تفسيـر المعلومات

هناك أربعة عوامل تؤثر في تفسير المعلومات واستخدامها وهي : الوضع التنظيمي، والنمط الفكري لمتخذ القرار، والعوامل الشخصية والموقفية، وأخيراً مشكلة القرار. فمن الطبيعي أن تؤثر طبيعة المشكلة موضع اتخاذ القرار الإداري على تفسير المعلومات. فكلما زادت أهمية القرار تَطلّب الأمر اهتماماً أكبر بتحليل البيانات لدعم متخذ القرار مقارنة بالقرار الأقل أهمية.

المعلومات الجيدة  

لكي تكون المعلومات جيدة، يجب أن تتصف ببعض الصفات التي تجعلها مفيدة لمتخذ القرارات. فتكون المعلومات مفيدة إذا كانت على درجة  مقبولة من الدقة، فإذا كانت المعلومات غير دقيقة، فإنها تضلل مُتخذ القرارات ولا تساعده في عمله.

ويُستحب في المعلومات المفيدة أن تكون بسيطة وغير معقدة. فإذا اضطر المدير أن يبذل مجهوداً شاقاً لفهم المعلومات الواردة إليه بسبب تعقيدها وتركيبها، فان هذه المعلومات تحتاج جهداً إضافياً لتحليلها وتبسيطها  وفهمها لتكون مُعدة بالشكل المطلوب. يجب أن تكون المعلومات اقتصادية. بمعنى أن لا تكلف المنشأة أكثر مما يتوقع أن تفيدها. أي أن تكون قيمتها إيجابية. ونعني بذلك أن تكون تكلفتها المادية والجهد المتفق في إعدادها والوقت اللازم لإعدادها أقل من الفائدة المتوقعة منها في ترشيد وظائف الإدارة .
يجب أن تكون معلومات حديثة تتعلق بالظروف الحالية. فإذا كانت المعلومات غير معاصرة ، برغم من توافر العوامل الأخرى لجودتها، فان الاعتماد عليها يكون غير مُبرَر، حيث أنها لا تكون موضع اعتبار في ترشيد وظائف الإدارة .

ويجب أيضاً أن تكون المعلومات المفيدة كاملة بكل اعتباراتها وتغطي جميع أوجه اتخاذ القرار، فإذا كانت المعلومات جزئية أو ناقصة، فان الاعتماد عليها يكون غير رشيد.

إن علاقة المعلومات بما يكون متخذ القرارات بصدد تقريره أمر مهم ويجب عدم الالتفات أو الاهتمام بالمعلومات غير المتعلقة بالموضوع في اتخاذ القرارات . 

ومن المهم أن تكون قابلة للتحقق من حيث صحتها، وأن يكون من الممكن التحقق من هذه المصداقية.