تنظيم المبيعات 

تحتاج كل منشأة، وكذلك كل نشاط من إنشطتها، إلى التنظيم من أجل تعبئة الموارد البشرية والموارد الأخرى بالصيغة المناسبة التي تؤمن تحقيق الأهداف. ويتجسد تنظيم المنشأة عادة بهيكل تنظيمي يحدد ويبين الوظائف المراد انجازها ، والأدوار المراد القيام بها من أجل تحديد الأشخاص والجهات التي تتولى تنفيذ كل وظيفة.

ويحدد الهيكل التنظيمي بنفس الوقت خطوط المسؤولية والاتصالات مما يساعد على تنسيق الفعاليات وحسن الأداء. ونشاط المبيعات شأنه في ذلك شأن الانشطة الأخرى وشأن عموم المنشأة، ينبغي له ان ينظم ، ويرسم الهيكل التنظيمي المناسب له. الا ان عملية التنظيم لا تقتصر على بناء الهيكل التنظيمي حصراً ، فهو أوسع من ذلك إذ يتضمن إضافة الى بناء الهيكل التنظيمي القيام بما يلي : 

ـ تجميع الوظائف المتشابهة ضمن وحدات تنظيمية أصغر كالأقسام أو الشعب أو مادون ذلك.

ـ تحديد أهداف ووظائف جميع الوحدات التنظيمية بشكل واضح للإدارة وللعاملين .

ـ تحديد مواقع المسؤولية واتخاذ القرار ضمن كل وحدة إدارية .

ـ إعداد أوصاف وظيفية لكل العاملين لاسيما الوظائف الإشرافية منها، توضح هدف الوظيفة، الجهة المسؤول تجاهها ،الوحدات التنظيمية أو الأشخاص الذين يشرف عليهم، الوظائف الأساسية، الوظائف الثانوية، الصلاحيات ( إن وجدت ) . 

ويتضح مما تقدم أهمية التنظيم في تعبئة وتوزيع الموارد البشرية على المهام التي تواجه المنشأة أو القسم. كما أن إنجاز الفعاليات التنظيمية التي تقدم ذكرها أعلاه، تحقق توزيع الأعمال بشكل سليم يحول دون الازدواجية من جهة، ودون اهمال بعض فقرات العمل من جهة أخرى. وعلاوة على ذلك ان التنظيم السليم يحدد بوضوح المواقع الاشرافية التي تتمتع بالصلاحيات ( الحق في التصرف بالموارد المتاحة ) واتخاذ القرارات مما يسهل إنسيابية الأعمال .

ويتأثر الهيكل التنظيمي بفلسفة العمل التي تعتنقها الإدارة العليا من حيث طريقة تجميع الوظائف والأدوار وخطوط المسؤولية والاتصالات، فأن كانت إدارة المنشأة ذات توجه انتاجي في العمل (بمعنى انها تعتبر نشاط الإنتاج هو جوهر رسالة المنشأة وحجر الزاوية في عملية التخطيط) يتضائل حجم نشاط التسويق وحجم نشاط المبيعات في الهيكل التنظيمي الى حد بعيد بسبب الميل إلى اختزال الوظائف التسويقية كي تقتصر على وظيفة التوزيع فقط ، ولا غرابة أن تكون الوحدة التنظيمية المسؤولة عن التوزيع تابعة إلى أو جزء من ادارة المعمل أو إلى قسم الانتاج .

وبالمقابل نجد ان بعض المنشآت على النقيض من ذلك، حيث تتبنى منحى تسويقي متشدد، جاعلة كافة الوظائف ترتبط بالمسؤول الأول عن النشاط التسويقي الذي قد يكون بدرجة معاون مدير عام ، فترتبط به وظائف المبيعات والتوزيع والاعلان والبحوث والنقل والخزن والاستيراد وحتى الانتاج.

يلعب التنظيم والهيكل التنظيمي دوراً كبيراً وفاعلاً على أداء المنشأة، وأداء كل نشاط من إنشطتها. فالبناء التنظيمي سواء للمنشأة أو للمبيعات إن لم يكن كفؤاً، فهو قد يطيح بالخطط الستراتيجية الموضوعة، كما يخلق الإحباط لدى الادارة . وبالمقابل نجد في الهيكل التنظيمي المناسب المعين الكبير على التعامل الناجح مع المهام والتحديات التي تواجه الادارة، وهو الذي يسهل إنسيابية تدفق المعلومات الصاعدة والنازلة بين المستويات الادارية ويؤمن عمليات التنسيق بين مختلف المواقع والوحدات التنظيمية بشكل سريع ودقيق. ولا مبالغة في وصف أهمية الهيكل التنظيمي للمنظمة أو لنشاط المبيعات بأنه بأهمية الهيكل العظمي للانسان. 

ويوضح الهيكل التنظيمي للمنشأة موقع المبيعات ضمن الهيكل العام، فهو يبين الموقع الاداري الأعلى الذي يشرف على النشاط المخول باتخاذ القرارات وإصدار التوجيهات الخاصة بالمبيعات، كما يبين العلاقات التنظيمية بين الأفراد العاملين في نشاط المبيعات من حيث خطوط الاتصال وإشراف بعضهم على بعض أو مستويات التنسيق. والهيكل التنظيمي يوضح أيضاً طبيعة العلاقة التنظيمية بين نشاط المبيعات وبين الوحدات التنظيمية الأخرى المسؤولة عن الانشطة التسويقية الأخرى كبحوث التسويق والتوزيع والترويج وغيرها، وكذلك الوحدات التنظيمية الأخرى في المنشأة كالمخازن أو الانتاج أو الإستيراد أو غيرها.