خطوات عملية الرقابة

تحديد معايير الأداء:

1- الأداء، معايير الأداء؟

(الأداء: القدرة على تحقيق الأهداف باستخدام الموارد المتاحة بأسلوب يتصف بالكفاءة والفاعلية)

(معايير الأداء: مستوى الأداء المطلوب تحقيقه لهدف معين)

2- ما هي أهم الإجراءات الاحترازية التي يجب أن تراعى عند وضع المعيار؟

أ- صياغته بصورة جيدة لا تحتمل اللبس.

ب ـ أن يتم بناؤه على التحليل المقارن الذي تقوم به المؤسسة مسبقاً.

3- هناك أنواع للمعايير، عندها.

أ- المعايير حسب النشاط وتقسم إلى: 1- معايير المدخلات 2- معايير المخرجات

ب ـ المعايير حسب أسلوب التقييم وتقسم إلى : 1- معايير تاريخية 2- معايير مقارنة 3- معايير فنية

4- ماذا نعني بكلاً من: معايير المدخلات و معايير المخرجات؟ 

معايير المدخلات : المعايير المصممة لقياس جهود العاملين الواجب بذلها لأداء المهمات التي يتطلبها التنفيذ، أو مواصفات المواد التي تدخل في عملية الإنتاج.

معايير المخرجات: المعايير المصممة لقياس نتائج الأداء من حيث التكلفة والوقت والكمية... إلخ.

5ـ على ماذا تعتمد معايير المدخلات واذكر بعض الأمثلة عليها ؟ 

تعتمد على قياس الجهود التي تصب في أداء المهمات.

- أمثلة :

1- مدى التزام الموظف بالقوانين والإجراءات المحددة من قبل المؤسسة عند قيامه بالمهمات المطلوبة منه.

2- أن تحدد إدارة الإنتاج مواصفات ومقاييس معينة لقطع الغيار أو المواد الأولية التي تدخل في صناعة المنتج لكي يكون مقبولاً ومناسباً للزبائن.

6- مثالاً على معايير المخرجات؟

عندما يطلب من العامل إنتاج ما معدله (100) وحدة يومياً، فإن ذلك قد يعد معياراً يدل العامل على كمية الإنتاج التي يجب أن يحققها يومياً قبل الانتهاء من عمله، فتصبح معياراً للأداء ومقياساً له.

7 ـ المقصود بكل من : المعايير التاريخية ، المعايير المقارنة ، المعايير الفنية؟

المعايير التاريخية : المعايير التي تقوم على مقارنة معايير الأداء الحالي بالأداء السابق.

المعايير المقارنة : المعايير التي تقوم بمقارنة معدلات الأداء الحالية لأداء المؤسسة بمعدلات الأداء في المؤسسة المنافسة أو المشابهة لها.

المعايير الفنية : المعايير التي تعتمد على الدراسات والوسائل العلمية في احتساب الوقت والحركة اللازمين لأداء كل نشاط.

أمثلة على كل من المعايير التاريخية ، المعايير المقارنة، المعايير الفنية ؟

المعايير التاريخية: إذا بلغ متوسط إنتاج العامل في العام الحالي (30) وحدة يومياً، وكان متوسط الإنتاج في العام السابق (35) وحدة، فإن هناك انحرافاً سلبياً وفقاً لهذا المعيار التاريخي مقداره (5) وحدات يومياً.

المعايير المقارنة: إذا كان متوسط إنتاج العامل في المؤسسات المنافسة (30) وحدة يومياً وهو ما يتماثل مع المعدل الحالي للمؤسسة، فلا يعد ذلك انحرافاً، حتى وإن كان المعدل في العام السابق (35) وحدة يومياً لهذه المؤسسة.

المعايير الفنية :

1- قد تحدد المؤسسة مدة 20 دقيقة لإنتاج وحدة واحدة، أو تحدد 3 مراحل معينة لإنتاج هذه الوحدة.

2 - المعايير التي تحدد قدرة احتمال الآلات ومستويات الجودة المقبولة ومواصفات العطاءات التي يتم استخدامها من قبل الإدارة الهندسية.

قياس الأداء الفعلي:

1- ما المقصود بقياس الأداء الفعلي؟

قيام المديرين المسؤولين عن عمليات الرقابة بقياس الإنجاز الفعلي ليتسنى لهم أن يقرروا ما إذا كان الإنجاز متفقاً مع المعايير الموضوعة.

2 ـ متى تكون عملية قياس الأداء الفعلي سهلة؟

كلما كانت المعايير واقعية ومناسبة وكانت الوسائل متاحة لتحديد الأنشطة الواجب على كل فرد القيام بها.

3- إن الممارسات في الواقع العملي تشير إلى وجود العديد من الأنشطة التي يصعب وضع معايير لقياسها. أذكر بعض الأمثلة التي تدل على ذلك؟

 النشاط التعليمي - كفاءة العملية التعليمية.

4- كيف نقيس الأداء؟

عن طريق البحث عن الوسائل والمصادر التي من خلالها نستطيع قياس أداء الأفراد.

5- ما هي مصادر الحصول على بيانات الأداء، مع الشرح؟

أ- التقارير المكتوبة : الوسيلة الأكثر رسمية للحصول على المعلومات حول الأداء الفعلي للعاملين.

ب ـ التقارير الإحصائية : تقارير تتضمن المعلومات والمعطيات التي تعتمد على بيانات الأداء التي تخضع لمعالجة وتحليل إحصائي لاستخراج مؤشرات دقيقة.

ج ـ التقارير الشفوية تقارير تتضمن المعلومات المتعلقة بالأداء من خلال المقابلات التي تتم بين المدير المعني والمستويات الإدارية العليا، أو الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقد لهذا الغرض.

د ـ الملاحظات الشخصية: قيام الرئيس المباشر بملاحظة أداء المرؤوسين شخصياً للوقوف على مدى تقدمهم وحجم الجهد المبذول في الأداء ومستوى الإنجاز المتحقق.

6- ما هي ميزات التقارير المكتوبة؟ واذكر وسائل كتابتها؟

أ- مرجع يتم الاستعانة به في حالة حدوث أي انحرافات.
ب- يتم الاعتماد عليه في مكافأة أو عقاب العاملين بالمؤسسة فيما يتعلق بأدائهم.

Word Processing وسائل كتابتها : برمجيات معالجة النصوص. 

7- الوسائل المستخدمة في إعداد التقارير الإحصائية؟

وبرنامج (SPSS) - برامج التحليل الإحصائية (مثل برنامج Excel) تطبيقات الجداول الإلكترونية مثل برامج التمثيل البياني.

8 ـ ميزات التقارير الشفوية وعيوبها؟

ميزاتها تعطي معلومات تفصيلية قد لا يكون بالإمكان تضمينها في التقارير المكتوبة.

عيوبها : لا تتسم بالشكل الرسمي الذي تتمتع به التقارير المكتوبة.

9- مثالاً على التقارير الشفوية ؟ 

يمكن لمربي الصف نقل انطباعاته الشخصية عن الطلاب عندما يقوم بمقابلة أولياء الأمور للتحدث معهم حول أداء أبنائهم وتحصيلهم الدراسي وسلوكاتهم داخل الصف، وهو أمر قد لا يتضح في حالة تقديم تقرير كتابي رسمي.

10 ـ أذكر عيوب الملاحظات الشخصية؟

التحيز الإدراكي - لا تسفر عن بيانات كمية دقيقة يمكن الوثوق بها أو الاعتماد عليها في التقييم.

11- المقصود بالتحيز الإدراكي؟

هو رؤية جوانب أدائية من زاوية معينة دون رؤيتها من زوايا أخرى؛ أي أن مديراً معيناً قد يدرك أو يلاحظ بعض الجوانب الإيجابية أو السلبية في أداء مرؤوسيه بينما لا يتمكن مدير آخر من إدراك أو ملاحظة هذه الجوانب نفسها لدى مرؤوسيه.

12- ما الذي سيتم قياسه في الأداء تحديداً؟

الأشياء التي تخضع للقياس والتي تختلف باختلاف طبيعة الأنشطة التي تمارسها كل وحدة تنظيمية داخل المؤسسة.