خامساً: مستلزمات وجوانب الأمن والحماية    

أحد أهم جوانب التدقيق الإداري هو التحقق من مدى توافر مستلزمات ومتطلبات الأمن والحماية وديمومتها من خلال استمرار التطوير والصيانة، وفيما يلي أهم الجوانب التي يتم التحقق منها من قبل المدققين : 

1- مدى توافر وسائل الأمن اللازمة للأبواب الخارجية والشبابيك لمركز العمل من حيث الإقفال وإحكام الإغلاق وحديد الحماية ... الخ.

2- ضرورة توفر أجهزة الإنذار المناسبة سواء للحريق أو السرقة والتحقق من صلاحيتها ووجود إجراءات تضمن استمرار صيانتها. كما يجب التحقق من أن هذه الأجهزة تم ربطها مع الجهات الأمنية.

3- ضرورة وجود كاميرات مراقبة في الأماكن التي يجب وضعها فيها لاسيما  المداخل والأبواب الرئيسية، إضافة إلى الأماكن الخطرة والتي يستوجب مراقبتها بالكاميرات إما لطبيعتها أو لخطورة أنشطتها أو احتوائها على عدد ومستلزمات تتطلب المراقبة، وذلك وفقاً لأنظمة وتعليمات المؤسسة بهذا الشأن. 

وعلى المدقق التحقق من مدى صلاحية هذه الكاميرات واستمرار صيانتها ومن أنه قد تم توزيعها وتثبيتها شكل جيد.

4- ضرورة وجود مخارج تستخدم في حالات الطوارئ مع التأكد من وجود علامات إرشادية توضح كيفية الوصول إليها.

5- ضرورة توافر طفايات حريق أو أجهزة إطفاء اوتوماتيكي بحيث تكون موزعة بشكل ملائم يغطي كافة مناطق المبنى، وعلى المدقق التحقق من صلاحيتها وأن هناك صيانة مستمرة لها.

6- ضرورة وجود حراسة أمنية على مراكز العمل التي تستلزم الحراسة، وعلى المدقق التحقق من وجود إجراءات تضمن وجود الحراسة ليلاً ونهاراً حسب نظام الورديات.

7 ـ ضرورة توافر صناديق الإسعافات الأولية موزعة بشكل ملائم مع التحقق من توافر كافة مستلزمات الإسعافات الأولية من أدوية وخلافه، وعلى المدقق التحقق من صلاحية هذه الأدوية، إضافة إلى أنه قد تم تهيئة الموظفين للتعامل مع حالات الإسعاف الفوري من خلال تلقيهم دورات تدريبية في هذا المجال، أو تزويدهم بإرشاداتها من خلال المنشورات، أو ندوات توعية تعقد لهذه الغاية.

8- ضرورة وجود خطة طوارئ مكتوبة لدى مركز العمل وعلى المدقق تقييم الخطة، ومن أنه قد تم اجراء تجارب لتنفيذ الخطة وفقاً لإجراءات وتعليمات الإدارة بهذا الشأن إن وجدت.

9 ـ في بعض مراكز العمل التي تتعامل مع وثائق هامة جداً وتتميز بالخطورة على المدققين التحقق مما يلي:

ــ إن الوثائق الهامة تحفظ في خزائن حديدية مقاومة للحريق وتخضع للرقابة الثنائية حسب درجة أهميتها.

ــ يتم استخدام آلات الإتلاف لهذه الوثائق عند التخلص منها.

ــ يتم تداول هذه الوثائق بطريقة آمنة أثناء التعامل بها خلال أوقات الدوام الرسمي.

10- إذا كان لدى مركز العمل غرف تحتوي على أجهزة حاسوب أو أجهزة أخرى ذات حساسية، يتم التحقق من وجود إجراءات معينة تضمن عدم دخول غير المفوضين إلى هذه الأماكن.

11- التحقق من توثيق استلام المفاتيح والأرقام السرية للمفوضين بحملها ضمن سجلات معينة تبين من هم حملة هذه المفاتيح والأرقام، مع ضرورة التحقق من توثيق عملية تداول هذه المفاتيح والأرقام ما بين الأصيل والبديل عندما تتم عملية التداول. 

12- ضرورة وجود إجراءات تنظم عملية الدخول إلى مركز العمل من غير الموظفين كعملاء أو ضيوف خاصة في مراكز العمل التي تتطلب طبيعة عملها عدم دخول أي شخص إلا لسبب واضح، وعلى المدققين التحقق من تطبيق هذه الإجراءات.