الرقابة على المبيعات: نظام معلومات

تحتوي عملية الرقابة على المبيعات على كافة مقومات نظام المعلومات الادارية. فالنظام بمفهومه العام هو في حقيقته مجموعة عناصر مترابطة بعضها ببعض لتحقيق غاية معينة. أما المعلومات فهي مجموعة الحقائق والبيانات. وبهذا يكون مفهوم نظام المعلومات هو مجموعة البيانات والتعليمات والاجراءات التي تجمع وتعالج البيانات وتحللها وتوفرها إلى مواقع ادارية في المنشأة من أجل اتخاذ القرارات المناسبة التي تخدم العملية الادارية. ولا يشترط بنظام المعلومات ان يكون ممكناً على الحاسبة الالكترونية فقد يكون نظام المعلومات صغيراً وبسيطاً، وقد يكون كبيراً ومتشعباً تدعو الضرورة الى مكنته على الحاسبة .

يحتاج وضع نظام رقابي على المبيعات  (نظام للمعلومات) الى المباديء الآتية :

ـ تحديد الهدف - ماذا نراقب ؟

ـ تحديد المعايير (المقياس) التي يتسني بواسطتها مقارنة المبيعات الفعلية - المقارنة مع ماذا ؟

ـ تحديد البيانات المطلوبة اللازمة لعملية المقارنة، ومصادر الحصول عليها.

ـ تثبيت دورية كل تقرير، ومن بعده، ومن يستفيد منه ـ الجهات التي تستلم التقرير ؟

ـ توضيح تفاصيل المعلومات اللازمة لكل تقرير .

ـ الدقة في تثبيت المعلومات.

ـ السرعة في تداول المعلومات .
- رفع التقارير واتخاذ الاجراء المناسب كي يتسنى معالجة الانحرافات قبل تفاقمها .

وتجدر الاشارة إلى أن دورية تقارير الرقابة على المبيعات، كقاعدة عامة، تكون أكثر تكراراً كلما تقربنا إلى قاعدة الهرم الاداري التي تتعامل ببيانات المبيعات اليومية، في حين قد لا تتعامل الادارات العليا إلا بتقارير عن المبيعات الشهرية. لكن الضرورات العملية تسمح بالخروج عن هذه القاعدة عند الحاجة مثل: تقلبات السوق، دخول منافس جديد إلى الأسواق، طرح منتوج جديد من قبل المنشأة إلى السوق. ففي مثل هذه الحالات الأستثنائية نرى ان الحرص والواجب يدفعان مدير المبيعات والادارة العليا على متابعة سير المبيعات بشكل مكثف وحتى على مستوى اليوم الواحد.

ولابد من الإشارة أيضاً الى ان تفاصيل المعلومات التي تتضمنها التقارير إلى الادارات العليا تتقلص بارتفاع مستوى الموقع الاداري، بعكس الادارات الوسطى فما دونها التي تستلم تقارير أكثر تفصيلاً. فالمبدأ في ذلك هو ان اهتمام الادارات العليا يتوزع على جوانب عديدة من انشطة المنشأة ، ولا يقتصر على المبيعات فحسب. الا ان الادارة العليا اذاً لمست وجود انحراف في المبيعات يستدعي منها الخوض في تفاصيل أكثر، فبأمكانها حينئذ طلب تلك التفاصيل من الادارات الأدنى. وتوجد بعض من الممارسات في الشركات الكبيرة التي لا ترفع فيها إلى الادارات العليا تقارير عن تقدم العمل في الحالات الاعتيادية أي عندما تكون الانجازات مطابقة للمخطط ( مع وجود انحراف ضئيل مسموح به ) لأن المبدأ المعمول به هو ان التنفيذ مطابق للمخطط. وفي هذه الحالات لا ترفع التقارير الرقابية إلى الادارة العليا إلا في حالة وجود انحرافات في التنفيذ، وهذا ما يطلق عليه مصطلح الادارة بالاستثناء .Exception  Management by