تعد الرقابة أهم الوظائف الإدارية الرئيسية , وعن طريقها تتحقق القيادة مما إذا كانت العملية الإدارية قد حققت أهدافها بأعلى قدر ممكن من الكفاءة وبأقل جهد وتكلفة وفي اقصر وقت . وتعد الرقابة على نشاطات وأداء الإدارة العامة وظيفة حيوية في الدولة الحديثة , وهي تمارس فقط حينما تؤدي وظائف الإدارة الأخرى كالتخطيط والتنظيم و القيادة واتخاذ القرارات . والرقابة لا يمكن أن تخدم الإدارة الفاشلة أو تكون عوض عنها .تعريف الرقابة :

*هي وظيفة إدارية،  وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن الأداء يتم على النحو الذي حددته الأهداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح الأداء الفعلي في تحقيق الأهداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.

* الرقابة هي وظيفة إدارية , وتعني مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

 أهداف الرقابة :

1-حماية الصالح العام وهي محور الرقابة، وذلك بمراقبة النشاطات، وسير العمل وفق خططه وبرامجه في شكل تكاملي يحدد الأهداف المرجوة، والكشف عن الانحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية الإدارية.

2-توجيه القيادة الإدارية أو السلطة المسؤولة إلى التدخل السريع، لحماية الصالح العام، واتخاذ ما يلزم من قرارات مناسبة لتصحيح الأخطاء من أجل تحقيق الأهداف.

3-ما يحتمل أن تكشف عن عملية الرقابة من عناصر وظيفية أسهمت في منع الانحراف، أو تقليل الأخطاء، وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها معنويًا وماديًا. 

عناصر الرقابة :

أولاً: تحديد الأهداف ووضع المعايير: يساعد تحديد الأهداف بدقة في أية منظمة على وضع المعايير الرقابية الملائمة التي يمكن قياس النتائج الفعلية لما ينبغي أن يتم انجازه من عمل

ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة : بعد أن يتم التنفيذ تقاس النتائج بواسطة المعايير المحددة , حيث يجب أن تقارن النتائج المحققة بالنتائج المستهدفة , التي تم وضعها كغاية يجب الوصول إليها فإذا تطابقت النتائج انتهت عملية الرقابة .

ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها :  عند حصول انحراف أو فروق بين الانجاز المتحقق والانجاز المخطط له, فان ذلك يدعو إلى ضرورة معرفة الفروق التي حدثت, وتحديد أحجامها  وأبعادها وأسبابها .

رابعًا: تصحيح الانحرافات ومتابعة سير التنفيذ : عند حدوث الانحرافات يتم تصحيحها والقضاء على المشكلات والمعوقات والمشكلات التي اعترضت التنفيذ وعطلت الانجاز المطلوب ومنع تكرارها أو حدوثها في المستقبل .  وهكذا، وبمراجعة الأداء وقياس النتائج، ومقارنتها مع الإنجاز المخطط والتحقق من بلوغ الأهداف وصولاً إلى التنفيذ المنتظم تكتمل عناصر العملية الرقابية. وتكون قد حققت الأهداف التي تسعى إليها 

أساسيات الرقابة : لكي تتم الرقابة على أساس سليم، ولكي يتم الأداء والإنجاز على النحو الذي تحدده الأهداف والمعايير الموضوعة ولأجل أن تكون الرقابة أكثر فاعلية، فلا بد من الاسترشاد ببعض المبادئ.

أولاً:  اتفاق النظام الرقابي المقترح مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه.

ثانيًا : تحقيق الأهداف على مستوى عالٍ من الفاعلية والكفاية والعلاقات الإنسانية السليمة.

ثالثًا : الموضوعية في اختيار المعايير الرقابية.

رابعًا : الوضوح وسهولة الفهم.

خامسًا:  إمكانية تصحيح الأخطاء والانحرافات.

سادسًا:  توافر القدرات والمعارف الإدارية والفنية للقائمين على أجهزة والرقابة.

سابعًا:  وضوح المسؤوليات وتحديد الواجبات.

ثامنًا : الاقتصاد والمرونة.

تاسعًا : استمرارية الرقابة.

عاشرًا:  دقة النتائج ووضوحها.

 خطوات العملية الرقابية الأربعة:

وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربع خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.