ثالثاً: معالجة التلف والعجز بالمخازن والمرتجع لها والزيادة بها :
عند المحاسبة عن المواد تظهر عدة مشاكل على أرض الواقع بالمنشأة وذلك فيما يخص المواد ، ويتطلب الأمر معالجة أثر هذه المشاكل محاسبياً ، وإثبات تلك المعالجة بالسجلات والدفاتر.
وأهم هذه المشاكل الخاصة بالمواد والتي تواجه المنشأة :
1- التلف والعجز والفقد بالمخازن.
2- المرتجع من التشغيل للمخازن.
3- زيادة بعض الأصناف بالمخازن عن رصيدها الدفتري.
4- تحويل المواد بين أوامر التشغيل.
ونتناول فيما يلى توضيحاً لكيفية المعالجة المحاسبية لهذه الجوانب وكيفية تأثير تلك المعالجات على تكلفة المواد المحملة على التشغيل ، وتأثير ذلك أيضاً على قيمة
المخزون وتكلفة مركز المخازن.  
1 - التلف والعجز والفقد بالمخازن: 
ويقصد بتلف المواد أن يحدث تغيراً للمواد أثناء تخزينها يجعلها غير متفقة كاملاً أو جزئياً مع المواصفات المطلوبة للتشغيل. 
بينما يقصد بالعجز أو الفقد ضياع كمية من الصنف بحيث يصبح الرصيد الفعلي للصنف أقل من الرصيد الدفتري، وهذا العجز أو الفقد قد يكون بسبب طبيعة المادة نفسها وقد يكون بسبب سوء تصرف الأفراد بالمخازن.
إذن هناك اختلاف من الناحية الفنية والواقعية بين ما يطلق عليه تلف وما يطلق عليه عجز أو فقد بالنسبة للمواد بالمخازن، ولكن عند المعالجة المحاسبية للتلف والعجز أو الفقد فإن المعالجة المحاسبية لا تختلف بينهم فتتم المعالجة لكل هذه الحالات بطريقة واحدة وإن اختلفت طبيعة وأسباب حدوث كل منها.  
وإذا كانت المعالجة المحاسبية واحدة إلا إننا يجب أن نفرق بين حالتين : 
الأولى: عند اثبات التلف أو العجز بصفحات الأصناف بدفتر أستاذ المخازن. 
الثانية: عند المعالجة المحاسبية للتكلفة المترتبة على هذا التلف أو العجز وذلك عند تحميلها على المسئول عنها. 
الحالة الأولى: إذا حدث تلف أو عجز في صنف بالمخازن فإن هذا التلف أو العجز، سواء كان تلفاً أو عجزاً مسموحاً به أو غير مسموح به، يتم إثباته في صفحة الصنف الذي حدث له هذا التلف أو العجز ويكون إثباته في خانة المنصرف، ويعامل تماماً نفس معاملة المنصرف العادي وتطبق عليه أيضاً نفس طريقة التسعير المتبعة لتسعير المنصرف.
الحالة الثانية : المعالجة المحاسبية للتكلفة المترتبة على هذا التلف :
بعد أن تم إثبات التلف أو العجز بصفحة الصنف، فإن الاجراء المحاسبي أو المعالجة المحاسبية لقيمة هذا التلف أو العجز تكون على النحو التالي:
اذا كان التلف أو العجز مسموحاً به وفقا للمسموحات التي حددتها المنشأة فإن تكلفة هذا التلف أو العجز تعتبر تكلفة وتحمل على مركز المخازن كأحد عناصر تكاليف مركز المخازن فالمعروف أن عناصر تكاليف مركز المخازن تتمثل في عناصر أهمها: إيجار المخزن ، مرتب أمين المخزن  ، والاضاءة، غير ذلك من العناصر  وهنا يضاف لها كأحد عناصر تكاليف مركز المخازن، تكلفة التلف أو العجز المسموح به. 
أما إذا كان هذا التلف أو العجز غير مسموح به فإن قيمته لا تعتبر تكلفة ولا تحمل على مركز المخازن بل تعتبر خسارة تحمل على الأرباح والخسائر ( في حساب الأرباح والخسائر أو في قائمة الدخل ) وهذا من منطلق مبادئ محاسبة التكاليف التي لا تعترف بكل ما هو غير مسموح به فلا تعتبره تكلفة ولكن تعتبره خسارة لا تحمل على الانتاج.
مثال (6) :
ــ حدث تلف في الصنف س بالمخازن بلغ 100 وحدة ، ووفقاً لمعدلات التلف المسموح بها بلغ التلف المسموح به 20 وحدة والباقي غير مسموح به.
ــ الكميات المتاحة من الصنف س وأسعارها كانت كما يلي :  
400 وحدة بسعر الوحدة 20 ج .
200 وحدة بسعر الوحدة 15 ج .
المطلوب :  بيان كيفية اثبات هذا التلف فى صفحة الصنف ثم بيان كيفية المعالجة المحاسبية لقيمة هذا التلف، علماً بأن طريقة التسعير المتبعة هي الأول في الأول.
الحل 
في صفحة الصنف س يتم إثبات كل التلف (مسموح وغير مسموح) في خانة المنصرف على النحو التالي: 
 
ــ المعالجة المحاسبية لقيمة التلف : 
تكلفة التلف المسموح به = 20 وحدة × 20 ج = 400 ج وتعتبر تكلفة وتحمل على مركز المخازن كأحد عناصر تكاليفه .
قيمة التلف غير المسموح به = 80 وحدة × 20 ج = 1600 ج وتعتبر خسارة تحمل على الأرباح والخسائر فى حساب الأرباح والخسائر أو في قائمة الدخل.