خطوات إعداد التقرير:

تتلخص خطوات إعداد التقرير فيما يلي:

1- تحديد الموضوع أو المشكلة التي سيتطرق إليها التقرير.

2 ـ إعداد الهيكل العام للتقرير.

3 - جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها وتبويبها حسب التسلسل المنطقي لتناول الموضوع.

4- صياغة (كتابة) التقرير المبدئي (مسودة التقرير).

5- مراجعة التقرير للتأكد من صحة البيانات.

6 - كتابة التقرير النهائي.

ولكتابة تقرير جيد فإننا ننصح باتباع التعليمات التالية عند مراجعة المسودة الأولى لتقريرك ضع في الاعتبار هذه النصائح المقتضبة المستقاة من خبرة "رودلف فليش" "وجوزيف الفريد" وغيرهم، وهي توفر كشف مراجعة جيداً عند استعراضك لعملك واستكمالك للتقرير.

ـ اكتب عن الناس والأشياء والحقائق.

ـ اكتب كما تتحدث.

ـ استعمل الصيغ البسيطة إذ لا يمكن للتقرير أن يكون رسمياً متكلف اللهجة والطابع.

ـ لا تخش استخدام ضمير المتكلم بصيغة المفرد (إن قول أعتقد خير من قول من المعتقد).

ـ استشهد بما قاله الناس.

ـ اقتبس مما تقرأ.

ـ انظر للأمور من وجهة نظر القارئ، واجعل أسلوبك على أكبر قدر ممكن من الوضوح والبساطة والمباشرة.

ـ عند قراءتك للمسودة الأولى للتقرير توقع الأسئلة... وأجب عنها.

ـ توخ الإيجاز دون إفراط وأورد جميع التوضيحات الضرورية لتحقيق الوضوح والإقناع.

ـ وضع خطة للبداية والوسط والخاتمة.

ـ انتقل من القاعدة إلى الشواذ ومن المألوف إلى الجديد. .

ـ انتبه للأسماء والألقاب والمناصب ولكن تجنب التكلف، وكمثال أعلمني خالد الصالح، مساعد نائب المدير ، قسم السلامة المهنية، شعبة تنظيم السلامة والصحة المهنيتين.. " ومن الأفضل أن تكتب . أعلمني خالد الصالح.. وهو مساعد نائب مدير إدارة السلامة والصحة المهنيتين.

ـ استعمل الضمائر بدلاً من تكرار الأسماء.

ـ حاول أن تستعمل الأفعال بصيغة المعلوم " اقترح " وليس " يقترح " بصيغة المجهول.

ـ حاذر من إهانة القارئ أو الاستخفاف به، وتجنب قول أمور مثل قد يدهشك أن تعلم " أو " وخلافا لما تعتقد فان مصنع الخرسانة لا يعوزه الموظفون ".

ـ  تجنب سرد الحقائق التي لا تحقق غرضا وتأكد من وجود سبب لكل حقيقة توردها.

ـ تجنب اللغة الإصطلاحية إذا كان من سيقرأ تقريرك غير ملم بها.

 قد يكتب عالم ما يلي: " بلغت نسبة الوفيات في الرصيد السمكي مائة في المائة " ومن الأفضل أن تكتب أنت ماتت جميع الأسماك".

ـ توخى التحديد، استعمل الرسوم التوضيحية والحالات والأمثلة.

ـ لتكن الجمل التي تستخدمها قصيرة.

ـ لتكن الفقرات قصيرة وواضحة وتناقش فكرة واحدة.

ـ استعمل الأسئلة المباشرة للتأثير على القارئ: هل ينبغي أن نشتري شركة المياه؟.

ـ استعمل تراكيب مألوفة وواضحة.

ـ استعمل الكلمات البسيطة حيثما أمكن ذلك.

ـ ضع خطوطاً تحت العبارات للتأكيد عليها، وإذا أردت لفت الانتباه إلى فكرة معينة ضع خطاً تحتها إذ تعتبر هذه طريقة الإعلام القارئ بما تعتبره مهما.

ـ اجعل شكل التقرير مثيراً للاهتمام.