اصدار التقارير وتوزيع النسخ :  

أشارت الإرشادات التطبيقية الخاصة بمعيار التدقيق الدولي رقم ٢٤١٠ إلى ما يلي:-

«يتم إصدار تقرير موقع بعد إتمام العمل في المهمة ومن المناسب أن يكون هناك تقرير ملخص يبرز نتائج المهمة لمستوى الإدارة التي تعلو مستوى مركز العمل الذي أديت لديه المهمة، ويمكن إصدار ذلك التقرير الملخص منفصلاً عن التقرير النهائي أو ملحقاً به، مع العلم بأن (موقّع) يعني أن يبين التقرير اسم المدقق الداخلي المعتمد وتوقيعه على التقرير ذاته أو في الخطاب المرفق به التقرير سواء كان توقيعاً يدوياً أو الكترونياً، ويحدد مدير نشاط التدقيق الداخلي من هو المدقق الداخلي المعتمد للتوقيع على التقرير وعند توزيع التقارير المتعلقة بالمهمة بالرسائل الالكترونية يراعى أن يتم الاحتفاظ بنسخة خطية موقعة من التقرير »

حسب ما ورد في إرشادات المعيار أعلاه يجب على إدارة التدقيق الداخلي إصدار التقرير النهائي للمهمة بعد استكمال كافة الإجراءات المرحلية من جمع أدلة ومناقشات وتصنيفات بشكل رسمي ومُوقّع حسب الأصول إما من قبل مدیر نشاط التدقيق الداخلي أو من يفوضه للقيام بالتوقيع.

كذلك أشار المعيار الدولي رقم ٢٤٤٠ إلى ما يلي:ـ

«يجب على مدير إدارة التدقيق الداخلي تبليغ نتائج مهمة التدقيق إلى الأطراف المعنية».

وأشار التفسير الخاص بالمعيار« يقوم مدير نشاط التدقيق الداخلي أو من يفوضه بمراجعة واعتماد التبليغ النهائي عن المهمة قبل إصداره»، كما يقرر إلى من سيتم النشر وكيف سيتم النشر.

يتضح من خلال المعيار أعلاه بأن مدير نشاط التدقيق الداخلي هو من يقرر توزيع نسخ تقارير التدقيق الداخلي ومن خلال الممارسة العملية والتطبيقات المثلى فإن نسخ تقرير المدقق الداخلي الخاصة بتنفيذ مهمة اعتيادية ضمن خطة إدارة التدقيق الداخلي المعتمدة في الغالب توزع كما يلي:-

ــ نسخة كاملة من التقرير بملاحظاته إلى الفرع أو القسم أو الإدارة التي نفذت لديها المهمة وذلك للعمل على تنفيذ التوصيات الواردة والتقرير ومتابعة اتخاذ الإجراءات اللازمة حيال هذه الملاحظات.

ــ نسخة للمستوى الإداري الذي يعلو القسم أو الفرع أو الإدارة التي تم تنفيذ المهمة لديها، فمثلاً إذا تم تنفيذ المهمة لدى فرع توجه نسخة إلى مدير إدارة الفروع، وإذا نفذت مهمة لدى إحدى اقسام الإدارة المالية يوجه نسخة إلى المدير المالي، وإذا نفذت المهمة في إدارة الموارد البشرية مثلاً توجه نسخة إلى نائب المدير العام/ لشؤون الإدارة إن وجد وذلك للوقوف على مستوى الأداء لدى الأقسام والفروع التابعة لهم، هذا من ناحية ، ومن ناحية أخرى لمساعدة إدارة التدقيق الداخلي في متابعة تنفيذ إجراءات التقرير.

نسخة إلى مدراء المناطق - إن وجدت - : بعض المؤسسات لديها إدارات إقليمية أو إدارة منطقة تكون كل إدارة إقليمية أو منطقة مسؤولة عن الفروع التي تقع ضمن نطاق منطقتهم، وكما سبق ذكره تفيد هذه النسخة مدير المنطقة أو المدير الإقليمي للوقوف على المستوى الخاص بالفرع إضافة إلى المساعدة في متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية.

ــ نسخة إلى إدارة المخاطر - إن وجدت - وهذه النسخة ملخص بالملاحظات ومخاطرها وذلك من باب التنسيق والدور المتكامل بين إدارة التدقيق الداخلي وإدارة المخاطر، حيث إن تقارير التدقيق الداخلي تساعد إدارة المخاطر في مهامها اثناء تقييم المخاطر وترتيب أولويات ادارتها.

ــ ملخص عن التقرير إلى الرئيس التنفيذي للمؤسسة وخاصة في التقارير ذات الأداء المتدني.

ــ أية أطراف أخرى قد يرى مدير نشاط التدقيق الداخلي ضرورة إعلامهم بنتائج مهام التدقيق.

أما بالنسبة للمهام الأخرى الخاصة التي يتم تنفيذها لدى إدارة التدقيق الداخلي مثل تنفيذ مهمة معينة بناء على تكليف من مجلس الإدارة أو تقرير يتعلق بمهمة تحقيق في شكاوى أو احتيال، أو تقارير تتعلق بإجراء تحليلات معينة، ففي هذه الحالة يقوم مدير نشاط التدقيق الداخلي بتحديد الجهات التي يجب إرسال نسخ من التقارير إليها حسب كل حالة .