أمثلة عملية على صياغة الملاحظات بالطريقتين :

المثال رقم (1)   

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة :    

وافق نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار على شراء أسهم في شركة الحديد والصلب بمبلغ ١٥٠٠٠٠ دولار أدت إلى زيادة نسبة الاستثمار في هذه الشركة إلى ۱۸% من إجمالي المحفظة الاستثمارية للشركة بما يخالف نص المادة (۱۲) من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة والتي حددت الحد الأقصى لهذه النسبة بـ ١٥% وذلك بسبب خطأ في احتساب نسبة الاستثمار ضمن المذكرة المرفوعة لنائب الرئيس التنفيذي حيث تم إثبات النسبة قبل الاستثمار ۱۱ % بحيث تصبح بعد  الاستثمار ١٤,٥% ، علماً بأن النسبة الصحيحة قبل الاستثمار هي ١٤,٨% مما يؤثر على تركزات مخاطر الاستثمار لدى الشركة. 

نوصي قيام الإدارة التنفيذية برفع مذكرة بالواقعة لمجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.

(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية : 

1 ـ الملاحظة  :  استثمار مبلغ ۱۵۰۰۰۰ دولار في شراء اسهم في شركة الحديد والصلب بموافقة نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار أدت إلى زيادة نسبة الاستثمار في هذه الشركة إلى ۱۸ % من إجمالي المحفظة الاستثمارية الإجمالية للشركة علماً بأن الحد الأقصى للنسبة بموجب السياسة الاستثمارية ١٥%.

2 ـ المعيار :  مخالفة نص المادة ۱۲ من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة التي حددت النسبة بـ ١٥%

3 ـ السبب : وجود خطأ في المذكرة المرفوعة من إدارة الاستثمار والتي تمت الموافقة على الشراء بموجبها حيث أثبتت النسبة قبل الاستثمار 11% مع أن النسبة الصحيحة ١٤,٨% . 

4 ـ الأثر: التأثير على التركزات الاستثمارية للشركة في المحفظة الاستثمارية وتعريض الشركة إلى خسائر مادية.

5 ـ التوصية : رفع مذكرة من الإدارة التنفيذية إلى مجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها. 

المثال رقم (۲):

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة :

وفقاً لقرار الرئيس التنفيذي رقم ۲۰۱٥/۷۸ فإن الخزنة الحديدية رقم ٤١٨/٣٤٢٠١ والتي تحفظ فيها المستندات والوثائق الهامة يتم فتحها تحت الرقابة الثنائية من خلال رقم سري ممنوح للمدير المسؤول في الوحدة ومفتاح يحمله رئيس القسم لدى الوحدة بحيث تفتح الخزنة بحضور الاثنين معاً وفقاً للقرار.

الملاحظ أن المدير المسؤول يقوم صباح كل يوم بفتح الخزنة بالرقم السري وتبقى مفتوحة طوال اليوم بحيث يقوم رئيس القسم الذي يحمل المفتاح الثاني باستخراج الوثائق منفرداً الأمر الذي قد يعرض مستندات ووثائق المؤسسة للمخاطر، ولدى مناقشة المدير المسؤول أعلمنا بأن السبب يكمن في أن حالات استخراج المستندات والوثائق من الخزنة كثيرة، وبالتالي تستنزف منه وقتاً طويلاً خاصة، وأنه مشغول بجوانب أخرى عديدة.

نوصي بضرورة تطبيق ما ورد في قرار الرئيس التنفيذي كما نوصي بقيام المدير المسؤول برفع مذكرة إلى الإدارة بخصوص الموضوع لاتخاذ القرار الملائم بشأنه.

(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية : 

1 ـ الملاحظة : قيام المدير المسؤول في الوحدة بفتح الخزنة الحديدية رقم ٤١٨/٣٤٢٠١ صباح كل يوم وتحتوي الخزنة على مستندات ووثائق هامة بالرقم السري الممنوح له وتبقى مفتوحة طوال اليوم مما أدى إلى قيام رئيس القسم الذي يحمل المفتاح الثاني بالانفراد في فتح الخزنة واستخراج الوثائق الهامة مع أن الخزنة يجب أن تخضع للرقابة الثنائية.

2 ـ المعيار : مخالفة قرار الرئيس التنفيذي رقم ٢٠١٥/٧٨ الذي حدد فتح الخزنة الحديدية ٤١٨/٣٤٢٠١٦ تحت الرقابة الثنائية برقم سري ممنوح للمدير المسؤول

ومفتاح يحمله رئيس القسم.

3 ـ السبب : أفاد المدير المسؤول أن السبب كثرة حالات طلب المستندات والوثائق من الخزنة مما يستنزف وقتاً طويلاً منه خاصة وأنه مشغول بجوانب أخرى عديدة.

4 ـ الأثر: إمكانية تعريض المستندات ووثائق المؤسسة للمخاطر.

5 ـ التوصية : ـ نوصي بتطبيق ما ورد في قرار الرئيس التنفيذي بتحقيق مبدأ الرقابة الثنائية.

- نوصي بقيام المدير المسؤول برفع مذكرة للإدارة العليا بخصوص السبب الذي أشار إليه لاتخاذ اللازم بشأنه.

المثال رقم (۳) :

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة :

عند قيامنا بإجراء المطابقات الخاصة بالأصول الثابتة تبين لنا وجود فروقات في ارصدة الأصول الثابتة ما بين الدفاتر المحاسبية الممسوكة لدى الإدارة المالية وما بين السجل الاحصائي للأصول التي تقيد فيه الأصول من قبل إدارة الأصول الثابتة وذلك وفقاً لما يلي:-

الرصيد المحاسبي في الدفاتر                ۵۹۵۰۰۰ دولار

الرصيد في السجل الاحصائي               ٥٨٤٠٠٠ دولار

الفرق                                              ۱۱۰۰۰ دولار

ويعود سبب الفرق إلى قيام المؤسسة بشراء خزائن خشبية عدد ١٥ بتاريخ ٢٠١٥/٧/١٦ تم اثباتها محاسبياً من قبل الإدارة المالية، ولم يتم إدخالها في السجل الاحصائي من قبل إدارة الأصول، ولم يتم اكتشاف الفرق حتى تاريخ ۲۰۱٥/٩/٣٠ ((تاريخ زيارة التدقيق)) بسبب عدم القيام بالمطابقة الشهرية لأشهر ۷، ۸، ۹ مما يخالف نص المادة ٧٦ من إجراءات الإدارة المالية التي نصت على ضرورة القيام بالمطابقة شهرياً مما يؤدي إلى احتمالية تعرض أصول المؤسسة لمخاطر الفقدان.

نوصي بتسجيل الخزائن على السجل كما ونوصي بالالتزام بإجراء المطابقة شهرياً تطبيقاً لإجراءات الإدارة المالية.

(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية :

1 ـ الملاحظة :  وجود فروقات في أرصدة الأصول الثابتة ما بين السجل الإحصائي للأصول الممسوكة لدى إدارة الأصول الثابتة وما بين الرصيد في الدفاتر المحاسبية الممسوكة لدى الإدارة المالية وفقاً لما يلي:

الرصيد المحاسبي في الدفاتر                    ۵۹۵۰۰۰ دولار

الرصيد في السجل الاحصائي                    ٥٨٤٠٠٠ دولار

الفرق                                                   ۱۱۰۰۰ دولار

علماً أن الفرق يعود لثمن خزائن عدد ١٥ تم شراؤها بتاريخ ۲۰۱٥/٧/١٦ ولم يتم تسجيلها على السجل الاحصائي من قبل إدارة الأصول مع أنه قد تم إثباتها محاسبياً من قبل الإدارة المالية في نفس يوم الشراء ولم يتم اكتشاف الخطأ حتى تاريخ ٢٠١٥/٩/٣٠ ((تاريخ زيارة التدقيق)).

2 ـ المعيار : مخالفة نص المادة ٧٦ من إجراءات الإدارة المالية التي نصت على ضرورة القيام بالمطابقة شهرياً ما بين السجل الإحصائي وما بين الرصيد في الدفاتر

المحاسبية.

3 ـ السبب : عدم إجراء المطابقة الشهرية للأشهر ۷، ۸/٩، ٢٠١٥ .

4 ـ الأثر : احتمالية تعرض أصول المؤسسة لمخاطر الفقدان.

5 ـ التوصية : - نوصي بتسجيل الخزائن المشتراة في سجل الأصول الثابتة.

- نوصي بضرورة القيام بإجراء المطابقة الشهرية تطبيقاً لإجراءات الإدارة المالية.

المثال رقم (٤)

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة :  

لاحظنا أن بوليصة التأمين على مخازن المؤسسة الأربعة والتي تحتوي على مواد تقدر قيمتها حسب سجلات الشركة بمبلغ ٢ مليون دولار انتهت بتاريخ  ۲۰۱٥/۱۰/۱۵ ولم يتم تجديدها حتى تاريخ ٢٠١٥/١١/١ ((تاریخ تنفيذ مهمة التدقيق)) تطبيقاً لنص المادة ٢٣ أ من النظام المالي التي نصت على تجديد بوالص تأمين موجودات المؤسسة ومخازنها عند انتهائها الأمر الذي يعرض المؤسسة إلى خسائر مالية كبيرة في حالة تعرض مخازن المؤسسة لمخاطر الحريق أو السرقة لا قدر الله.  وقد أعلمنا المدير المسؤول بأن عروض شركات التأمين ما زالت في مرحلة الدراسة والتفاوض.

نوصي بالإسراع في تجديد البوليصة، كما نوصي بإعادة دراسة إجراءات العمل بحيث يتم البدء بإجراءات تجديد بوالص التأمين قبل انتهاء البوالص القديمة بشكل كاف بحيث يتم توقيع البوالص الجديدة قبل انتهاء البوالص القديمة.

(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية : 

1 ـ الملاحظة : بوليصة التأمين على مخازن المؤسسة الأربعة والتي تحتوي على مواد تقدر قيمتها حسب سجلات الشركة بمبلغ ٢ مليون دولار انتهت بتاريخ ٢٠١٥/١٠/١٥ ولم يتم تجديدها حتى تاريخ ۲۰۱٥/۱۱/۱ (تاريخ تنفيذ مهمة التدقيق).

2 ـ المعيار : مخالفة نص المادة ۲۳ أ من النظام المالي للمؤسسة التي نصت على تجديد بوالص التأمين على موجودات ومخازن المؤسسة سنوياً عند انتهائها.

3 ـ السبب : التأخر في إجراءات تجديد البوليصة حيث أن العروض المستلمة من شركات التأمين ما زالت في مرحلة الدراسة.

4 ـ الأثر : تعرض المؤسسة إلى خسائر مالية كبيرة في حالة تعرض مخازن المؤسسة لمخاطر كالحريق أو السرقة لا قدر الله.

5 ـ التوصية : نوصي بالإسراع في تجديد بوليصة التأمين على المخازن .

 ـ نوصي بإعادة دراسة إجراءات العمل بحيث يتم البدء بإجراءات تجديد بوالص التأمين قبل انتهاء البوالص القديمة بوقت كاف بحيث يتم توقيع البوالص الجديدة قبل انتهاء البوالص القديمة .