ثالثاً: المبادئ الرقابية الخاصة بالأنشطة الرقابية 

Control Activities

وتتمثل بالسياسات والإجراءات التي تؤدي إلى ما يلي :

ــ ضمان الالتزام بالتوجهات الإدارية .

ــ التأكـد مـن اتخاذ الإجراءات الضرورية لإدارة المخاطر التي تواجـه المؤسسة في تحقيقها لأهدافها.

ــ قد تكون هذه الأنشطة وقائية أو كاشفة من حيث الطبيعة.

ــ قد تكون هذه الأنشطة يدوية أو آلية.

وقد شملت الأنشطة الرقابية المبادئ الثلاثة من العاشر وحتى الثاني عشر.

المبدأ العاشر: على المؤسسة اختيار وتطوير الأنشطة الرقابية التي تساهم في تخفيض المخاطر التي تواجه تحقيق الأهداف إلى المستويات المقبولة :

مسؤوليات الإدارة :

- يجب اختيار الأنشطة الرقابية التي تعمل على تخفيض المخاطر إلى المستويات المقبولة .    

ـ لا المؤسسة ولا التدقيق يقوم بتحليل الأنشطة الرقابية من خلال وضع قائمة بالضوابط الرقابية، وتحديـد هـذا موجـود وهذا غيـر مـوجـود، الضوابط الرقابية يتم تقييمهـا مـن خـلال علاقتها مع المخاطر ومدى مساهمتها في تخفيض آثارها.

فيما يلي الجوانب الرئيسية التي تم الإشارة إليها ضمن هذا المبدأ طبقاً لاطار COSO :

1ـ إن وضع إجراءات رقابية يجب أن يتم بشكل متكامل مع تقييم المخاطر، لذلك يجب في البداية تقييم المخاطر التي تواجه المؤسسة، ومن ثم يتم وضع الإجراءات الرقابية التي يجب وضعها للحد من آثار هذه المخاطر، أو تقليل احتمالية حدوثها، وفي بعض الأحيان يمكن للإدارة تقبل المخاطر ولا تقوم بوضع إجراءات رقابية لها إذا كانت أهميتها لا تتناسب وكلفة وضع الضوابط الرقابية لمواجهتها.

2ـ على المؤسسة دراسة العوامل الخاصة بها، حيث إن بيئة المؤسسة وطبيعة عملها وتنظيمها هي من تحدد الإجراءات الرقابية الملائمة لها، لاسيما وأن الأهداف والمخاطر تختلف من قطاع إلى قطاع ومن مؤسسة إلى مؤسسة، حتى ولو كانت ضمن نفس القطاع، لذلك تختلف الإجراءات الرقابية ما بين المؤسسة حتى ولو تطابقت إجراءات عملها ، فإن الاختلاف في الأهداف وأهمية المخاطر ودرجة الاستجابة لها يتطلب إجراءات رقابية مختلفة بين هذه المؤسسات.

3- الأنشطة الرقابية الخاصة بالمعاملات : هذه الأنشطة يطلق عليها ضوابط المعاملات، وهي الإجراءات الرقابية التي يتم وضعها لتخفيف مخاطر معالجة المعاملات في أعمال المؤسسة ضمن دوراتها المستندية. وفيما يلي أمثلة على الإجراءات الرقابية التي يجب وضعها للمعاملات :

أ- الاعتماد والموافقة : بمعنى أن تُعتمَد المعاملة من مستوى إداري مناسب وفقاً للصلاحيات الموضوعة . 

ب. الضوابط المادية : وضع الأصول الهامة في أماكن آمنة ضمن ضوابط معينة للوصول إليها، مثال ذلك يتم حفظ النقدية والأوراق المالية والاتفاقيات الهامة في خزائن حديدية تحت الرقابة الثنائية ، بحيث يتم الوصول اليها من قبل المفوضين بالمفاتيح الخاصة بهذه الخزائن أو حفظ المخزون السلعي في أماكن آمنة ضمن ظروف تخزين ملائمة، مع الأخذ بعين الاعتبار صلاحية الوصول اليه .

ج- المطابقات والتسويات : وتتمثل في إجراء المطابقات اللازمة بين السجلات والأرصدة الدفترية أو إجراء التسويات بين الحسابات في الدفاتر والحسابات لدى الجهات الأخرى، كالبنوك مثلاً .

د ـ  الضوابط الإشرافية : وهي ضرورة وجود وحدة تعمل على الرقابة على المعاملات من حيث التحقق والتأكد من الاعتماد والموافقة ...الخ .

4 ـ الفصل بين المهام : حيث إنه على المؤسسة أن تراعي فصل الاختصاصات والمهام، بحيث لا يقوم موظف بمهام متعارضة قد تؤدي إلى إيجاد فرصة لعمليات الاحتيال، وكذلك فصل اختصاص الوحدات التنظيمية، بحيث لا تقوم نفس الوحدة بمهام متعارضة، ومن الأمثلة على ذلك : 

- فصل وظيفة ماسك الدفاتر المحاسبية وماسك حسابات البنوك عن وظيفة إجراء التسويات لحسابات البنوك.

- فصل وظيفة الشراء عن وظيفة استلام المشتريات.

- فصل وظيفة منح الائتمان عن وظيفة تدقيق صحة إجراءات منح الائتمان.

- فصل وظيفة محلل النظم / مبرمج الحاسوب عن وظيفة مشغل الحاسوب .