سادساً - النظام المحاسبي في المصارف :  

يمثل نظام المعلومات المحاسبية الإطار المتكامل الذي يكفل انسياب المعلومات المناسبة إلى مراكز استخدامها، انطلاقاً من أن وظيفة المحاسبة تتمثل في الربط بين مصادر البيانات باعتبارها مدخلات النظام المحاسبي، وجهات الاستفادة من المعلومات باعتبارها مخرجات النظام المحاسبي ، ولقد تزايدت احتياجات الإدارة في المصارف إلى البيانات والمعلومات المحاسبية اللازمة لممارسة أهم وظائفها ممثلة في تخطيط النشاط المصرفي والرقابة عليه وتقييم أداء المصرف. 

إن النظام المحاسبي الفعال بالنسبة لأية وحدة تنظيمية هو الذي يوصل المعلومات الملائمة و الكافية و بالتوقيت المناسب لمستخدمي هذه المعلومات من مختلف الفئات من داخل المنظمة أو من خارجها.

فالنظام المحاسبي يعمل على تجميع البيانات من واقع المستندات والوثائق الناشئة من كل عملية مالية في المصرف مثل (أوامر القبض - أوامر الدفع - مستندات القيد - إشعارات الخصم... إلخ) . 

باعتبارها مدخلات النظام، ويقوم بتشغيل هذه البيانات بالتحليل، التبويب والتلخيص و التوثيق في الدفاتر والسجلات ثم توصيل ما تم توثيقه وتخزينه على شكل معلومات (المخرجات) بواسطة التقارير والقوائم إلى الجهات المستفيدة لاتخاذ القرارات الاقتصادية المناسبة.

والمصارف تعتبر من المنشآت المالية الكبيرة التي يزداد فيها حجم الأعمال وكمية البيانات المطلوب تسجيلها وتبويبها وتخزينها، والتي تحتاج الإدارة فيها إلى أنواع من المعلومات السرية لمساعدتها في اتخاذ القرارات في الوقت المناسب. وهنا يصبح استخدام الحاسوب أو ما يسمى الأنظمة المحاسبية المحوسبة مفيداً لمقابلة احتياجات الإدارة بالسرعة المطلوبة.

1- خصائص النظام المحاسبي في المصارف :

تخضع المصارف لرقابة المصرف المركزي من الناحية القانونية، ويهدف المصرف المركزي من رقابته إلى متابعة أنشطة المصارف، والتحقق من مطابقتها للوائح والقوانين الخاصة لها. ويتم ذلك من خلال الإجراءات التالية الواجب اتباعها في كل مصرف تجاري :

أ- إيداع رصيد نقدي بدون فوائد لدى المصرف المركزي كاحتياطي الحماية أموال المودعين، ويتحدد فيه الاحتياطي على أساس نسبة معينة من حجم الودائع الموظفة لدى المصرف.

ب - تقديم بيانات شهرية أو تقارير عن مركزه المالي إلى المصرف المركزي.

ج - تقديم صور من تقاريره وحساباته السنوية إلى المصرف المركزي.

د- توفير كل المعلومات والإيضاحات التي قد يطلبها المصرف المركزي مع مراعاة الدقة في إعدادها وتقديمها في الوقت المحدد دون تأخير.  

2- الطبيعة الخاصة لمعاملات المصرف :  

من المعروف أن المادة الأساسية التي تتعامل بها المصارف هي النقود التي تعتبر من أصعب الأصول عناية، مما يتطلب ضرورة توفر الثقة في قدرة المصرف على الوفاء بالتزاماته تجاه عملائه.

3- حماية الأصول :

كل وحدة اقتصادية تسعى إلى المحافظة على مواردها وحمايتها، ولكن نجد أن هذا الهدف يحظى باهتمام بالغ لدى المصارف، مما يترتب عليه ضرورة توفير أعلى قدر ممكن من الضبط الداخلي.

4- مكونات النظام المحاسبي في المصارف : 

يعمل النظام المحاسبي على جمع البيانات عن عناصر الحسابات المختلفة من واقع مجموعة من المستندات، وتسجيل هذه البيانات وتبويبها في مجموعة من الدفاتر ثم تلخيصها، مما يساعد على عرض النتائج في صورة تقارير مختلفة لخدمة العملاء.

ويتكون النظام المحاسبي من :

أ- المجموعة المستندية :

يتحدد فيها وظيفة كل مستند بدقة، و القسم الذي ينشئه و الدفاتر التي سيفرغ فيها، و عند تصميم المستندات يجب مراعاة :

ــ تصميم المستندات بحيث يحتوي كل منها على البيانات المطلوبة فقط . 

ــ ترقيم المستندات بارقام مسلسلة ومطبوعة.

ــ استخدام الألوان والأحجام المختلفة للتمييز بين المستندات.

ــ استخدام أكثر من صورة من المستند توخياً لسرعة الإثبات والمطابقة .

ــ مراعاة البساطة والوضوح في تصميم الدورات المستندية مع مراعاة قواعد الرقابة الداخلية.  

ــ تحديد طريقة استيفاء البيانات الخاصة بكل مستند، وتحديد السلطة المسؤولة عن اعتماد المستند، وتحديد خطوط سير المستندات وطريقة حفظ كل منها بالصور التي يسهل معها الرجوع إلى هذه المستندات عند الحاجة إليها.

ب - المجموعة الدفترية : 

وهي عبارة عن مجموعة من الدفاتر التي تسجل فيها العمليات المالية من واقع المستندات، ويتحدد عدد الدفاتر ونوعها بالاستناد إلى الطريقة المحاسبية المستخدمة وهذه الدفاتر هي :

ــ دفتر اليومية المساعد (يمسك في الأقسام الفنية المختصة بالنشاط المصرفي) .

ــ دفتر الأستاذ المساعد (يمسك في الأقسام الفنية المتخصصة بالنشاط المصرفي) .

ــ دفتر اليومية العامة (المركزية) ويمسك في قسم المحاسبة المركزية ليمثل مجوعة اليوميات.

ــ دفتر الأستاذ العام ويمسك في قسم المحاسبة المركزية.

ج - التقارير المالية :

تمثل وسائل إفصاح تحمل المعلومات التي تشكل مخرجات النظام لمحاسبي للفئات المستفيدة. وهذه التقارير تتضمن معلومات عن نتيجة النشاط من ربح أو خسارة ، وعن المركز المالي والتغيرات في المركز المالي و التدفقات النقدية الداخلة و الخارجة و غيرها من التقارير التي يتم إعداد بعضها بشكل يومي، وبعضها بصورة شهرية و البعض الآخر سنوياً.

والمهم عند تصميم هذه التقارير أن تعد بشكل يسهل قراءتها وفهمها وكفايتها، وأن تعكس المعلومات الواردة فيها الواقع الأقتصادي بكل صدق، وأن تكون خالية من الأخطاء الجوهرية.

د - مجموعة التعليمات الإجرائية : 

هناك مجموعة أخرى من المقومات التي تساعد إدارة المصرف والنظام المحاسبي في أداء دوره ووظائفه وهذه المقومات تتمثل في : 

1- مجموعة من الأنظمة واللوائح التي تنظم سير العمل و إنجازه بالكفاءة المطلوبة داخل أقسام المصرف الفنية. 

2- الهيكل التنظيمي الجيد والمتناسق الأقسام المصرف، حيث إن الأقسام المكونة للهيكل التنظيمي لأي مصرف تختلف باختلاف المهام والوظائف التي يقدمها المصرف إلى عملائه ، فمن هذه الأقسام بما هو مرتبط بالعملاء وينتج العملية المصرفية، وهي الأقسام الفنية ومن أمثلتها : 

ـ قسم الصندوق.

ـ قسم الحسابات الجارية والودائع.

ـ قسم الأوراق التجارية.

ـ قسم الإقراض والتسليف.

ـ قسم الأوراق المالية.

ـ قسم العملات الأجنبية الحوالات.

ـ قسم الكفالات المصرفية.

ـ قسم الاعتمادات المستندية.

وهناك أقسام ليس لها ارتباط مباشر مع عملاء المصرف ، ولكن تقوم بتنظيم أعمال الأقسام الإنتاجية ، وتساعد على قيامها بمهام على أفضل وجه ، ومن هذه الأقسام نذكر:

ـ قسم الشؤون الإدارية

ـ قسم المحاسبة

ـ قسم الشؤون القانونية والقضايا.

ـ قسم العلاقات العامة .

ـ قسم الاستعلام المصرفي والإحصاء. 

ـ قسم شؤون الموظفين والعاملين.

وسوف نتناول في الفصول القادمة الدورة المستندية والمعالجة المحاسبية لكل قسم من الأقسام الفنية المنتجة للأنشطة المصرفية.