‏داخل الأجهزة التعليمية تتم الاتصالات في الاتجاهات المختلفة، مثل الاتصال مع وزارة التعليم، والمؤسسات والمنظمات التعليمية المختلفة، ومن أهم وسائل الاتصال: المكالمات التلفونية، الخطابات أو المذكرات المكتوبة بالنسبة للأعمال اليومية، التقارير السنوية، الاجتماعات واللجان والمجالس التعليمية المنشورات الدورية والقرارات المختلفة، المقابلة الشخصية مع الهيأة التدريسية والزيارات الميدانية أو بين الرؤساء بعضهم مع بعض.

‏وعملية اختيار الوسيلة هنا تتوقف على اعتبارات مختلفة ومهمة، مثل السرعة المطلوبة في الاتصال، والسرعة المطلوب أن تتوفر، التكلفة وعدد الأفراد المطلوب الاتصال بهم، ونوع الرسالة المطلوب توصيلها واهميتها، والحاجة إلى توضيح الرسالة ذاتها نعرض وجهات النظر والاتفاق على طريقة التنفيذ.

‏أي أننا نستطيع القول إن للاتصال عدة وسائل كما ذكر وسوف نتوقف عند عدد منها ونقوم بشرحها بصورة مفصلة كما يلي:

١‏- التقارير :

التقرير هو عبارة عن مجموعة من الحقائق والمعلومات المنظمة بشكل يعطي صورة حقيقية أو واقعية عن شيء ما، أو وضع معين لشخص أو لأشخاص يهمهم موضوع هذا التقرير. والتقارير وأنواعها تختلف باختلاف الهدف منها، أو الموضوع الذي تعالجه وهي جميعها تشترك في صفات معينة مثل :

١‏- أن يكون للتقرير هدف واضح محدد يهتم به.

٢‏- أن يضم المعلومات الضرورية واللازمة والمطلوب القيام بتوصيلها إلى الغير أو إلى    الآخرين الذين يهمهم الأمر.

٣‏- يجب القيام بصياغة التقرير بلغة واضحة سليمة، وبعبارات قصيرة وموجزة دون الدخول في التفاصيل.

٤‏- يجب أن تكون المعلومات التي تكتب في التقرير صحيحة ودقيقة، بالإضافة لكونه موضوعي بما يخص المعلومات التي يتحدث عنها أو يقترحها.

وللتقارير أنواع كثيرة، منها ما يقوم المدير بكتابته عن عمل المعلم ويرسله إلى التفتيش، أو ما يقوم المفتش بكتابته عن المعلم والمدير ، أو ما يقوم الموجه بكتابته عن المعلمين، من تقارير أسبوعية أو شهرية، وهذه التقارير تكون عن المدرسة والمدرسين، بعد كل زيارة يقوم بها للمدرسة، هذه التقارير ترسل إلى الجهات المعنية، والتي تهتم في وضع المدرسة والمعلم، وخصوصا قيام المعلم بأداء عمله بصورة جيدة ومقبولة ، وفي بعض الأحيان تكون تقارير موجهة فقط لعملية الإرشاد والتوجيه للمعلم ، لكي يقوم بعمله بالشكل والصورة المطلوبة أو المرغوب بها.

وبما أن هذا النوع من التقارير مهما ويلعب دورا فعالا في تحديد مستقبل المعلمين واستمرار عملهم ، ذلك يجب أن يكون موضوعي وبعيد عن التأثيرات الشخصية، وبما أن هذه التقارير تحتل مكانة هامة كوسيلة من وسائل الاتصال، بالإضافة لكونها وسيلة قياس الأداء كما ذكر. فهي تقوم بنقل المعلومات والبيانات إلى المستويات الادارية والفنية العليا، وتختلف فيما بينها باختلاف أغراضها ‏والهدف منها. وهناك عدة اعتبارات يجب أن تؤخذ بالاعتبار وتراعى عندما نقوم بكتابة التقارير.

1- أن تضم المعلومات والبيانات الضرورية والهامة التي تساعد الهيأة أو الإدارة التي يرسل إليها التقرير.

2- في أغلب الحالات مفضل أن يشمل التقرير جميع مجالات العمل ، أو العملية التعليمية التي يتحدث عنها.

٣‏- يجب أن يكون التقرير واضحا وبسيطا في التعبير، ولا توجد حاجة لكتابة العبارات المنمقة أو استخدام العبارات الإنشائية.

٤- أن يتصف ويلتزم بالدقة والموضوعية عندما يستخدم الألفاظ، ويبتعد قدر المستطاع عن الألفاظ التي تحمل قيما ذاتية مثل كثيرا أو قليلا أو تقريبا. أو استخدام عبارات غير مؤكدة مثل قيل لي، أو يقال إن، أو سمعت. أي أن على التقرير أن يكون دائما محايدا ويقوم على الحقائق واللغة الواضحة.

٥‏- أن يكتب التقرير بتسلسل ويعرض بطريقة منظمة متكاملة، وتظهر المشكلة أو الموضوع التي تعالجه بصورة واضحة وبدقة.

6-‏عندما يكون التقرير ناقدا فيجب أن يكون بناء وايجابيا وليس سلبيا هداما، أي انه يجب أن يضم ويشير إلى طرق العلاج والإصلاح.

٢‏- الاجتماعات :

‏تهدف الاجتماعات المتنوعة التي تجرى في المدرسة أو المؤسسات ، إلى  بحث المشكلات التي تواجه المدرسة كمؤسسة التي تضم طلاب ومعلمين وإدارة وعاملين، وتعيق سير العملية التعليمية والتربوية، ومناقشة الاقتراحات التي تؤدي إلى ترقية المدرسة، والنهوض بها وهذه الاجتماعات تضم أعضاء الهيأة التدريسية. ومن الممكن أن تعقد اجتماعات أخرى التي تضم بعضا من الهيآت الرسمية أو المحلية. هذا حسب الغرض من الاجتماع والجهة صاحبة الاختصاص والصلة به. وتعقد مثل هذه الاجتماعات بشكل دوري أو حسب الحاجة. ولكي يتحقق الهدف والغرض من هذه الاجتماعات لا بد أن تتوفر الأمور الآتية:

1- لكل اجتماع يجب أن يكون جدول أعمال، مدروس من قبل ومعد له الإعداد الكامل والكافي .

٢- أن يكون للاجتماع هدفا واضحا ومحددا.

٣- أن يتوافر في الاجتماع الجو المناسب الذي يمكن كل مشترك أن يعبر عن ما يريده بصورة حرة دون ضغط أو تأثير.

٤- أن تكون الموضوعات المطروحة للبحث من الأمور التي تهم المشتركين فيه.

5-  يجب تسجيل وقائع الاجتماع في سجل خاص معد لذلك ويكتب فيه ملخص ما دار من نقاش في الاجتماع. النتائج التي توصل اليها ، والتي هي موضع التنفيذ وذلك بهدف الرجوع إليها عند الحاجة .