفتهم الضمنية إلى صريحة وتشجعهم على استخدام معارف غيرهم وتشجعهم على قبول استخدام الآخرين لمعرفتهم وبناء الثقة بين الجميع التي لها دور كبير في تقاسم المعرفة.

8- مرحلة التطبيق

وضمن هذه المرحلة يتم تطبيق المعرفة حيث تصبح المعرفة من أهم الوسائل في إنجاز العديد من الأعمال حيث يتم توظيف المعرفة ضمن علميات المنظمة، وضمن هذه المرحلة لابد من التركيز على أهمية استخدام المعرفة وتطبيقها على أفضل وجه ، حيث أن الاستخدام الأمثل للمعرفة هو الذي يجلب الميزة التنافسية للمنظمة، وهذا يقود إلى الاهتمام بالمعرفة المنتجة ذات النتائج الإيجابية التي يمكن قياسها بالتغذية العكسية، ولابد أن يؤدي تطبيق المعرفة إلى التعلم "التعلم بالعمل" فالتعلم الناقد لتطبيق المعرفة يشير إلى مبادرة من مبادرات المعرفة التي تعطي نتائج معينة، فعملية تطبيق المعرفة وتقييم نتائجها تردم الفجوة بين امتلاك المعرفة النظرية وتطبيقها. وهنا يمكن اختبار الأفكار والفرضيات عملياً، وقبل البدء بتطبيق المعرفة في أقسام وإدارات المنظمة كافة ، تقوم العديد من المنظمات أي تطبيق المعرفة في قسم معين من المنظمة أو تطبيق المعرفة افتراضياً، ليُصار إلى اكتشاف الأخطاء ومعرفة أماكن القوة والضعف ليتم بعدها التطبيق على باقي إدارات وأقسام المنطقة.

9 ـ مرحلة المتابعة والتقييم

وتتم من قبل فريق مختص لمعرفة نتائج تطبيق المعرفة من خلال مؤشرات يتم تحديدها مسبقاً مثل رضا العميل ،السرعة، الدقة، المهارة ،القدرة على التصرف في الحالات الجديدة وذلك من أجل إدخال التعديلات اللازمة لضمان تحقيق رفعة المنظمة وتحقيق الميزة التنافسية.

ولابد من التنويه إلى أن علمية المتابعة الحثيثة تتم أثناء جميع الخطوات السابقة لاكتشاف الأخطاء وتصويبها وتعزيز أماكن القوة لتتم العملية جميعها ككل متكامل بأقصى درجات الفاعلية والكفاءة. فمثلاً أثناء المرحلة الأولى (تحديد الأهداف) تبين بالخطوة الثانية التي تتضمن تحديد النشاطات اللازمة أنه من الصعب تحقيق الأهداف ضمن الموارد الحالية المتوفرة للمنظمة، وعليه فإنه يمكن الرجوع بالأهداف قليلاً أو تحجيمها بما يتناسب مع قدرة المنظمة.

وفي مرحلة تحديد المعلومات المطلوبة قد يكتشف أثناء متابعة عملية البحث والجمع أن هناك صعوبة في الحصول المعلومات سواء من المصادر الداخلية أم الخارجية، فيتم اللجوء إلى أساليب مبتكرة جديدة للحصول على المعلومات أو قد يتم تغييرها أو التقليل من مستواها، أو قد يتم العكس إذ يوجد كم هائل من المعلومات فتجنب عملية الإغراق يتم تحديد المعلومات المطلوبة بدقة أكثر والمعلومات الأكثر ملاءمة لأهداف المنظمة.

وفي مرحلة اكتساب المعرفة قد يتم الاكتشاف أثناء المتابعة أو أفراد المعرفة غير قادرين على توليد المعرفة إما لنقص مهاراتهم التفكيرية أو لعدم القدرة على التعامل مع الأدوات المساعدة لاكتساب المعرفة مثل تقنية المعلومات، فيتم معالجة هذا النقص بتدريب أفراد المعرفة بدورات تدريبية مناسبة أو استبدالهم بأفراد أكثر قدرة، وقد يحصل العكس حيث أن جميع أفراد المعرفة مؤهلين وقادرين على التعامل مع متطلبات التقنية الحديثة، ولكن العيب في المعلومات - فقد تكون ناقصة أو غير دقيقة أو لا تأتي بالوقت المحدد، وفي العديد من الحالات يتم معالجة الخلل في المرحلة السابقة.

وفي عملية المتابعة أثناء التوزيع قد يكتشف أن المعرفة لا تصل إلى جميع المعنيين أو تأتي متأخرة، فهنا يتم معالجة الخلل بإعادة النظر بوسائل التوزيع فقد يصار إلى تحديثها أو تغييرها.

وأثناء عملية التطبيق يمكن اكتشاف أن بعض العاملين غير قادرين على تطبيق المعرفة وتوظيفها كما يجب بسبب نقص المهارة الفنية أو المعرفة النظرية فيصار إلى عقد دورات تدريبية وجلسات تعليمية لتنمية القدرات النظرية والعملية. او قد يكتشف العكس حيث الموظفون لديهم قدرات أعلى فهنا يمكن تعظيم الأهداف وهكذا .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) الملكاوي، إبراهيم. نفس المصدر. ص105.

(2) الملكاوي، إبراهيم ، إدارة المعرفة، ص 100-102.