إنطلاقاً من كل هذه الأسباب التي ذكرناها سابقاً يتكون الهيكل التنظيمي من ثلاثة مستويات إدارية أساسية :

1- مستوى الادارة العليا.

2 - مستوى الادارة التنفيذية (الوسطى).

3- مستوى الإدارة الإشرافية (الدنيا).

1 ـ مستوى الإدارة العليا Top level Managers يعتبر هذا المستوى من أعلى المستويات الإدارية في منظمات الأعمال بغض النظر عن الشكل القانوني أو حجم المنظمة، ويمارس هذا المستوى كافة المهام التي تتطلب إتخاذ القرارات على مستوى الأهداف، الاستراتيجيات، السياسات وذلك للحفاظ على المنظمة وضمان بقائها ونموها.

2 ـ مستوى الادارة التنفيذية Middle Level Managers ويشكل هذا المستوى في تسلسله التنظيمي المستوى الثاني في المنظمة ويتكون من مديري الإدارات المتخصصة التي تخدم في إطار اختصاصها تحقيق الأهداف الفرعية والتي تشكل في النهاية الأهداف الأساسية للمنظمة، ويملك هذا المستوى التنظيمي كافة السلطات التي تسمح له باتخاذ القرارات الكفيلة بتحقيق أهداف كل وحدة تنظيمية تقع في هذا المستوى.

3 ـ مستوى الإدارة الإشرافية First Level Managers ويشمل هذا  المستوى كافة رؤساء الأقسام أو رؤساء الوحدات الإشرافية المعنية مباشرة بتنفيذ الخطط والبرامج، والاشراف عليها لضمان تحقيق الأداء المطلوب لكافة عناصر الإنتاج، ويملك هذا المستوى نظراً لقربه من أماكن التنفيذ كافة السلطات التي تسمح له بتصحيح الأداء المنفذ واتخاذ كافة القرارات المتعلقة بضمان تحقيق أهداف المنظمة .

هذا ويمكن توضيح موقع المستويات الادارية الثلاثة وفقاً للشكل التالي :  

ونظراً للطبيعة المتخصصة لادارة الأفراد يجب أن يُراعى عند تنظيمها  الأخذ في الاعتبار احتياجات المنظمة وظروفها وطبيعة نشاطها ، وكما يراعی عند إعداد الهيكل التنظيمي للمنظمة اعتبارات وعوامل ذكرناها سابقاً فإنه يراعى أيضاً في تنظيم هذه الادارة اعتبارات ضمن المنظمة :  عدد الأفراد بها ، التطور التكنولوجي المستقبلي وأثره على نوعية وتركيبة الموارد البشرية فيها .                          

من جهة ثانية فإنه ينبغي النظر إلى إدارة الأفراد من زاوية أخرى وهي مدى الحاجة إلى وجود إدارة أو قسم يهتم بشؤون الموارد البشرية في المنظمة ؟ مع بداية نشأة المنظمة يتركز اهتمام مراكز القرار على إنشاء إدارات متخصصة دون التركيز على رسم هيكل تنظيمي کامل، وبالتالي يقتصر هذا الهيكل على سبيل المثال في منظمة صناعية على إدارة الإنتاج، إدارة المبيعات، إدارة المشتريات، الادارة المالية ، أما الاهتمام بالأفراد ومشاكلهم فقد تكون من اختصاص أحد الخبراء في شؤون الموارد البشرية .   

ومع نمو المنظمة واتساع نطاق نشاطها يبدأ بالتالي نمو عدد الأفراد فتبرز عندئذٍ الحاجة إلى إنشاء إدارة متخصصة ترعى كافة المسائل التي تهتم بالأفراد ... الخ ومع تزايد حجم العمل بمكن إنشاء أقسام داخل هذه الادارة كل له اختصاص محدد يتولى نشاط خاص ، ويتوقف عدد وطبيعة الأقسام في ادارة الأفراد كما سبق وذكرنا إلى عدة اعتبارات إلا أن أهمها:

1 ـ حجم المنظمة .

2 - عدد أفراد القوى البشرية .

3 ـ طبيعة نشاط المنظمة.

4- القوانين والأنظمة الواجب تطبيقها.

5 ـ مدى تركيز أو انتشار نشاط المنظمة .

6 - فلسفة المنظمة تجاه النظرة إلى إدارة الأفراد . 

هذا وعندما يكون للمنظمة أكثر من مصنع، يُخصص في العادة في كل منها قسم خاص لادارة الأفراد في المصنع يتبع تنظيمياً مدير المصنع ، ولكن جميع رؤساء الأقسام في المصنع هم بالتبعية مسؤولين مباشرة أمام إدارة الأفراد بالمنظمة . 

إذاً يتوقف حجم ادارة شؤون الأفراد وتنظيم الأنشطة التي تقوم بها عادة على عدد الأفراد في المنظمة ، وعلى نطاق برنامج شؤون الأفراد ، والأهمية المعلقة على بعض الوظائف المعينة الخاصة بالأفراد. فإذا كانت المنظمة تضطلع مثلاً بعمليات تدريب وإعادة تدريب على نطاق واسع فإن الأمر يتطلب إقامة قسم خاص للتدريب، وبالمثل إذا كانت المنظمة تطبق برامج واسعة متصلة بنواح معينة ، مثل الأمن والأجور والعلاقات العمالية ، فإن الأمر قد يتطلب إقامة أقسام منفصلة حتى يكون هناك ضمان لتنفيذ هذه البرامج .