خطوات التخطيط الفعال في معالجة الازمات

يتيح التخطيط الفعال التركيز على المشكلة الرئيسة، مما يوفر الوقت اللازم لمعرفة أبعاد الأزمة، والبحث عن الأدوات والمهارات التي تساعد في التخفيف من حدتها، ذلك إن الخطة هي عملية افتراض وتصور للأوضاع والظروف الصعبة والمشكلات غير الموجودة، وتتمثل تلك الخطوات بما يأتي: (1)

أ- تحديد خطوات سيناريو الأزمة تعتمد عملية بناء السيناريوهات (الخطط) على جمع بيانات ومعلومات عن كل أزمة أو تهديد يواجه المنظمة، فتحديد طبيعة ونوع الأزمة ومدى خطورتها والسيناريوهات المتوقعة لكل أزمة يساعد في التصميم العلمي لكل خطة إعلامية من حيث تحديد أبعادها وآثارها المتوقعة، ومن ثم تحديد الجماهير ذات العلاقة بالأزمة وكيفية مخاطبتها ونوعية الرسائل المطلوبة.

ب- تشخيص الأزمة: يقوم فريق العمل بجمع المعلومات والبيانات المتعلقة بعناصر الأزمة وتفسيرها وتحليلها للتوصل إلى رؤية شاملة، وإلى فهم عميق لطبيعة الأزمة وجوانبها المختلفة ووفق المنطلقات العامة التي حددتها القيادة السياسية، يتميز تشخيص الأزمة بالدقة والموضوعية وأن تكون بعيدة عن النزعة الذاتية التي يمكن ان تؤدي إلى فشل التشخيص الموضوعي لواقع الأزمة، كما يجب أن تتوخى الصدق وتقدم الحقائق عن الأزمة وآثارها وذلك لاتخاذ الإجراءات الوقائية لمواجهة الأزمة أو احتواء آثارها و من ثم كسب تأييد وثقة الجمهور والرأي العام وتحقيق أهداف الخطة.

ت- تحديد الرؤية العامة للأزمة بما إن الأزمات أنواع كالأزمات الداخلية التي تقع داخل الهيئة أو المنظمة وأزمات محلية تقع داخل المدينة، فضلاً عن نشوب أزمات أو كوارث قومية أو ذات أبعاد دولية. فإن لكل أزمة مجموعة من الأبعاد المختلفة المرتبطة بطبيعة ونوع الأزمة نفسها، ومن النادر وجود أزمة ذات بعد واحد، فالأزمة الاقتصادية على سبيل المثال لها أبعاد نفسية وإعلامية وسياسية وكذلك الحال فيما يخص الأزمات الإعلامية، الأمر الذي يعني أن الأبعاد المختلفة للأزمة تتداخل فيما بينها وممتدة (طويلة المدى)، على مستوى آخر من التحليل فإن آثار الأزمة أو بعضها قد تتحول إلى سبب الأزمة أخرى.

ث- استراتيجية المواجهة: يقوم فريق إدارة الأزمة باختيار الاستراتيجية المناسبة لمواجهة الأزمة، ويرفع فريق العمل مشروع الاستراتيجية العامة لمواجهة الأزمة إلى القيادة العليا (صاحبة القرار)، إذ تجري تقويماً للدراسة بالاستعانة بالخبراء والاختصاصيين وقد تقر القيادة المشروع أو تجري تعديلات عليه وبعدها يصبح منهجاً عاماً لإدارة الأزمة ولابد أن تلتزم به.

ج- متابعة الأزمة: ويقصد بها إشراف قائد فريق الأزمات على كيفية سير العمل في موقف الأزمة، والتأكد من صحة مسارات وتنفيذ خطط الطوارئ، وقيام كل عضو في الفريق بدوره، وتقديم الإسناد والتعزيزات اللازمة لمواجهة الأزمة من أجل معرفة مواطن الضعف لتفاديها والقوة للبقاء عليها. وتُعد متابعة الأزمات ركناً أساسًا في نجاح إدارة الأزمات، لأنها تساعد قائد فريق الأزمات في مساندة الفريق من حيث إيضاح تنفيذ بعض جوانب الخطة في حال غموضها، أو لتوضيح طريقة معينة، والتأكد من هيئات المساندة لفريق مواجهة الأزمة. ويتحدد دور الإعلام في الأزمة في ضوء الاستراتيجية العامة لمواجهة الأزمة، وهذه قضية مركزية تحددها القيادة العليا وتصبح مهمة القيادة الإعلامية هي وضع الخطط والبرامج التي تمكن الإعلام من أن يقوم بالدور المكلف به، ومن ثم من إنجاز وتحقيق المهام والوظائف المناطة به أثناء الأزمة.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

1- ينظر كل من:

- أديب خضور، مصدر سبق ذكره، ص58.

- حسن عماد مكاوي، مصدر سبق ذكره، ص153

- أديب خضور مصدر سبق ذكره، ص59

- محسن أحمد الخضيري، مصدر سبق ذكره، ص 40.

مواضيع ذات صلة

مسؤوليات إدارة العلاقات العامة

التنظيم في إدارة العلاقات العامة

كيف يعمل مدير العلاقات العامة؟

مدير العلاقات العامة

التخصص في حقل العلاقات العامة

مراحل عملية التقويم في العلاقات العامة

التقويم في العلاقات العامة

الاتصال التحريري في العلاقات العامة

وسائل أسلوب الاتصال الشفوي الرمزي في العلاقات العامة

وسائل أسلوب الاتصال الشفوي المباشر في العلاقات العامة

أساليب الاتصال في العلاقات العامة

مقومات الاتصال ومعوقاته في العلاقات العامة