ثالثاً :- جرد النقدية في الصندوق : 

Cash Inventory

تقوم الإدارة كل فترة بعملية جرد للصندوق وذلك لتحديد رصيد النقدية الذي سيظهر في کشف الميزانية عن طريق مطابقة رصيد حساب الصندوق في السجلات مع ما هو موجود فعلاً في الخزينة ، وأحياناً قد تلجأ المنشأة لأسلوب الجرد المفاجئ وذلك بدون إشعار مسبق لأمين الصندوق للحد من التلاعب والإختلاس الذي يمكن أن يقوم به أمين الصندوق كون الجرد بعتبر إحدى وسائل الرقابة الداخلية . وإن عملية الجرد الدوري تتم بواسطة لجنة مشكلة لهذا الغرض حيث يتم حصر النقدية الموجوده فعلاً في الصندوق سواء كانت قطع نقدية أم شیکات مودعة في الصندوق ولم يتم إرسالها إلى البنك للتحصيل وبعدها يتم حصر الرصيد الفعلي ومقارنته مع الرصيد الدفتري لحساب الصندوق ويسفر عن جرد النقدية أحد الإحتمالات التالية : 

1- تطابق رصيد حساب الصندوق مع النقدية الموجودة في الخزينة وهنا لا نحتاج إلى إجراء قيد التسوية .

2- زيادة رصيد حساب الصندوق في السجلات عن النقدية الموجودة في الحزينة وهذا ما يسمى بالعجز .

3- زيادة النقدية الموجوده في الخزينة عن رصيد حساب الصندوق في سجلات المشروع وهذ ما يسمى بالزيادة . 

المعالجة المحاسبية للعجز في الصندوق Cash Deficit

في حالة وجود عجز في الصندوق يجب تسجيله في الدفاتر وفقا لما يلي :

أ- إذا كان أمين الصندوق موظفاً والعجز من مسؤوليته :

في هذه الحالة يسجل قید بتحميل ذم أمين الصندوق بالمبلغ بالقيد :

xx من حـ/ أمين الصندوق ( فلان)

       xx إلى حـ/ الصندوق

وعند تسديد المبلغ سواء دفعة واحدة أم على أقساط يثبت بالقيد :

xx من حـ/ الصندوق

     xx إلى حـ/ أمين الصندوق

ويمكن أن تخصم قيمة العجز من راتبه الشهري وتثبت بالقيد :

xx  من حـ/ الرواتب (راتب أمين الصندوق)

 إلى مذكورين :

            xx حـ/ أمين الصندوق

            xx حـ/ الصندوق (بقيمة باقي الراتب)

ب- إذا كان صاحب المنشأة هو نفسه أمين الصندوق :

في هذه الحالة يعتبر العجز مسحوبات شخصية ويسجل بالقيد :

 xx من حـ/ المسحوبات الشخصية

       xx  إلى حـ/ الصندوق  

ج- إذا كان أمين الصندوق موظفاً ولم يكن العجز من ضمن مسؤولياته (عجز طبيعي):

في هذه الحالة لا يدفع أمين الصندوق أي مبلغ ويعتبر خسارة للمنشأة حيث يتم تحميل حـ/ الأرباح والخسائر بقيمتها وتثبت بالقيد :

xx من حـ/ عجز الصندوق

       xx إلى حـ/ الصندوق

ويقفل عجز الصندوق في حساب الأرباح والخسائر بالقيد :

xx من حـ/ الأرباح والخسائر

          xx إلى حـ/ عجز الصندوق

د- إذا لم يعرف سبب العجز :

في هذه الحالة يفتح حساب معلق وهذا الحساب وسيط يلغي عند إكتشاف الخطأ وتكون المعالجة المحاسبية كما يلي :

xx من حـ/ معلق

      xx إلى حـ/ الصندوق

والحساب المعلق هو حساب مؤقت لا بد من إقفاله بعد فترة قصيرة من الزمن سواءً إكتشف الخطأ أم لم يكتشف حيث أن الإجراءات المحاسبية لا تسمح بظهور حساب المعلق ضمن حسابات الميزانية . 

المعالجة المحاسبية للزيادة في الصندوق : Cash Over 

إذا تبين من الجرد بأن هناك زيادة في النقدية الموجودة في الخزينة عن الرصيد في سجلات المنشأة فتعالج محاسبياً كما يلي :  أ- إذا لم يعرف سبب الزيادة :ـ  

في هذه الحالة يفتح حساب معلق بمقدار الزيادة وتثبت بالقيد :

xx من حـ/ الصندوق

      xx إلى حـ/ معلق  

ب- إذا إعتبرت الزيادة إيراداً للمشروع :

تُضاف إلى حساب الأرباح والخسائر وتثبت الزيادة في الصندوق بالقيد التالي :

xx من حـ/ الصندوق

       xxإلى حـ/ الزيادة في الصندوق

ويقفل حساب الزيادة في نهاية السنة المالية في حـ/ الأرباح والخسائر بالقيد :

 xx من حـ/ الزيادة في الصندوق

        xx إلى حـ/ الأرباح والخسائر

مثال (49) :

في 2004/12/31 أظهرت دفاتر منشأة الخلود رصيداً لحساب الصندوق قدره 1500 دینار ، وعند الجرد كان الرصيد الفعلي للصندوق 1470 دینار .

المطلوب : تسجيل قيود التسويات الجردية وإقفالها في الحالات التالية :

1- أن العجز من مسؤولية أمين الصندوق (سالم) مع العلم أن راتبه الشهري يبلغ 200 دينار ويدفع في نهاية كل شهر نقداً .

2- أن العجز من مسؤولية أمين الصندوق (صاحب المنشأة) .

3- إعتبار العجز خسارة نتيجة ضعف في نظام الرقابة الداخلي على الصندوق.

4- لم يعرف سبب العجز (مع تصویر حـ/ المعلق ).

الحل :

1- أ- إثبات العجز بالصندوق بتحميله لأمين الصندوق (سالم) بالقيد :

30 من حـ/ أمين الصندوق (سالم)

        30 إلى حـ/ الصندوق  

  ب- إثبات خصم قيمة العجز في الصندوق من راتب أمين الصندوق بالقيد :

200 من حـ/ الرواتب (راتب سالم)

             إلى مذکورین  :

            30 حـ/ أمين الصندوق (سالم)

           170 حـ/  الصندوق 

2- أ- إثبات تسوية العجز بالصندوق بإعتباره مسحوبات بالقيد :

30 من حـ/ المسحوبات الشخصية

     30 إلى حـ/ الصندوق   

 ب- في نهاية السنة المالية يتم إقفال المسحوبات في حـ/ رأس مال صاحب المشروع بالقيد :

30 من حـ/ رأس المال

       30 إلى حـ/ المسحوبات الشخصية

3- أ- إثبات قيمة العجز في الصندوق بالقيد :

 30 من حـ/ عجز الصندوق

      30 إلى حـ/ الصندوق  

ب- إثبات إقفال عجز الصندوق بحساب الأرباح والخسائر بإعتباره خسارة على المشروع بالقيد :

30 من حـ/ الأرباح والخسائر

      30 إلى حـ/ عجز الصندوق

4- أ- إثبات تسوية العجز بالصندوق بفتح حساب معلق لعدم معرفة سببه بالقيد :

30 من حـ/ المعلق

     30 إلى حـ/  الصندوق

تصوير حـ/ المعلق :

مثال (50) :

في 2004/12/31 أظهرت دفاتر مؤسسة خداش التجارية رصيداً لحساب الصندوق قدره 1000 دينار وعند الجرد تبين أن الرصيد الفعلي للصندوق بلغ 1050 دینار . 

المطلوب :

تسجيل قيود التسوية والإقفال في الحالات التالية :

1- إذا علمت أن الزيادة لم يعرف سبها (صور حـ/ المعلق) .

2- إذا إعتبرت الزيادة إيراداً للمنشأة .

الحل :

1- 50 من حـ/ الصندوق    12/31  

           50 إلى حـ/ المعلق

(إثبات الزيادة بالصندوق بفتح حساب معلق لعدم معرفة سببها)

2- أ- إثبات الزيادة بالصندوق بإعتبارها إيرادة بالقيد :

50 من حـ/ الصندوق

     50إلى حـ/ الزيادة في الصندوق

ب- إثبات إقفال الزيادة في حساب الأرباح والخسائر بالقيد :  

50 من حـ/ الزيادة في الصندوق

         50 الى حـ / الارباح والخسائر