4. الرقابة الداخلية على المشتريات 

تتمثل الرقابة الداخلية على المشتريات في جميع الوسائل والطرق والإجراءات ووسائل القياس التي تضعها الإدارة من أجل تحقيق الأهداف الرئيسة التي ينبغي أن يحققها نظام الرقابة الداخلية بشكل عام والتي تتمثل في تحقيق الدقة المحاسبية لعمليات الشراء وحماية الأصول ذات العلاقة بها من نقدية ومخزون سلعي وحسابات الدائنين وتحقيق الكفاءة والفاعلية في عمليات الشراء وتشجيع الالتزام بكل ما وضعته الإدارة من تعليمات وأنظمة تتعلق بعمليات الشراء، ومن أجل فهم الرقابة الداخلية على المشتريات لا بد من فهم الوظائف الأساسية في هذه الدورة.   

1.4 الوظائف الأساسية في دورة المشتريات 

1 ـ وظيفة استحداث عملية الشراء ومعالجة أوامر الشراء وتتعلق هذه الوظيفة بالطلب الصادر من المنشأة من أجل شراء بضاعة من منشأة أخرى وبأمر الشراء الصادر عن دائرة المشتريات في المنشأة استجابة لطلب الشراء، وهذه الوظيفة عادة تتضمن الأمور التالية:

- وضع أسماء الموردين على قائمة الموردين الذين يتم التعامل معهم.

تعتبر عملية قبول البائعين للحصول منهم على البضائع والخدمات من الأمور الرقابية المهمة خاصةً في الانظمة المحاسبية المحوسبة، حيث أن هذا الأمر يقلل من إمكانية قيام الموظفين بعمليات مع بائعين وهميين.

- طلب البضائع وتحضير أوامر الشراء.

يمثل طلب الشراء دليل موثق لدعم تأكيدات الادارة الخاصة بالحدوث لعمليات الشراء، حيث تقوم معظم المنشآت بإصدار تفويض عام لتلبية الاحتياجات التشغيلية مثل شراء البضاعة والمواد الخام عندما يكون هناك حاجة لذلك أو عند وصول نقطة إعادة الطلب. حيث تقوم الجهة الطالبة والمتمثلة بالمخازن أو دائرة الحاسوب في بعض المنشآت بإعداد طلب الشراء الذي يتضمن الكميات المطلوبة من السلعة المطلوبة ويتم توجيهه إلى دائرة المشتريات. ويجب أن يكون لدائرة المشتريات سلطة إصدار أوامر الشراء فقط عند استلام طلبات الشراء المقبولة، حيث تقوم هذه الدائرة بالتحقق من أفضل مصدر للتزويد والحصول على أسعار تنافسية، ومن ثم اختيار المورد المناسب وإعداد أمر الشراء.

ولا بد من مراعاة الأمور التالية عند إعداد أمر الشراء:

- يجب أن يحتوي أمر الشراء على وصف تفصيلي للبضائع المطلوبة ويشمل ذلك الكميات والأسعار واسم البائع وعنوانه.

- يجب أن تكون أوامر الشراء مرقمة وموقعة من قبل شخص مخول في دائرة المشتريات.

ـ أن تكون أوامر الشراء من عدة نسخ.

ـ النسخة الأصلية من أمر الشراء ترسل إلى البائع والنسخ الأخرى ترسل إلى كل من قسم الاستلام (وقد تكون هذه النسخة بدون معلومات عن الكميات)، وقسم الذمم الدائنة في دائرة المحاسبة، وتبقى نسخة لدى دائرة المشتريات. 

ـ تعتبر أوامر الشراء من مستندات عملية الشراء ودليل لتأييد الحدوث لعملية الشراء.

2 - استلام البضائع وحفظها: ويتضمن ذلك الاستلام المادي للبضاعة وتخزين البضائع المستلمة وإعادة البضائع التي لا تطابق المواصفات أو المعيبة إلى البائع. يعتبر أمر الشراء بمثابة تفويض لقسم الاستلام لقبول البضائع واستلامها من البائعين، حيث تعتبر عملية استلام البضائع دليل على اكتمال عملية الشراء وثبوت الالتزام على المنشأة. ويجب على موظف قسم الاستلام أن يقوم بمقارنة البضائع المستلمة مع وصف البضائع في أمر الشراء وأن يقوم بعدّها وفحصها للتأكد من سلامتها، ومن ثم يقوم بتحضير تقرير استلام البضاعة مرقم عند كل عملية استلام وذلك لتوثيق البضائع المستلمة، وإثبات الالتزام على المنشأة. ويعتبر تقرير الاستلام وثيقة مهمة لدعم تأكيد حدوث عملية الشراء. بعد وصول البضاعة للمخازن أو إلى الدائرة التي طلبتها لا بد أن يحصل موظف الاستلام على مستند يؤكد عملية تسليم البضاعة إلى المخازن وهذا من شأنه أن يدعم عملية المساءلة اللاحقة عن البضائع المستلمة. ولا بد من التأكيد على ضرورة فصل وظيفة حماية البضاعة المستلمة عن بقية الوظائف ذات الصلة بعملية الشراء من أجل تقليل مخاطر التلاعب.

3- تسجيل الالتزامات: إن اعتراف المنشأة بالالتزام الناشئ عن عملية الشراء يتضمن التسجيل الفوري للالتزام وذلك عند استلام فاتورة المشتريات من المورد والمساءلة عن العمليات المسجلة.

4- تسديد قيمة البضاعة المشتراة: يتم تحضير كشف بالذمم الدائنة ومن ثم إعداد الشيكات للموردين حسب الاتفاق.