المجموعة المستندية والدفترية لقسم الحسابات الجارية:
أولا: المجموعة المستندية: تنقسم المستندات المتداولة بقسم الحسابات الجارية إلى مجموعتين: الأولى: المستندات المؤيدة لعمليات الإيداع في الحساب الجاري، وتتحدد بناء على شكل الإيداع، فإذا كان الإيداع نقداً فإن المستند يتمثل في قسائم الإيداع (حوافظ الإيداع) التي يحررها المودعين أو موظف الحسابات الجارية ويوقع عليها العميل. أما إذا كان الإيداع بشيكات فيتمثل المستند في الشيكات وقسائم الإيداع (حوافظ الإيداع) التي يحررها المودعين أو الموظف المختص بقسم الحسابات الجارية ويوقع عليها العميل، وأيضاً إشعارات الإضافة التي يحررها الموظف المختص بقسم الحسابات الجارية.
الثانية: المستندات المؤيدة لعمليات السحب من الحسابات الجارية وتتمثل في الشيكات وأذون الصرف وأوامر التحويل التي يحررها العملاء.
ثانياً: المجموعة الدفترية: يحتفظ قسم الحسابات الجارية بدفترين أساسيين، هما:
الأول: اليومية المساعدة للحسابات الجارية: ويسجل فيها كافة العمليات المتعلقة بهذه الحسابات من إيداعات ومسحوبات يقوم بها العملاء، على أن يتم ترحيل تفاصيل هذه القيود أولاً بأول إلى دفتر أستاذ مساعد الحسابات الجارية في حساب العميل المختص. وفي نهاية كل فترة (يتفق عليها) يجرى قيد بإجمالي اليومية المساعدة في اليومية العامة (المركزية) والتي يحتفظ بها قسم الحسابات العامة بالبنك.
الثاني: دفتر الأستاذ المساعد للحسابات الجارية: ويتضمن هذا الدفتر حساباً لكل عميل من عملاء الحسابات الجارية، ويتم الترحيل إليه من واقع اليومية المساعدة للحسابات الجارية بعد إتمام مراجعة المستندات الأصلية، ويوضح هذا الحساب رصيد كل عميل أولاً بأول.
ثالثاً: الكشوف الإحصائية: وتتمثل في:
أولاً: كشف خلاصة الحركة اليومية: ويتم إعداده في نهاية كل يوم عمل كملخص إجمالي لأعمال قسم الحسابات الجارية من عدة نسخ ترسل إحداها إلى قسم الحسابات العامة ويحتفظ القسم بنسخة منه وترسل النسخ الأخرى إلى الأقسام الأخرى التي لها معاملات مع القسم.
ثانياً: دفتر مراكز العملاء: وهو عبارة عن نسخة ثانية من دفتر أستاذ مساعد قسم الحسابات الجارية وتحتفظ به وحدة مراكز العملاء بالقسم، ويتم التسجيل فيه مباشرة من واقع المستندات المؤيدة لعمليات الإيداع أو السحب دون انتظار لمراجعة هذه المستندات والتسجيل بدفاتر اليومية المساعدة، وذلك لتوفير عامل السرعة الذي يتطلبه النشاط المصرفي.
ثالثاً: ملف العميل؛ ويشمل بطاقات نماذج توقيع العميل، وطلب فتح الحساب الجاري والأوراق الأخرى المتعلقة بالعميل.
