أطلقت العتبةُ العبّاسية المقدّسة من خلال مركز ترميم المخطوطات التابع لها، مشروع حفظ أرشيفها الورقيّ منذ عودة الشرعيّة لها بعد عام 2003م، الذي يضمّ العديد من الوثائق والمخاطبات الهامّة التي أخذت بالاتّساع مع التوسّع الذي شهدته في جميع مفاصلها، وهذا بدوره قد ولّد كمّاً هائلاً من هذه الوثائق، لذلك عمدت لهذا المشروع لأجل المحافظة على هذا الأرشيف وإعادة حفظه وأرشفته بطريقةٍ علميّةٍ حديثة ومتطوّرة.

مديرُ المركز المذكور الأستاذ ليث لطفي أطلَعَ شبكة الكفيل على تفاصيل هذا المشروع، فتحدّث قائلاً: "نظراً لأهمّية عمليّة الحفظ بالنسبة للمؤسّسات والمراكز الأرشيفيّة بشتّى مستوياتها للحفاظ على الأرشيف، التي تسهم في تحسين أداء المؤسّسات وتطوير البحث العلميّ، ففساد أو تخريب أيّ وثيقةٍ يعتبر بمثابة فقدان جزءٍ من المعرفة بدرجةٍ قد يصعب علاجها، وكلّ وثيقةٍ لا توضع في مكانها يُمكن اعتبارها ضائعة، وفي علم الأرشيف الحديث تُعدّ عمليّة الحفظ الجيّد للأرشيف مؤشّراً على تطوّر عمل المؤسّسة في مختلف المجالات، وبواسطتها يُمكن قياس درجة التقدّم والتطوّر التي بلغتها في مختلف الميادين".

وأضاف: "أنّ أهميّة هذا المشروع تكمن في:

1- تقليل كمّيات الوثائق في المكاتب وتوفير المساحات فيها.

2- المحافظة على الوثائق من التلف وحمايتها.

3- خزنها بشكلٍ صحيحٍ وعلميّ في أماكن خاصّة.

4- كلّ وثيقةٍ تمرّ عليها (50) سنة تُعتبر وثيقةً تاريخيّة، والعتبةُ العبّاسية المقدّسة تمتلك كمّاً من هذه الوثائق.

5- الأرشيف الورقيّ لا يُمكن الاستغناء عنه فهو الأصل، ويُمثّل مراحل تاريخٍ للعتبة العبّاسية المقدّسة.

6- إدارة الوثائق والسجلّات لكي تسهل عمليّة تداولها والوصول إليها.

7- الأرشيف الورقيّ معتَمَد من قِبل جميع المؤسّسات والشركات وغيرها، فبالرغم من القدرة على حفظها إلكترونيّاً إلّا أنّها لا تحمل أيّ قيمةٍ إذا لم تكن أصليّة.

8- الأرشيف يتكوَّن من جميع الوثائق المُنتَجَة والواردة في العتبة العبّاسية المقدّسة ويُعَدُّ دليلاً تأريخيّاً على أنشطتها.

9- يشمل الأرشيف أشكالاً مختلفة كالأوراق المطبوعة أو المخطوطة، والسجلّات، والخرائط والصور الفوتوغرافيّة، والأفلام، والميكروفيلم، وأيّ أشكالٍ أو دعائم تظهر في المستقبل".

وعند الانتهاء من استعمال الوثائق، سوف يتمّ نقل الملفّات المنتهية من مرحلة الأرشيف الجاري إلى الهيكل المكلّف بحفظ الأرشيف الوسيط، ثمّ بعد انتهاء مدّة الحفظ القانونيّ تُجرى على الأرشيف الوسيط عمليّة الفرز، لتحديد الوثائق ذات الأهمّية الدائمة أو التاريخيّة لتحويلها إلى الأرشيف المركزيّ من أجل الحفظ الدائم".

واختتم لطفي قائلاً: "إنّ المركز قد شكّل فريقاً متخصّصاً يعمل على هذا المشروع، ويتّخذ سلسلةً من الإجراءات والخطوات لحفظ الأوراق والوثائق".