2-10- مقومات المحافظة على كيان الشركة العائلية.

من المتعارف عليه، أن اختيار الشكل القانوني للشركة يخضع لعدة أمور منها الشركة والروابط بين الشركاء وعددهم وحجم الاستثمارات، وطبيعة نشاط الشركة من حيث التنوع والمواقع الجغرافية وغيرها والتوفيق بين متطلبات الشركاء والمتطلبات التجارية للشركة.

وفيما يلي العناصر الواجب النظر فيها عند إعداد نظام مشاركة بين أفراد العائلة :

(1) يوضع في النظام الأساسي ما يمكن من تجنب تغلب علاقة القربى بين أعضاء الشركة على أسلوب إدارة الشركة ، بما في ذلك ما يضمن معرفة الأخطاء  والتجاوزات بشكل هادف ومعالجتها، وتوزيع المناصب القيادية على أساس الكفاية والمقدرة، واقتسام المزايا والمنافع وتحمل الأعباء والتكاليف على أساس عادل.

(2) يجب أن يكون توسع النشاطات على أسس مدروسة وعدم تفرقها وتشتتها وخروجها عن السيطرة البناءة.

(3) تحديد الأسلوب الأمثل من سبل الإدارة المتعارف على نجاحها لإدارة الشركة وفقاً لظروف مالكيها.

(4) الحفاظ على مقومات الشركة ووجودها واستمرارها ويمكن تحقيق ذلك من خلال ما يلي :

• منح حق انتقال الملكية فيها بمرونة لا تعيق سير الشركة.

• الاتفاق على أسلوب مأمون لخروج من شاء من غير تأثير على سير أعمال الشركة.

• تحديد وتنظيم علاقة أفراد العائلة المالكين بما يجعل استمرارهم في الشركة أكثر جدوى من تركها.

• وضع أسس لتوزيع المزايا على أساس المنصب وليس على أساس العلاقة بالعائلة، ومنح الحوافز للعاملين وفقاً لمناصبهم وإنجازهم وليس على أساس أشخاصهم. 

• الاتفاق على الضمانات للحفاظ على حقوق الشركاء غير العاملين بما في ذلك تزويدهم بالمعلومات النظامية حسب حاجتهم دورياً، وإشراكهم في القرارات الرئيسية وإشعارهم بدورهم الهام في نجاح الشركة واستمرارها.

• وضع ضوابط وقواعد للصرف تساوي بين الجميع بصفتهم شركاء وتكون كافية لاحتياجاتهم ومستقلة كلية عن عمليات الشركة شكلاً وموضوعاً.

• النص في النظام على الحد الأدنى من توزيع الأرباح ووضع قواعد التوزيعات الأخرى على نحو  واضح وصريح يمنع أي إلتباس في المستقبل.

(5) صياغة آلية ملائمة تمكن من اختيار من يدير العمل من الشركاء وكيفية اختياره واختيار خلف له.

(6) تحديد وسيلة للاتصال المستمر المنتظم بين الشركاء (مجلس الشركاء).

(7) تحديد سبل وإجراءات معالجة التصرفات السلبية للشركاء العاملين في الشركة ومسئولياتهم عنها.

(8) وضع سياسات محددة لتوظيف أفراد العائلة ومسئولياتهم وصلاحياتهم وتقييم أدائهم.

(9) وضع قواعد محددة تحكم نشاطات الشركاء العاملين وغير العاملين في الشركة :

• في نشاط مماثل لنشاط الشركة.

• في نشاط غير مماثل لنشاط الشركة.

• موظف في شركة مماثلة لنشاط الشركة.

• موظف في شركة غير مماثلة لنشاط الشركة.

(10) وضع أسس لاتخاذ وتنفيذ القرارات الرئيسية ذات التأثير الهام الجوهري على مستقبل الشركة.

مثال قرارات :

زيادة رأس المال، الدخول فى نشاطات جديدة، التوسع في النشاطات الحالية، الاقتراض من البنوك.

(11) وضع أسس لمعالجة عمليات السحب من أموال الشركة لأغراض غير شخصية.

(12) وضع تنظيم إداري يمكن من : 

• التركيز على النظام وليس على الأفراد.

• وضع نظام تعيين الموظفين الرئيسيين.

• تحديد مجال مستقل بإدارة كل منهم وتحديد المكافأة الحالية.

• الحد من خطورة طغاء العائلة أو الشركة أحدهما على الآخر من خلال الإدارة على أساس مهني ومعالجة العلاقة بين نظام العائلة ونظام المشاركة في رأسمالها  وإدارتها على أسس مدروسة.

• وضع تنظيم إداري ملائم بما في ذلك أسس تفويض السلطات وتحديد الواجبات والمسئوليات وإجراءات العمل.

• وضع نظم معلومات إدارية تمكن من توفير معلومات كافية لأفراد العائلة ليكونوا على بيئة بوضع الشركة.