التوثيق من خلال أوراق العمل   

يجب على المدققين الداخليين توثيق نتائج التدقيق التي تم التوصل إليها خلال قيامهم بتنفيذ المهام، وقد أوردت المعايير المهنية للتدقيق الداخلي الصادرة عن معهد المدققين الداخليين الأمريكيين IIA ضرورة التوثيق ضمن أوراق عمل يقوم المدقق الداخلي بإعدادها، وفيما يلي أبرز ما ورد في المعايير: ـ   

۱- معيار التدقيق الداخلي الدولي رقم ٢٣٠٠ : 

يجب أن يقوم المدققون الداخليون بتحديد وتحليل وتقييم وتوثيق المعلومات الكافية لتحقيق أهداف المهمة.

۲- معيار التدقيق الداخلي الدولي رقم ۲۳۱۰ :

يجب على المدققين الداخليين تحديد معلومات كافية وموثوق بها وذات صلة ومفيدة لتحقيق أهداف المهمة.

٣- معيار التدقيق الداخلي الدولي رقم ٢٣٣٠:

يجب على المدققين الداخليين توثيق معلومات كافية وموثوقة وذات صلة ومفيدة لدعم استنتاجات ونتائج المهمة.

مما سبق يتضح بأنه يتوجب على المدققين الداخليين توثيق نتائج أعمالهم من خلال أوراق العمل.

تعريف أوراق العمل :  

أوراق العمل هي كافة الوثائق الناتجة عن الإجراءات التي قام بها المدقق الداخلي خلال مهمة التدقيق والتي تشكل أساساً لتوثيق المهمة.

أهمية أوراق العمل :  

على الرغم من أن اعداد أوراق العمل يستغرق وقتاً من المدقق الداخلي ليس بالقليل، ولكن لهذه الأوراق أهمية كبيرة نلخصها بما يلي :-

1ـ تشكل أوراق العمل دعم لملاحظات التدقيق الداخلي :

قد تتعرض ملاحظات التدقيق الداخلي للطعن خاصة من قبل الجهات التي تم التدقيق لديها، وقد يكون هناك إصرار من قبل مسؤولي مركز العمل الخاضع للتدقيق بأنه لا يوجد مخالفات أو تجاوزات كما وردت في ملاحظات المدقق، هنا لا يكون المدقق مقنعاً برؤيته الشخصية ما لم تكن المخالفة أو الملاحظة موثقة بصور عن المستندات الواردة فيها المخالفة، أو الاستناد إلى نصوص تعليمات أو إجراءات واضحة تم مخالفتها ، وبالتالي تشكل دليلاً قوياً لا يقبل مجالاً للشك بملاحظات المدقق.    

2- تشكل أوراق العمل أساساً لتوثيق مدى تحقيق أهداف المهمة التي كلف بها فريق التدقيق: 

من خلال الرجوع إلى أوراق العمل يستطيع مسؤولي التدقيق التحقق من التزام المدققين بتنفيذ المهام التي تم تكليفهم بها وفقاً لأهداف المهمة التي تم تحديدها لهم ضمن خطة المهمة التي تم اعتمادها بشكل مسبق من قبل مسؤولي  التدقيق الداخلي.

3- أوراق عمل المدقق الداخلي توفر أساساً لتقييم جودة نشاط التدقيق الداخلي وفقاً لبرنامج تحسين الجودة :

تعتبر أوراق العمل من أهم الضوابط الرقابية لنشاط التدقيق الداخلي ومراجعتها من قبل مسؤولي التدقيق الداخلي تحدد مدى جودة العمل الذي تم القيام به من قبل فريق التدقيق، ونتائج هذا التقييم تساعد مسؤولي التدقيق الداخلي في توجيه المدققين الداخليين بحيث تقود إلى تعزيز الجوانب الإيجابية التي تمثلها نقاط القوة وتقديم توجيهات بالتطوير والتحسين للجوانب السلبية التي أظهرتها مراجعة أوراق العمل.

4 ـ تزود أوراق العمل دعم أمام جهات خارجية في حالات محددة مثل الجهات القضائية وشركات التأمين على سبيل المثال :

بعض الأحيان وفي حالات حدوث احتيال في غالب الأحيان يتم تحويل الموضوع إلى الجهات القضائية، وقد تطلب هذه الجهات تقارير وأوراق عمل المدققين الداخليين للتحقق من جوانب معينة ، وكذلك شركات التأمين تقوم بالاطلاع على أوراق عمل المدققين الداخليين أثناء قيامهم بتقييم الوضع التأميني لحالات احتيال حصلت في المؤسسة وتستلزم دفع قيمة التأمين، لذلك عدم وجودها أو ضعفها قد يضعف موقف المؤسسة قضائياً أو تأمينياً.

5 ـ تشكل أساساً لتقييم الكفاءة المهنية للمدققين الداخليين :

 تشكل أوراق العمل احدى أهم المعايير التي يستند اليها مسؤولي التدقيق الداخلي في تقييم الكفاءة المهنية للمدققين الداخليين.

6 ـ أوراق العمل تعتبر مرجعية لعمليات التدقيق اللاحقة :

على المدققين الذين يكلفون بمهمة معينة الرجوع إلى أوراق عمل المهام السابقة التي تم تنفيذها، حيث تعتبر بالنسبة لهم خارطة طريق تساعدهم في تنفيذ مهامهم بكفاءة وفاعلية كبيرة .