الإدارة :Management

لقد تم تعريف النشاطات الرئيسية التي تقوم بها الإدارة على أنها تشمل : التخطيط ، التنظيم ، التحكم ، التنسيق ، الحوافز والاتصالات. ومن المؤكد أن إدارة العمل الناجح في أي موقع مع المواقع الإدارية يعتمـد اعتماداً كليـا عـلى الـتفهم العميق لهذه الأنشطة وعلى مدى توظيفها الفعال لتناسب العمل المطلوب ، ويمكن تفسير هذه الأنشطة على النحو التالي :

1- التخطيط :Planning

إن أي نشاط أو عملية لأي مشروع يجب أن يتم التخطيط له مسبقاً بالشكل الدقيق، وفي حدود الإمكانيات المتوفرة - المادية أو البشرية - لهذا التخطيط إذا قدر له أن يكلل بالنجاح، ويجب أن يعتمد هنا على تقييم كامل للعملية والعمليات التي تتبعها من خلال المحتوى الفني والموارد، وهذا التخطيط يمكن اعتباره معياراً أو مقياساً في مقابل التنفيذ في موقع العمل.

2- التنظيم :Organizing

إن الإطار التنظيمي لأي مشروع يجب أن يدرس ويفهم بشكل جيد وخاصـة نطاق السلطة والتفويض والمسؤولية ويجب تعريفها وتحديدها بما يتناسب مع إمكانيات الأفراد، كما يجب توضيح العلاقة بين الوظائف المختلفة ورسم خطـوط الخدمات والاتصالات بين كافة الأقسام في المشروع أو المؤسسة .

3- التحكم :Controlling

يمكن الحصول على المعلومات التي تخدم المراقبة الفعالة في المشاريع من خلال مقارنة الإنجاز المخطط له والإنجـاز الـذي نفذ فعـلا وأيضا البيانات المستقاة مـن الإنتاج الحقيقي أثناء العمـل سـواء أكانت على شكل مقياس فيزيائي أم تكاليف وأرباح يمكن مقارنتها بما هو مخطط له مسبقاً حتى يمكن ملاحظة أيـة فـروق واختلافات، ومن ثم اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب للمحافظة على سير العمل كما هو مخطط له.

4- التنسيق :Co- Ordination

لا شك أن التخطيط مهـم جـداً، ولكـن هـذا لا يكفي وخصوصا في المشاريع الضخمة التي قد يوجد بها عدة مقاولين من الباطن على سبيل المثال، من هنا تظهـر أهمية التنسيق بين المقاولين لمعرفة أولويات الأعمال والنشاطات وعلاقة ذلك بالأعمال الأخرى سواء أكانت أعمالاً صحية أم كهربية، وهـذا يـتـم بـالاعتماد على الجداول الزمنية والمخطط الشبكي للمشروع، وهناك علاقة وثيقة بين القيادة الفعالة والتنسيق السليم، فالعلاقة الإيجابية تعمل على تنفيذ الأعمال في المكان والزمـان المخطط لها بدقة.

5- الحوافز :Motivation

بدون الحوافز سواء أكانت مادية أو معنوية لا يمكن للتخطيط أن يتم حتى ولو كان غاية في الدقة؛ لأن الأفراد أو المنتجين هم في النهاية الذين يؤثرون على درجة الإنتاج، ولكي يتسنى لهؤلاء المنتجين العمل بأمانة وباقتناع كامل لابد من تشجيعهم بحوافز مادية ومعنوية.

6- الاتصالات :Communication

لا شك أن الاتصالات الناجحة بين جميع المستويات الإدارية والفنية لأي مشروع أو مؤسسة تعمل على سرعة تنفيذ التعليمات وعلى تجنب سوء الفهـم أو الغموض لأغراض المشروع، إن مدى أسلوب الاتصالات يرتبط بنطاق الإشراف وحدود التفويض والمسؤولية في داخل الشركة أو خارج نطاق الشركة. (أنظر جـدول "1" يبين وظائف الإدارة).