التقارير الاستثنائية interim Reports

احدى أنواع التقارير التي يتم إصدارها من إدارة التدقيق الداخلي هي التقارير الاستثنائية التي يتم إصدارها لظروف خاصة، وفيما يلي أهم الحالات التي يمكن إصدار تقارير استثنائية بها : 

1- تقارير تتضمن جوانب تتطلب عناية خاصة :

هناك بعض الجوانب ذات أهمية وتتطلب عناية خاصة في إيصال نتائجها إلى الجهات المعنية ومن الأمثلة على هذا النوع من التقارير:ـ

- في حالة وجود تجاوزات أو مخالفات تخص مستويات إدارية عليا مثل الرئيس التنفيذي مثلاً أو نائبه هذا يتطلب أن يفرد به تقرير استثنائي، وليس من المستحسن أن يتم سرد هذه الملاحظة في التقرير الاعتيادي للجهة الخاضعة للتدقيق والتي اكتشفت فيها الملاحظة وموجودة ضمن معاملاتها وسجلاتها، ولذلك يتم تدوينها في تقرير مستقل ويفضل أن يمرر بطريقة سرية.   

ـ نتائج التحقيق في حالات الاحتيال والجوانب المتعلقة بالاحتيال يتم وضعها ضمن تقرير استثنائي.

2- تقارير تتضمن جوانب تتطلب اجراء فوري :  

في حالة وجود ملاحظة خطيرة جداً يمكن أن تكون آثارها على المؤسسة كبيرة جداً إذا ما تم معالجتها يتم إفراد تقرير استثنائي بها ورفعها للإدارة بطريقة مستعجلة لاتخاذ اللازم عليها.

وهنا على مسؤولي التدقيق تقييم مدى وضع الملاحظة في تقرير استثنائي بمعنى هل فعلاً يجب تقديمها ضمن تقرير استثنائي أم لا حتى لا يتحول غالبية الملاحظات الاعتيادية إلى هذا النوع من التقارير مما يضعف تقرير المهمة الاعتيادي.  

3- تقارير يتم استخدامها لاطلاع الإدارة على نتائج عمليات التدقيق:  

إذا كان وقت المهمة سيستغرق وقتاً طويلاً حيث إن بعض المهام قد تستلزم ستة شهور أو أكثر، لذلك يحبذ أن يتم تقديم تقرير مرحلي أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهري يبين النتائج التي تم التوصل اليها وذلك لوضع الإدارة بالصورة أولاً بأول لمساعدتها في اتخاذ بعض القرارات إن لزم الأمر.

ومن الجدير ذكره أن وجود هذا التقرير المرحلي لا يلغي الحاجة إلى التقرير النهائي حيث أنه وعند انتهاء المهمة بعد الفترة الزمنية الطويلة التي استغرقتها المهمة يتم إصدار التقرير النهائي متضمناً كافة المعلومات التي وردت في التقارير المُرحلَة السابقة .