6 . وسائل توثيق فهم المدقق للرقابة الداخلية 

بعد فهم المدقق لنظام الرقابة الداخلية وتقييم مخاطر التحريفات المادية، يجب عليه أن يقوم بتوثيق هذا الفهم بوسائل مختلفة من أجل الرجوع إلى ذلك عند الحاجة سواء كــان خـلال عملية التدقيق أو عند استكمال عملية التدقيق أو بعد انتهائها، لذلك يقوم بتوثيق الأمور التالية:

1- المناقشات مع فريق المهمة عن مخاطر تعرض البيانات المالية لتحريفات مادية ناتجة عن الغش أو الخطأ، والقرارات المهمة التي تم التوصل إليها بهذا الصدد.

2- الأمور الأساسية التي تم الحصول عليها من دراسة وفهم البيئة الرقابية ومكوناتها بالاضافة إلى المقومات الأخرى لنظام الرقابة الداخلية، ومصادر المعلومات بالاضافة إلى تقييم المخاطر.

3- المخاطر التي تم تحديدها وتقييمها فيما يتعلق بالتحريفات المادية على مستوى التأكيدات وعلى مستوى البيانات المالية.

4- المخاطر التي تم تحديدها والرقابات ذات العلاقة بها.

 ومن الطرق التي يمكن أن تستخدم في هذا المجال ما يلي:

1.6 الاستبانة Internal Control Questionnaire:

الاستبانة هي مجموعة من الأسئلة المكتوبة والتي تتعلق بمختلف المجالات والأنشطة الخاصة بالرقابة الداخلية، حيث أن الأسئلة غالباً ما تُصاغ بطريقة يمكن الإجابة عليها بنعم أو كلا، حيث أن الإجابة بنعم تعني أن النظام قوي أو أن الصفة الرقابية التي يتم السؤال عنها متوفرة، وأن الإجابة بكلا تعني أنه يوجد ضعف في النظام أو أن الصفة الرقابية غير متوفرة. وعادة ما تحتوي الاستبانة على أعمدة إضافية، فقد يضاف عمود لبيان فيما إذا كانت بعض الاجراءات لا تنطبق على وضع المنشأة أو النشاط، ويضاف عادة عمود آخر للملاحظات. وتعتبر الاستبانة من الوسائل التي تتميز بسهولة استخدامها والإجابة عليها والرجوع إليها وشموليتها واحتوائها على تفصيلات كثيرة ، إلا أنها تعطي معلومات تتعلق بأجزاء النظام بشكل منفرد دون أن تظهر النظام كوحدة واحدة مترابطة.

وفيما يلي نموذج من استبانة الرقابة الداخلية فيما يتعلق بالرقابة على دورة المشتريات:

2.6 الوصف التحليلي Analytical Description

يقوم المدقق بتوثيق فهمه لنظام الرقابة الداخلية عن طريق الوصف المكتوب لواقع النظام مبيناً ما فيه من نواحي قوة أو ضعف. ويبين المدقق الوثائق والسجلات المستخدمة في النظام، ويشير إلى مصادر الوثائق ويشير إلى مدى ملاءمة الإجراءات الرقابية لتقدير مخاطر الرقابة، ويعتبر هذا النوع من التوثيق سهل الإعداد إلا أنه يشكل صعوبة في عملية الرجوع إليه بسبب الكم الكبير من الوصف اللازم لتغطية جميع الأنشطة والمجالات. 

3.6 خرائط الانسياب أو التدفق Flow Charts

هي مجموعة من الخرائط التي تتكون من الرموز المتعارف عليها، حيث أن كل رمز يعني شيء محدد، ويتم الربط بين هذه الرموز بطريقة تمثل مخطط واضح ومترابط. يرسم النظام بشكل يظهره كوحدة واحدة أمام المدقق، بحيث يستطيع المدقق من خلال نظرة فاحصة لهذا المخطط أن يتبين نقاط الضعف والقوة في النظام. ويمكن أن يقوم المدقق بإعداد هذه الخرائط، وفي بعض الأحيان يمكن أن يستخدم المدقق ما يوجد لدى العميل من خرائط توضيحية. وتعتبر الخرائط أفضل من الوصف التحليلي من حيث توضيحها لخصائص النظام وخاصة فيما يتعلق بالفصل بين المهام ومن حيث سهولة الرجوع إليها وإمكانية إدخال التعديلات عليها. عادة لا يتم استخدام الخرائط والوصف التحليلي لوصف وتوثيق نفس النظام، ولكن يمكن أن يستخدم كلاهما في بعض الأحيان إذا كان ذلك يساعد في توفير التكاليف ويسهل عملية الرجوع إليهما. وفي كثير من الأحيان يفضل استخدام الاستبانة وخرائط التدفق معاً، وذلك لأن الخرائط تعطي صورة عامة عن النظام والإستبانة تزود بتفاصيل عن النظام.