+ سياسات الشركة: إن وضع سياسات الشركة يعتبر وسيلة فعالة أخرى لإضفاء الطابع المؤسسي على الثقافة داخل مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة بكم. يرجى تذكر أن الصيغة والمفردات التي تستخدم لوصف تلك السياسات هي التي تحدد اللهجة وتنقل للموظفين الموقف العام والنهج الذي تتبعه مؤسستكم. وتوضع هذه السياسات لتوعية الموظفين "بقواعد" مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة بكم. وتشمل بعض السياسات الشائعة ما يلي:

◄لسياسات الخاصة بالتحرش أو التمييز أو تكافؤ الفرص

◄سياسة تضارب المصالح

◄السياسة الخاصة بفيروس نقص المناعة البشرية/ متلازمة فقدان المناعة المكتسبة (الإيدز)

◄سياسة الأزمات والأمن

◄سياسة حماية من يكشف الفساد

.................................................

-هل يمكن لسياسات الموارد البشرية أن تساعد في التعامل مع فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز؟

كما لوحظ في القسم 1 بعنوان: مقدمة إلى إدارة الموارد البشرية ، يعتبر فيروس نقص المناعة البشرية/ متلازمة نقص المناعة المكتسبة (الإيدز) أكبر سبب منفرد للوفاة بين الأشخاص من سن 15 إلى 49 عامًا في أفريقيا. وقد يكون الأشخاص المتضررون من عملائكم أو موظفيكم. وسوف يساعد فهم ماهية فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز باعتباره مسألة ذات صلة بإدارة الموارد البشرية داخل مؤسسة التمويل الأصغر التابعة لكم (بالإضافة إلى التبعات الواضحة على مستوى العملاء والعمليات) على دعم موظفيكم في التعامل مع هذه القضايا. وينبغي إمعان النظر كنقطة انطلاق في إدراج بعض هذه الأفكار في السياسات والإجراءات والتخطيط لمساعدة مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة بكم في التعامل مع أزمة فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز.

السياسات

◄اعتماد سياسة بشأن فيروس نقص المناعة البشرية / الإيدز تتناول النهج الذي تتبعه مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة لمقاربة هذه القضية. إن السياسة الخاصة بفيروس نقص المناعة البشرية / متلازمة نقص المناعة المكتسبة، ................

◄حددوا سياسات الموارد البشرية الخاصة بالإجازات المرضية وإجازات الثكل، والمزايا التأمينية مع وضع فيروس الإيدز في الاعتبار. وعند تحديد هذه المزايا، يجب أخذ كل من الوقت والتكاليف المالية في الاعتبار. وإذا قمتم بإشراك الموظفين في هذا القرار، ستحصلون على مزيد من الدعم لحدود السياسة التي قمتم بوضعها. ويجوز للتشريعات المحلية أيضًا أن تملي التزامكم لتقديم مزايا معينة.

◄ينبغي إمعان النظر في الفوائد الأخرى التي قد تستطيع المؤسسة منحها للموظفين كجزء من التعويض كفرصة الحصول على قرض مثلا، أو الحصول على دفعة مقدمة من الراتب لتسديد تكاليف الجنازة. هذا ليس من شأنه رفع المعنويات فحسب، بل يمكن أيضًا أن يجتذب موظفين جدد.

◄يجب البحث عن تأمينات فريدة من نوعها - ربما يمكن لجمعية مؤسسات التمويل الأصغر في منطقتكم أن  توفر تأمين بسعر أفضل. يجب العمل مع مقدمي خدمات التأمين للتوصل إلى تأمين مناسب يمكن أن يفيد موظفيكم.

◄يجب كفالة إدراج المعرفة بالسياسة والإجراءات الخاصة بفيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز كجزء من توجيه كل موظف جديد. ينبغي تقديم معلومات عن المنظمات و/أو العيادات الموجودة في منطقتكم والتي تتعامل مع قضايا فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز.

◄يجب النظر في إنشاء برنامج مساعدة الموظفين، وهو برنامج فائدة يقدم خدمات استشارية للموظفين وأسرهم. هذا ويمكنكم التعاقد مع مركز للاستشارات المحلية لتقديم مشورة سرية لموظفيكم ومساعدتهم على التعامل مع ضغط العمل مع عملاء متضررين من فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز، أو التعامل مع المسائل الخاصة بهم. وقد يكون هذا موردًا ممتازًا لمساعدة الموظفين على التعامل مع فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز قبل أن تبدأ هذه القضايا في التأثير على أدائهم.

-التوظيف

◄كن دائمًا بالمرصاد للموظفين الجدد. إن تحديات توظيف قوة عمل غير ماهرة إذا تضافرت مع خطر فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز الذي يؤثر على موظفيكم يمكن أن تضاعف من أهمية العمل باستمرار على التشبيك وتعيين موظفين جيدين عندما تعثرون عليهم. لا تنتظروا شغر المناصب لتوظيف أشخاص جيدين.

-التخطيط للتعاقب

◄يجب إمعان النظر في "زيادة عدد الموظفين" بالنسبة لمنصب ما، لاسيما مسؤولي الائتمان، لضمان وجود عدد كاف من الموظفين لتحمل عبء العمل أثناء غياب موظفين آخرين.

◄إيلاء اهتمام إضافي لموظفي التخطيط. تحديد المديرين المحتملين، وعمل في طرق لتدريبهم ليكونوا على استعداد لتحمل مسؤوليات إضافية. موظفو التخطيط يتم مناقشتها بالتفصيل في قسم إدارة أداء الموظفين عملية التنمية والتدريب.

-التدريب والتطوير

◄البحث عن سبل للتدريب المتبادل لموظفيكم بحيث يتحلون بحسن الاطلاع والمرونة لتشمل مجموعة متنوعة من الواجبات الوظيفية أثناء غياب موظفين آخرين. ينبغي إدراج أهداف تدريب متبادلة في خطة التطوير الشخصي لكل موظف واستعراض التقدم المحرز على أساس منتظم. ويتناول القسم بعنوان: عملية إدارة أداء الموظفين والتدريب والتنمية المزيد حول التخطيط للتطوير الشخصي.

◄يجب إعداد وثائق وتقاسم المعلومات مع موظفيكم. عندما يترك موظف عمله لأي سبب من الأسباب، من أكبر الخسائر التي تحدث هي المعرفة التي كونها حول عمله، والمؤسسة الخاصة بكم وعملائها والصناعة برمتها. يجب ضمان تحديث ومراجعة الأوراق المعتادة. كن مجدًا في الطلب إلى الموظفين تجهيز كتيبات إرشادية عن الجوانب الفنية لوظائفهم أو قم بكتابة ورقات لمناقشة الدروس التي استقادوها أو المؤسسة في أوضاع معينة (افتتاح فرع جديد، والتعامل مع التزوير، البدء في منتج قرض جديد، الخ.). ينبغي تقاسم هذه المعلومات مع الموظفين الآخرين، وتشجيع تبادل الأفكار عن طريق عقد اجتماعات للموظفين، أو نشرات إخبارية، أو المناقشات غير الرسمية.

◄ينبغي توفير تدريب خاص لموظفيكم (بمن فيهم مسؤولي ومديري الائتمان) للتعامل مع العملاء المتضررين من فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز أو المصابين به والتواصل معهم. وسوف يفيد للغاية الربط مع خبراء في منطقتكم للعثور على منظمات يمكن أن توفر تدريبًا وتعليمًا لموظفيكم عن المسائل الصحية المتعلقة بفيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز. إن مجاراة كيفية تعامل صناعة التمويل الأصغر ومجتمعكم المحلي مع مسألة فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز أمر ذو أهمية قصوى، حيث إنه سيساعدكم على معرفة كيفية توجيه مؤسستكم في معالجة فيروس نقص المناعة البشرية/ الإيدز.

كانت استجابة صناعة التمويل الأصغر لأزمة فيروس نقص المناعة البشرية / الإيدز بطيئة، ولم يتم اختبار العديد من هذه الأفكار. وكلما ازداد عدد مؤسسات التمويل الأصغر التي تتفهم أهمية التصدي لهذه المسألة وأثرها على موظفيها، كلما برزت قصص النجاح والأفكار الجديدة لمساعدة الصناعة ككل في مواجهة التحدي الغامر المتمثل في فيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز. يمكن الاطلاع على مزيد من المعلومات في دليل DAI/AMAP بعنوان: التمويل الأصغر وفيروس نقص المناعة البشرية/ متلازمة نقص المناعة المكتسبة: تحديد خيارات التغيير الاستراتيجي والتشغيلي.

-نقاط للتذكير:

◄التزم بالمتطلبات التشريعية المحلية.

◄قم بإشراك الموظفين في تقرير السياسات واضمن دعم الإدارة العليا

◄كن واضحًا ومباشرًا في توصيل السياسات للموظفين

◄اضمن أن السياسات تتلاءم مع مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة بك

◄تذكر أن سياسات الموارد البشرية هي وثائق حية ينبغي أن تتطور وتتغير مع نمو المؤسسة وتفاعلها مع التغيرات الداخلية والخارجية

◄لا تدع السياسة أبدًا تشكل عائقًا أمام القيام بالشيء الصحيح. اجعل صالح موظفيك في المقدمة عند تطبيق السياسات. وهذا لا يعني دائمًا معاملة الموظفين معاملة خاصة، بل يعني بالأحرى أن تكون مرنًا وأن تعتبر أن ظروفًا معينة قد تقتضي استثناء من السياسة.

-الرواتب والمزايا والحوافر

ماذا يعني التعويض؟

يشمل التعويض كل الفوائد المالية وغير المالية التي يتقاضاها الموظف عن عمله. ويشمل ذلك مزيجًا من المرتبات والمزايا والحوافز. ويتمثل مرتب الموظف ببساطة في المبلغ الثابت من الأجر الذي يحصل عليه نظير عمله ، والذي يشار إليه عادة بالقيمة الشهرية أو السنوية. وتكمل المزايا الراتب من خلال تقديم تعويض نقدي أو غير نقدي إضافي للموظف. والحوافز (المالية وغير المالية) هي مكافآت إضافية المقصود منها تشجيع الموظفين على العمل بفعالية وكفاءة.

لماذا يعتبر التعويض مهمًا؟

تقر العديد من المؤسسات بأن الموظفين هم من الأصول القيمة وهي على علم بأن الرواتب والتعويض يمكن أن تشكل جزءًا كبيرًا من تكاليف التشغيل. وليس من غير المعتاد بالنسبة لمؤسسات التمويل الأصغر أن تنفق ما يصل إلى 70 ٪ من ميزانياتها التشغيلية على تعويض الموظفين. إن أثر ذلك على ميزانيتكم واضح للعيان. ومع ذلك، تؤثر حزمة التعويض الكاملة أيضًا على معنويات الموظفين وعلى رضا الموظف عن وظيفته، والإنتاجية الإجمالية. ويمكن أن تؤثر حزمة التعويضات الخاصة بكم إيجابًا على مواقف الموظفين والإنتاجية إذا صممت على نحو فعال، من خلال:

◄البرهنة على أن التزام مؤسسة التمويل الأصغر الخاصة بكم بالعدالة والإنصاف على المستويين الداخلي والخارجي – مما يعد دفعة كبيرة للروح المعنوية بين الموظفين

◄تحفيز الموظفين على التقدم لأعلى على مقياس المرتبات

◄تقديم مرتبات متسقة للموظفين ذوي المستوى المتماثل في التسلسل الهرمي الوظيفي وطول مدة الخدمة والأداء النسبي

◄بناء فرق قوية عن طريق الحوافز القائمة على الإنتاج الجماعي للفرع

◄تشكيل سلوك الموظفين المرغوب فيه عن طريق ربط الحوافز بمخرجات أداء محددة (مثل منح مسؤول الائتمان علاوة لتحقيقه هدف المحفظة في خطر).

" ... يجب أن يكون لدى الموظفين حافزًا قويًا على أداء عملهم على نحو مسؤول وكفؤ. وعلى الأرجح لن يؤدي الموظفون الذين لا يشعرون أنهم يحصلون على تعويض كاف عملهم بالدقة اللازمة والاهتمام بالتفاصيل. وبالمثل، يكونون أكثر عرضة لارتكاب التزوير، لاسيما في الاقتصاديات التي تمثل المبالغ التي يتعاملون بها يوميًا مرتبات أشهر أو حتى سنوات. ويعتبر الراتب التنافسي عاملا للسيطرة الوقائية القوية في ردع سلوك الموظف الفاسد أو الاحتيالي".

Boulder MFT, Internal Control and fraud Prevention, pg.3

ومع نمو مؤسسة التمويل الأصغر، تصبح نظم التعويض أكثر تعقيدًا. وليس تعديل نظام التعويض ليتلاءم مع زيادة عدد الموظفين بهذه البساطة كإدخال أسماء إضافية على قائمة الأجور، بل يجب إعادة النظر في استراتيجية وهيكل التعويض لديكم على نحو متكرر. ويعني إضافة موظفين جدد عادة تسلسل هرمي وظيفي أكثر تطورًا وتعقيدًا مع إضافة مناصب جديدة وخطوط للمساءلة. ومن ثم، ينبغي تعديل نظام التعويض لضمان أنه يتسم بالعدالة والفعالية من حيث التكلفة وتحفيز الموظفين.

كما تؤثر البيئة الخارجية أيضًا على تصميم نظام التعويض الخاص بكم. فعلى سبيل المثال، تلاقي العديد من مؤسسات التمويل الأصغر الأفريقية صعوبة في توظيف الموظفين الأكفاء والاحتفاظ بهم. ويقلل فيروس نقص المناعة البشرية/الإيدز وأمراض أخرى هذا المصدر التوظيفي أكثر، مما يضفي أهمية أكبر على الاحتفاظ بالموظفين وروحهم المعنوية. وتؤثر تلك القضايا وغيرها من القضايا ذات الصلة بالصحة بشكل أكبر على عمليات مؤسسات التمويل الأصغر بسبب التغيب عن العمل، وزيادة استخدام المزايا الصحية، وصرف انتباه الموظفين. وعلى الرغم من أنكم لا تستطيعون معالجة هذه القضايا بشكل كامل من خلال برنامج التعويض الخاص بكم، يمكنكم دعم موظفيكم من خلال مختلف الاستحقاقات وفي الوقت نفسه تعزيز بيئة عمل صحية ومرغوب فيها. على سبيل المثال، تنأى إحدى مؤسسات التمويل الأصغر في أمريكا اللاتينية بنفسها بعيدًا عن المنافسة عن طريق تقديم وجبات طعام للموظفين الميدانيين البعيدين عن منازلهم. وتخلق نظم التعويض الناجحة ولاءً وتعزز الحفاظ على الموظفين من خلال تقديم مزايا جذابة تكون موضع تقدير الموظفين.

يحفز نظام التعويضات الموظفين بأكبر قدر من الفعالية عندما يستكمل بإدارة جيدة للموظفين وثقافة إيجابية للشركات .