العلاقة بين إدارة التدقيق الداخلي والجهات ذات العلاقة بالتدقيق الداخلي

أولاً: علاقة إدارة التدقيق الداخلي مع الوحدات التنظيمية الخاضعة لأعمال التدقيق الداخلي :

إدارة التدقيق الداخلي وبحسب طبيعة عملها تتعامل مع كافة الوحدات التنظيمية داخل المؤسسة حيث أن نطاق عمل التدقيق الداخلى يشمل كافة الوحدات والأنشطة داخل المؤسسة دون استثناء ، لذلك لابد من تنظيم هذه العلاقة وبما يضمن أن يتم تنفيذ عمليات التدقيق ومتابعتها دون وجود أية معوقات، وكذلك لابد من توثيق هذه العلاقة، لذلك تم الإشارة سابقاً إلى أن ميثاق التدقيق الداخلي Audit Charter وضمن النموذج المعتمد من قبل معهد المدققين الداخليين الأمريكيين يجب أن يتضمن سلطات المدققين الداخليين أثناء قيامهم بتنفيذ مهامهم والتي من ضمنها التعامل مع كافة الوظائف في المؤسسة وحق الاطلاع على كافة الوثائق والمستندات والأشياء الثمينة كالنقدية وغيرها.  

وكذلك يفضل أن يتم توثيق العلاقة بين التدقيق الداخلي والوحدات الخاضعة لأعمال التدقيق الداخلي ضمن سياسات وإجراءات المؤسسة أو تعليماتها الداخلية بحيث تكون معلومة لكافة المسؤولين والموظفين في المؤسسة مع ضرورة وجود نظام يتم من خلاله المحاسبة إذا لم يتم الالتزام بهذه الإجراءات .

وفيما يلي الجوانب الرئيسية في العلاقة بين إدارة التدقيق الداخلي والوحدات التنظيمية الخاضعة للتدقيق:۔

1- يجب منح المدققين الداخليين سلطة التعامل مع كافة الموظفين داخل المؤسسة ولكافة المستويات الوظيفية .

2 ـ على كافة الموظفين ضمن كافة الوحدات التنظيمية في المؤسسة أن يقوموا بوضع كافة الوثائق والمستندات والسجلات والعهد تحت تصرف المدققين الداخليين أثناء قيامهم بتنفيذ المهام لدى تلك الوحدات.

3- على كافة الموظفين ضمن كافة الوحدات التنظيمية إبداء التعاون مع المدققين الداخليين أثناء تنفيذ المهام في وحداتهم التنظيمية وتذليل أية معوقات قد تواجههم أثناء المهمة .

4- أن إدارة أمور موظفي الوحدة التنظيمية محل التدقيق وتوجيههم وتوزيع مهامهم والإشراف عليهم هي مسؤولية رئيس الوحدة التنظيمية، لذلك لا يجوز للمدقق الداخلي أن يقوم بايكال أي مهام لأي موظف في الوحدة، ولا يجوز له أن يقوم بتوجيه موظفي الوحدة في المهام المكلفين بها ولا يحق له التدخل المباشر بتسيير الأعمال التنفيذية داخل الوحدة التي تخضع للتدقيق.

5- تطبيقات لمفهوم الاستقلالية وتعزيزاً لمبدأ الموضوعية والتي تم الإشارة إلى مفاهيمها وقواعدها سابقاً ، لا يجوز للمدقق الداخلي أن يقوم بأي أعمال تنفيذية في الوحدة محل التدقيق سواء بطلب من مدير الوحدة أو بمبادرة منه كأن يقوم بمساعدتهم في خدمة العملاء، أو تنظيم بعض القيود المحاسبية أو إنجاز بعض المعاملات .

6. إن تنفيذ مهام المدققين الداخليين تتم بتكليفات من مسؤولي إدارة التدقيق الداخلي، أو الإدارة العليا / مجلس الإدارة لذلك لا يجوز لأي مدير تنفيذي لأي نشاط داخل المؤسسة أو مسؤول أي وحدة تنظيمية توجيه تكليف للمدقق الداخلي، وعند حاجة أي وحدة داخل المؤسسة لخدمات التدقيق الداخلي كاستشارة مثلاً يجب أن تتم من خلال الإدارة العليا .    

7- كما سبق ذكره على موظفي الوحدات الخاضعة للتدقيق التعاون مع المدققين الداخليين أثناء تنفيذ المهمة، وفي حالة وجود معوقات تحول دون قيام المدقق الداخلي بإنجاز مهمته بسبب عدم التعاون من الموظفين أو تعرض المدقق الداخلي لاستفزاز مستمر من أحد المسؤولين أو الموظفين يرفع الموضوع إلى مدير نشاط التدقيق الداخلي الذي بدوره يعمل مع الإدارة العليا لمعالجة الموضوع ، ويمكن الطلب من الإدارة العليا وقف الموظف المتسبب بإعاقة التنفيذ عن العمل بناء على قرار من الإدارة العليا أو إبعاده بالنقل أو الإجازة .             

8 - المدقق الداخلي يقوم بتقييم أنظمة الرقابة الداخلية، وفي حالة وجود نقاط ضعف أو ملاحظات يقوم بتدوينها وتقديم التوصيات المناسبة بشأنها بحيث تتم  معالجة هذه الملاحظات من قبل الوحدة محل التدقيق ، لذلك لا يجوز للمدقق الداخلي أن يقوم بإجراءات التصحيح أو المعالجة بنفسه كأن يقوم بتنظيم قيود محاسبية  لتصحيح أخطاء أو استكمال نواقص في معاملة معينة من قبله، لأن الإجراءات التصحيحية هي من مسؤوليات الإدارة، ودور التدقيق الداخلي تقييم الإجراءات فيما إذا كانت كافية وتحقق النتائج أم لا، وذلك حسب ما ورد في نص المعيار رقم ۲۵۰۰  من معايير الأداء الصادرة عن معهد المدققين الداخليين الأمريكيين  IIA.        

9 ـ عادة يوجد في المؤسسات سياسات وإجراءات عمل تطبيقية إضافة إلى جداول صلاحيات وقرارات إدارية تنظم أعمال المؤسسة ويستند إليها الموظفون أثناء قيامهم بتنفيذ واجباتهم، ولكن بعض الأحيان هناك بعض المعاملات أو الحالات لا يوجد تعليمات محددة تنطبق عليها وهي بحاجة إلى اجتهاد مناسب حتى يتم تنفيذها، ومن أسرع طرق الاجتهاد قيام موظفي الوحدة الخاضعة للتدقيق بالطلب من المدقق الداخلي إبداء رأيه بهذا الإجراء وتزويدهم بالتصرف الذي يراه مناسباً ، هنا على المدقق عدم الاستجابة وإبداء رأيه في ظل عدم وجود إجراءات منظمة لأن رأيه في الغالب يصبح إجراءات عمل، ويتم الاستناد اليه كمبرر في الغالب مما يضع إدارة التدقيق في حرج لا سيما وأن لكل شخص اجتهاد معين ، لذلك يمكن للمدقق الداخلي المساعدة في حالة وجود إجراءات عمل من خلال إرشادهم إلى إجراءات العمل الخاصة بالحالة. أما في حالة عدم وجود إجراءات عمل، عليه أن يقوم بتوجيههم إلى طلب المشورة من الدوائر المعنية، فإذا كانت قانونية الرجوع إلى المستشار القانوني للمؤسسة، وإذا كانت مالية الرجوع إلى الإدارة المالية ... وهكذا.  

10- تطبيقاً لمفهوم الاستقلالية لا يجوز للتدقيق الداخلي أن يكون عضواً في اللجان التنفيذية التي ينبثق عنها قرارات تنفيذية مثل لجنة المشتريات أو لجنة الاستثمار أو لجنة منح القروض في البنوك، حيث إن وجود المدقق الداخلي في مثل هذه اللجان يعتبر نوع من المساهمة في القرار التنفيذي وهذا يتناقض مع مفهوم الاستقلالية.

11ـ من الأدوار المهمة للتدقيق الداخلي هو العمل على توعية الموظفين بأهمية الضوابط الرقابية وخطورة التفريط بها أو عدم الالتزام بها، ففي حالة اكتشاف المدقق نقطة ضعف في نظام الرقابة الداخلية سببه عدم التزام الموظف بضابط رقابي معين عليه بالإضافة إلى تدوين الملاحظة في تقريره أن يوضح للموظف أهمية الضابط الرقابي ولماذا تم وضعه من قبل الإدارة، وما هي المخاطر المحتملة من عدم الالتزام به والتي في الغالب يكون أثرها سلبياً على الموظف نفسه، الأمر الذي يزيد ويفعل كفاءة نظام الرقابة الداخلية، لأنه في بعض الأحيان لا يدرك الموظف أهمية وخطورة الضوابط الرقابية ويعتبرها إجراءات روتينية.