خطوات إجراء الرقابة : Process of Controlling

هناك مجموعة من العمليات والخطوات التي من خلالها يمكن لعملية  الرقابة تحقيق هدفها الأساسي وهو مقارنة النتائج المحققة والنتائج المخطط لها ثم محاولة تصحيح المسار نحو الوصول إلى الأهداف المخطط لها. بوجد اتفاق بين الكتّاب في علم الإدارة على أن هناك ثلاث خطوات رئيسية للقيام بعملية الرقابة وهي على النحو التالي : 

1- وضع المعايير : Setting Criteria

بادئ ذي بدء لابد أن تكون هناك أهداف محددة ودقيقة تسعى المنظمة إلى تحقيقها وهذه الأهداف يمكن ترجمتها إلى معايير، يمكن قياس الأداء الفعلي على أساسها وأن نجاح عملية التقييم تتوقف إلى حد كبير على مدى دقة ومناسبة هذه المعايير لقياس الأداء الفعلي للمنظمة. ولتوضيح ذلك يمن الإشارة إلى أهداف القطاع الصحي كما وردت في خطة التنمية الخامسة للمملكة العربية السعودية ^{(13) .}

1- رفع معدل التغطية بالتحصين ضد الأمراض المعدية الرئيسية ليصل إلى (95%) على الأقل من الجملة المستهدف تحصينها.

2ـ زيادة عدد الأسرة العلاجية بما يحقق الحفاظ على المعدل الحالي للأسرة والذي يبلغ (۳,۳۵) سرير لكل ألف من السكان على الأقل مع الأخذ في الاعتبار الزيادة السكانية خلال سنوات الخطة .

3- زيادة معدلات القوى العاملة الصحية نسبة إلى عدد السكان، بحسب المستويات الآتية:

أ ـ طبيب واحد لكل (500) نسمة .

ب- ممرض، ممرضة، وفني لكل (225) نسمة .

4- إنشاء مباني عدد (150) مركزاً للرعاية الصحية الأولية وافتتاح (500) مركز إضافي مع إعطاء الأولوية للمواقع التي لا تتوافر فيها مراكز الرعاية الصحية الأولية.

5- تدريب (4200) طبيب و (5880) ممرضة و (7560) فنياً صحياً داخل المستشفيات، وفي مراكز التدريب التابعة لوزارة الصحة .

ولابد من الإشارة هنا إلى أن هناك نوعين من المعايير تستخدم في تقييم أداء المنظمة، واختيار أحدهما يتوقف على طبيعة نشاط وأهداف المنظمة، والمعيار هو عبارة عن نموذج أو مستوى من الأداء المرغوب تحقيقه ويمكن تقسيم المعايير إلى نوعين :

1- المعايير الكمية (Quantitive Standards) وهي المعايير التي يمكن التعبير عنها في صورة رقمية مثل: النقود ، الوقت، النسب، والمسافة وغيرها وتتميز هذه المعايير بأنها محددة بصورة مقبولة ويمكن قياسها وفهمها بسهولة .

2 ـ المعايير النوعية (Qualitative Standards) تلجأ عادة المنظمات إلى إستخدام هذا النوع من المعايير إذا كانت طبيعة أهداف ونشاطات المنظمة لا يمكن التعبير عنها بصورة كمية في شكل أرقام، نسب، ونقود⁽¹⁴⁾ .

يرى بعض الكتاب في حقل الإدارة أن المعايير النوعية قليلة الجدوى في عملية القياس الموضوعي، والأشياء غير الملموسة أو المعنوية بطبيعتها مبهمة. بالرغم من نقاط الضعف المشار إليها آنفاً إلا أنه لا يمكن بأي حال من الأحوال إغفال أهمية المعايير النوعية في تقييم وقياس مدى كفاءة وفعالية النشاطات والعمليات في بعض مؤسسات القطاع العام التي لا يمكن أن تخضع للمعايير الكميـة .

2- تقييم الأداء الفعلى وفق المعايير؛ Actual Performance Evaluation in Accordance with the Criteria

تعتبر هذه المرحلة الرئيسية والجوهرية في عملية الرقابة حيث أن هذه المرحلة تتضمن مقارنة الأداء الفعلي للمنظمة وما هو مخطط لها وفق المعايير الموضوعة. ونجاح هذه المرحلة يتوقف على دقة ومناسبة المعايير ثم وضعها كأساس للتقييم. وتتضمن هذه العملية قياس درجة الاختلاف أو الانحراف واتجاهه بين الأداء الفعلي والمعايير الموضوعة. فقد يتضح من هذا القياس ومن مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المستهدفة، أن الأداء الفعلي قد يفوق في بعض الجوانب هذه المعايير، وحينئذٍ يكون الانحراف موجباً، كما قد يتضح أنه يقل عن هذه المعايير في بعض الجوانب الأخرى " ^{(15) .}

نفترض مثلاً أنه تم إجراء عملية تقييم للأداء الفعلي للقطاع الصحي بعد قضاء المدة المقررة وفي ضوء الأهداف والمعايير التي تم ذكرها سابقاً وجد أنه تم تحقيق الأهداف التالية :

فيما يتعلق بالهدف الرابع تم إنشاء مبان لعدد (120) مركز صحية للرعاية الصحية الأولية وتم افتتاح (400) مركز للرعاية الصحية الأولية .

أما فيما يتعلق بالهدف الخامس فقد تم تدريب (325)طبيباً و(4000) ممرض و(6000) فني صحي داخل المستشفيات.

والسؤال الذي يمكن أن يُطرح على القارئ أي الهدفين في المثال السابق تم تحقيقهما بكفاءة وفعالية أكثر في ضوء الأهداف المخطط لها.

ــ الذي يبدو أن القطاع الصحي قد حقق الهدف الرابع بكفاءة وفعالية أكثر من الهدف الخامس لأنه حقق حوالي 80% من الأهداف المرسومة ، بينما في الهدف الخامس لم يحقق سوی 75% من الأهداف المخطط لها.

 لكن لم يتمكن القطاع الصحي وفق المثال السابق من تحقيق الأهداف المخطط لها بكاملها أما فيما يتعلق بالهدف الرابع والخامس أن هناك قصوراً أو إنحرافاً بنسبة 20 % بالنسبة للهدف الرابع و 25 % بالنسبة للهدف الخامس .

3- تصحيح الانحراف : Correct Deviation 

في هذه المرحلة يبرز دور الرقابة الفعالة والهادفة في معالجة الانحراف أو القصور في تحقيق الأهداف المرسومة. وذلك عن طريق تقصي الأسباب التي أدت إلى هذه الانحرافات ومحاولة إيجاد حلول لهذه المعضلات التي تكون حجر عثرة في تحقيق الأهداف المخطط لها.

"وتجدر الإشارة في هذا الصدد إلى أن الرقابة يجب ألا تكون ذات طابع انتقامي، بمعنى الإساءة إلى مسببي الانحرافات والمشاكل مستقبلاً فالهدف الأساسي من الرقابة هو تحسين الإنجاز أو تطوير الجودة أو تحقيق دقة العمليات أو أنظمة معينة " ^{(16) .}

إن اكتشاف الانحرافات التي حالت دون تحقيق الأهداف المرسومة لا يعني بأي حال من الأحوال معرفة الأسباب التي أدت إلى هذا الانحراف. فمثلاً الانحرافات التي حالت دون تحقيق الأهداف المرسومة بالنسبة للقطاع الصحي ليس بالسهولة تحديد أسبابها لأن هناك متغيرات متعددة تتصف بالتعقيد والتشابك فيما بينها مسئولة عن هذا الانحراف. وهذه المتغيرات قد تكون تكنولوجية ، تنظيمية ، ظروف العمل، عوامل اقتصادية ، أو عوامل اجتماعية. وأن معرفة هذه المتغيرات وأبعادها بشكل واضح ودقيق يساعد بشكل مباشر في معالجة الانحرافات وتحقيق الأهداف المخططة.

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ 

 13- وزارة التخطيط ، خطة التنمية الخامسة ، 1410 هـ  - 1415هـ ، 1990 م (المملكة العربية السعودية) ص 365 - 366 . 

14- سمير أحمد عسكر، المدخل إلى إدارة الأعمال، (دار النهضة العربية 1987 م)، ص411 -  412 .

15- أحمد صقر عاشور، الإدارة العامة مدخل بيئي مقارن، مرجع سابق، ص379 .

16- صالح محمد حسن، "الرقابة الإدارية" المجلة العربية للادارة ، المجلد الثامن، العدد الأول (شتاء 1984م) ،  ص 43- 51.