تحديد دور المستشار

قبل التعاقد مع المستشار على المنظمة أن تحدد دوره بشيء من الدقة والتفاصيل ويوضح الشكل (1- 8) التالي الأدوار المختلفة، والتي تعبر عن مدى تدخل المستشار في حياة المنظمة (2006 ,Palmer et al).

1- المرآة : يطرح المستشار أسئلة ويجيب العميل على هذه الأسئلة لكي يعرف نفسه.

2- الباحث عن الحقائق : يقوم المستشار بجمع معلومات وإثارة تساؤلات ويبحث عن مزيد من المعلومات باستخدام المقابلات والاستقصاءات ودراسة الأنظمة والإجراءات في المنظمة.

3- مشخص المشاكل : يقدم المستشار تعريفاً دقيقاً للمشاكل وأبعادها إيماناً بالقول (إن عرف السبب بطل العجب).

4- صاحب البدائل : يحدد المستشار بدائل الحل أمام المنظمة، ومزايا وعيوب كل منها، والنتائج المرجوة منها، والموارد المطلوبة في كل منها.

5- حلال المشاكل : يختار المستشار البديل المناسب للمنظمة وللمشكلة، ويبرر من خلال مزاياه، ويوضح جوانب الحل.

6- المدرب والمعلم : يقوم المستشار بتعليم المنظمة ومديريها كيفية الاستفادة من التجربة، وكيفية النظر إلى أخطائهم في المستقبل.

7- الخبير الفني: يقوم المستشار بتحديد طريقة تنفيذ إعادة الهيكلة، ووضع خطوات التنفيذ بشكل تفصيلي.

8- الراعي الأمين : يفوق المستشار هنا الحدود التعاقدية مع المنظمة، ويبلغها بأي مشاكل أخرى، ويقدم عنها تصوراته وحلوله وتنفيذه لها ومتابعة تنفيذها المصلحة المنظمة أولاً.

خطوات الاستشارة

تمر الاستشارة بعدة خطوات، ويتعدد دور ووظيفة المستشار الخارجي حسب طبيعة الخطوة. ويوضح شكل (1 - 9) هذه الخطوات الأساسية وما يتبعها من وظائف للمستشار Lippitt and Lippitt, 1986; Beer and Nohria, 2000, Weatley 2003

1- البدء في الاستشارة : وهنا يقوم الخبير الاستشاري بإطلاق فكرة إعادة الهيكلة وأهميتها للمنظمة، ويتم ذلك من خلال تقديمه لمعلومات علمية وتطبيقية عن الموضوع

2- تشخيص المشاكل : وهنا يقوم الخبير الاستشاري بمساعدة المنظمة في وضع خطة عن كيفية تجميع المعلومات، وماهية البيانات المطلوبة، وكيفية اشتراك أجزاء المنظمة في جمع المعلومات، وكيفية تبويب وتفريغ البيانات في جداول وأشكال بيانية يسهل فهمها، وكيفية تحليل هذه البيانات بالشكل الذي يساعد على تحديد المشكلة أو تشخيصها.

3- وضع الحلول : وتصميم أنظمة التدخل ويقوم الخبير الاستشاري هنا بالاتفاق مع المنظمة على نقاط التركيز والأهداف التي سيتم التعامل معها. ويقوم أيضاً الخبير الاستشاري بتقديم مجموعة الأدوات التي سيستخدمها في التغيير، أي هل سيقوم بتعديل هياكل التنظيم؟ أو بإعادة تصميم الوظائف؟ أو باستخدام التخطيط الاستراتيجي؟ أو ببناء أنظمة جديدة للتسويق؟

4- تقييم ومتابعة التطوير : ويقوم الخبير الاستشاري هنا بجمع معلومات عن النتائج التي تم تحقيقها، وذلك لتحديد مدى الاستمرار أو التعديل في طرق إعادة الهيكلة المستخدمة. كما يقوم الخبير بتقييم فعالية التطوير التنظيمي من خلال مؤشرات الربح، وإنجازات الإنتاج والمبيعات والعلاقات الشخصية، وسلوك العاملين، والغياب والإصابات، وترك الخدمة، وغيرها من النتائج النهائية للمنظمات.

5- إنهاء الاستشارة: يقدم الخبير الاستشاري تقريره النهائي، وتقوم المنظمة بتقييم التجربة، ويخرج المستشار من المنظمة بسلام ويحصل على أتعابه.

كيف تختار المستشار؟

تحتاج إعادة الهيكلة إلى مساعدة خارجية من أحد المستشارين المتخصصين في هذا المجال، سواء أكان ذلك فرداً أم مكتباً استشارياً، والروشتة التالية التي تظهر في شكل (10-1) توضح لك كيف يمكن أن تختار هذا المستشار ؟ 1995 ,Eisen et alSulivan and Quad, 1995

كيف تختار مستشار إعادة الهيكلة ؟ 

1- تأكد أنه ذو خلفية واسعة في العلوم السلوكية.

2- تأكد أن له خبرة واسعة في مجالات التنظيم والإدارة.

3- تأكد أن له خبرة واسعة في وضع مناهج التعليم والتدريب.

4- تأكد أن له خبرة بتنمية الأفراد والجماعات والمنظمات.

5- تأكد أن له معرفة بكيفية تصميم برامج إعادة الهيكلة.

6- تأكد أن له معرفة بالنظريات والمدارس العلمية في مجالات الإدارة والتنظيم

7- تأكد أن له معرفة بتكوين الشخصية الإنسانية والقيم والاتجاهات والميول.

8- تأكد من مهاراته في الاتصال: الاستماع والإقناع وكتابة التقارير والرسائل.

9-  تأكد من مهاراته في التعليم والتدريب، وسمعته في إقناع المديرين.

10- تأكد من مهارته الاستشارية (مثلاً اقرأ تقريراً استشارياً له).

11- تأكد من مهارته في بناء علاقات حسنة مليئة بالثقة والود.

12- تأكد من مهارته في العمل مع جماعات، وقيادة الحوار فيها، وإقناع الجماعة، وحل أي صراع بها.

13- تأكد من مهارته في بناء الأنظمة، واستخدام أدوات إعادة الهيكلة، ويمكن ذلك بفحص أعماله السابقة.

14- تأكد من مهارته في البحث العلمي على الأخص ما يمس منها تصميم قوائم الأسئلة، وفحص البيانات وتحليلها.

15- تأكد من مهارته في تشخيص المشاكل وحلها.

16- تأكد من مرونته عند وجود خلافات شخصية. 

17- تأكد من سمعته المهنية، وأنه شخص أو مكتب له مهارات وتقاليد وقيم وسمعة عالية.

18- تأكد من أنه ناجح، وواثق من نفسه، وشجاع.

19- تأكد من أنه ذكي ومتفتح ذهنياً.

20- تأكد أن له عقلية منتجة، وموجهة ناحية الفعل وليس القول.