مهارات التفاوض واستراتيجياته : Negotiation

يعتبر التفاوض عملية اجتماعية وسياسية وتجارية بالغة التعقيد تتداخل وتتفاعل فيها عدة عناصر رئيسية منها : المعلومات الوقت الأساليب المتبعة، وكذلك القوة. والمفاوضات هي استخدام المعلومات والقوة للتأثير على سلوك الطرف الآخر للحصول على ميزات معينة.

كذلك عرفت عملية التفويض على أنها اتصال شفهي بين طرفين أو أكثر تستهدف الوصول إلى اتفاق مشترك على طريقة العمل أو على صيغة شفهية بينهما.

إن استراتيجية التفاوض هي الخطة المقترحة لحل الصراعات والمشاكل من خلال توليفة ديناميكية تتكون من عدة عناصر وهي: الاتصالات، الشروط، الأسباب، دراسة الطرف الآخر، الاستعداد للتفاوض مكان التفاوض، وتخطيط عملية التفاوض، وأيضاً في كل المفاوضات التي يشترك فيها الإنسان في أي مكان ولأي سبب توجد دائماً ثلاثة عناصر رئيسية ودقيقة وهي: المعلومات الوقت، والقدرة، وإذا كانت الحياة لعبة فإن التفاوض هو طريقة للحياة.

إن عنصر الوقت يعتبر عاملاً ضاغطاً على أطراف التفاوض وبخاصة إذا كان هناك موعد نهائي للمفاوضات تم تحديده مسبقاً، ومن الناحية العملية وجد أنه كلما مر الوقت كلما حجج أصبحت كل فريق لتقديم تنازلات أكثر إقناعاً.

أما بالنسبة لعنصر - القوة فهو القدرة على ممارسة السيطرة على الناس والأحداث والمواقف، وهي تستند على قوة الحصول على المعلومات، القوة المادية والقوة العسكرية. إن القدرة على التفاوض ليست احتيالاً، بل تعتمد على تحليل علمي ومنطقي للمعلومات والوقت والقوة للتأثير على السلوك ومقابلة الاحتياجات لجعل الأشياء تحدث بالطريقة التي تريد.

- مهارة التفاوض

هناك العديد من مهارات التفاوض، نذكر منها:

1- مهارة المكاشفة

وهي تعني محاورة الأطراف حول حجم المشكلة والطرق الممكنة لحلها والطلب إليهم تفحص الأدوار؛ حتى يلم كل طرف بما يتصوره الطرف الآخر مما يساعد على جسر الفجوات بين الجميع؛ لهذا يجب على المديرين على مختلف المستويات بالاجتماع مع مرؤوسيهم بشكل دوري غير رسمي لمناقشة مختلف الأمور وتذويب الجليد والصدأ الذي قد يتراكم بفعل الجفاء.

2- مهارة الإقناع

إن عملية التفاوض ليست إلا عملية حوار يفترض أن يلعب العقل دوره فيها، ويعتبر التفاوض استراتيجية الحل الوسط التي لابد لأي طرف من الأطراف أن يقبل ويرضى بالمكاسب المتحققة له من خلالها.

3- التحالفات والائتلافات

لابد للإداري الناجح أياً كان موقعه من أن يكون لديه المهارة للبحث عن الحلول الوسط أو النقاط أو القواسم المشتركة بينه وبين مختلف الجهات التي تعمل معه ويعمل معها؛ وذلك لأن الصراعات والاختلافات الكبيرة يمكن حصرها وتحييدها عن ذلك الطريق.

- سياسات التفاوض

هناك تقسيمات عديدة لسياسات التفاوض، وفي هذه الحالة نستعرض ثلاث سياسات رئيسية وهي المفاوضات للوصول إلى الحل المفاوضات للحصول على ميزات خاصة والمواجهة في المفاوضات.

أولاً- المفاوضات للوصول إلى حل:

في هذا النوع من المفاوضات يكون الهدف الأساسي لدى أطراف المفاوضات الوصول إلى حل يرضي الجميع، وهناك عدة خطوات يمكن اتباعها في هذه الحالة:

 أ- إنشاء جو ودي للمفاوضات:

- يمكن للمفاوضين أن يؤدوا واجبهم بشكل إيجابي وجيد، ويكون جـو المفاوضات ودياً إذا كان هناك تشابه في الأعمال والأهداف، وفي هذه الحالة يجب أن يسود جو المفاوضات التعاون والاحترام المتبادل.

- في بداية المفاوضات يجب مراعاة تحديد المسافات بين الأطراف المتفاوضة مع مراعاة أقل وأقصى مسافة بين الطرفين، كما يجب تحديد سرعة الاتصالات التي تناسب جميع الأطراف.

- يجب كسر الجمود بين أطراف المفاوضات وخاصة في بداية المفاوضات، وذلك بالتركيز في البداية على بعض المواضيع العامة التي لا علاقة لها أصلاً بالمفاوضات.

- يجب تحديد وقت بدء المفاوضات حتى لا يكون هناك وقت ضائع بين جلوس كامل الأعضاء وبدء المفاوضات.

ب خطوات افتتاحية المفاوضات:

هناك أربع نقاط رئيسية يجب الاتفاق عليها وهي:

1- سرعة العمل وطريقة الاتصالات يجب أن يكون هناك اتفاق كامل على طريقة العمل من حيث الوقت المتوفر وسرعة تناول بنود الأعمال وتقسيمها على الوقت، ويجب أن يتم الاقتناع بالوقت المتوفر.

2- الغرض: يجب أن يتفق طرفاً المفاوضات في البداية على غرض المفاوضات لأنه إذا كان هناك تناقض في الغرض تكون المفاوضات صعبة، كما يجب التأكيد على الغرض حتى وإن كان واضحاً.

3- الخطة: يجب أن يكون هناك خطة للمفاوضات، وهذه تتمثل في جدول بسيط على شكل أجندة قصيرة.

4- الشخصيات : يجب التعريف بالشخصيات التي لا تعرف بعضها البعض، مع تقديم المعلومات عن سيرتهم الذاتية.

الفوائد التي يمكن أن تجنى إذا اتبعت الخطوات السابقة بمهارة:

1- يمكن أن يتقدم اجتماع المفاوضات وكلا الطرفين مقتنع بالأهداف المشتركة وطريقة سير العمل والاتصالات.

2-تعتبر الخطة إطاراً للتحكم في سير الاجتماع حتى يمكن إنهاء جميع الموضوعات في الوقت المحدد.

3- يمكن أن تتم الموافقة على البنود المطروحة بسرعة أكثر.

4- أرضية المفاوضات تكون سهلة ويسودها روح التعاون.

 النظام الذي يمكن اتباعه في المفاوضات

وهذا النظام يمكن أن يتلخص في النقاط التالية:

1- الاكتشاف أي اكتشاف كل فريق للآخر.

2- الإبداع وهي عملية التخيل وسرعة البديهة أثناء المفاوضات.

3- تشكيل الاتفاق.

4 - العطاء.

5 - المفاصلة.

6- تثبيت الاتفاق.

7- التأكد من البنود التي يتفق عليها.

ج الخطوات التالية:

يعتبر الاكتشاف والإبداع من أهم أساسيات التفاوض، ومن الطبيعي أنه قبل الوصول إلى طاولة التفاوض يجب على فريقي التفاوض أن يكونا جاهزين ومدربين حتى يمكنهم متابعة باقي البنود.

 د- التحضير:

 يجب أن يكون المفاوض مهيأ ومستعداً لجميع متطلبات المفاوضات بحيث يكون لديه حقائق وأرقام ومعلومات دقيقة عن الطرف الآخر بشكل عام.

ثانياً: التفاوض للحصول على امتيازات خاصة:

 في هذه السياسة يعمل كل طرف من أطراف المفاوضات بشكل أساسي للحصول على أكثر الامتيازات والرغبات الخاصة، ويحتاج المفاوض في هذه الحالة إلى مهارات مختلفة ومن بين هذه المهارات العرض والمفاصلة، ومن أهم عناصر هذه السياسة:

1- الافتتاحية.

2 - العطاء.

3- المساومة.

4- التحضير.

ثالثاً: المواجهة عند المفاوضات:

ويعتبر هدف المفاوض في هذه الحالة أن يكون هو الطرف الرابح والطرف الأخر هو الخاسر، وتعتبر هذه الطريقة خطيرة في المفاوضات، حيث تضع عملية الثقة بين الطرفين في خطر. وغالباً ما يعتمد الطرف الأول على الاستقرار ويدفع الطرف الآخر للمواجهة.