1ـ حاول توضيح آرائك قبل الاتصال :

‏عملية تحليل المشكلة أو الفكرة التي تريد أن تنقلها إلى الناس تحليل كافِ يزيد من وضوحها، وهذه تعتبر الخطوة الأولى نحو الاتصال الفعال، ويجب عدم البدء بالكلام والمحادثة قبل أن تبدأ التفكير، أن أغلب فشل الاتصالات الادارية في المؤسسات والمنظمات المختلفة ينجم عن عدم كفاية التخطيط الجيد الذي يأخذ في الحسبان أهداف واتجاهات من يلقون الرسائل وسيتأثرون بعملية الاتصال.

2ـ تحقق من هدفك الحقيقي في الاتصال :

‏على القائم بالاتصال (المرسل)، أن يسأل نفسه بصورة دائمة، ماذا يريد تحقيقه؟ هل هدفه الحصول على المعلومات؟ أو نقل هذه المعلومات إلى الأطراف المعنية؟ أو البدء في عملية جديدة أم محاولة تغيير اتجاهات شخص آخر؟ وعندما يتحدد الهدف النهائي والحقيقي الذي يقف من وراء عملية الاتصال يبدأ الفرد في البحث عن استخدام اللغة المناسبة والمدخل الملائم لتحقيق هذا الهدف، وإذا أدى التحديد إلى تقليل الأهداف، يؤدي هذا إلى تركيز وتكثيف عملية الاتصال، مما يزيد من احتمالات النجاح في النهاية.

3ـ خلال الاتصال تذكر دوما الظروف الطبيعية والإنسانية :

المعنى الذي نقصده يمكن أن ينقل بالكلمات ودون كلمات؛ لأنها توجد عوامل أخرى كثيرة تؤثر في حدوث عملية الاتصال، لذا على الإداري الناجح أو من يقوم بالاتصال أن يكون حساسا للظروف التي يتم خلالها الاتصال، بالإضافة لكونه ممكن التطبيق في البيئة التي يتم خلالها أو فيها.

4- استشر الآخرين قدر المستطاع قبل تخطيط الاتصال :

عملية تخطيط الاتصال من الصعب والمستحيل أن يستطيع القيام بها فرد واحد، لذا فإن مساهمة ومساعدة الآخرين في التخطيط أو الكشف عن الحقائق التي يعتمد عليها القائم بالاستشارة، من المحتمل أن تمد اتصال القائم بالاتصال بعمق وموضوعية أكبر وأفضل، بالإضافة إلى أن المساعدين في التخطيط سوف يمنحون الموضوع تأييدهم الإيجابي .

5-على القائم بالاتصال الحرص على نبرات صوته خلال الاتصال مثل الحرص على موضوعه

‏لنبرات الصوت وللتعبيرات التي ترسم على وجه القائم بالاتصال عندما يبدأ العملية دلالات تشير إلى  مدى تقبله لاستجابة الآخرين أو رفضها، وهذه العوامل لها آثار بعيدة المدى على الشخص الذي يجري الاتصال معه، وحين القيام بعملية تحليل لهذه العوامل فإنها تترك آثارا سيئة، وعندما يحسن استعمالها يتقبل المستمع للرسالة أكثر من موضوع الرسالة نفسه.

6- على المرسل اغتنام الفرصة للقيام بنقل شيئا له فائدة أو قيمة لمن تخاطبه :

‏إن مراعاة وجهة نظر وحاجات الشخص الآخر في عملية الاتصال، في معظم الوقت تشجع هذا الشخص على الاستجابة لأفكار الطرف الأول لعملية الاتصال أي المرسل، وتجعله يتقبل التعليمات التي يرسلها إلى المستقبل في الطرف الثاني؛ لأن العاملين في المؤسسات والمنظمات المختلفة في الغالب يميلون للاستجابة للمطالب، وتعليمات الرئيس أو المدير الذي يهتم برغباتهم

ومطالبهم.

‏7- على المرسل متابعة الاتصال الذي يقوم به :

‏من الممكن أن تضيع الجهود المبذولة في عملية الاتصال دون أن نعرف مدى ومقدار نجاحنا في التعبير عن المعنى والغرض الحقيقي الذي نحن بصدد الاتصال من أجله، وإذا لم نقم بمتابعة عملية الاتصال فلا نستطيع أن نعرف مدى هذا النجاح الذي نسعى إليه، وتحقيق المتابعة عن طريق توجيه عدة أسئلة خاصة، وتشجيع الأشخاص المتصل بهم للتعبير عن رد الفعل لهذه الأسئلة ولتأثير عملية الاتصال.

8- حين الاتصال يجب الاهتمام بالغد مثل الحاضر :

‏الاتصال يحضر ويعمل من أجل مقابلة احتياجات الظروف الحالية، أولا وقبل كل شيء، لذا يجب أن يخطط حسب ما يتفق مع الظروف السابقة التي تعمل على بقاء الترابط أمام خيال من تتصل بهم، وأهم من كل هذا هو أن يكون الاتصال مرتبطا مع الأهداف والمصالح في الأمد الطويل والبعيد.

9- تأكد من أن أفعالك تتفق مع اتصالاتك :

‏أفضل أنواع الاتصال هو ما نفعله وليس ما نقوله عندما تختلف أقوال الفرد عن أفعاله واتجاهاته فان الناس سوف يسقطون هذه الأقوال من حسابهم، وفي بعض الأحيان، يعتبرونها محاولة لتحليلهم، هذا يعني أن العمليات القيادية الناجحة تخدم الاتصال أكثر من كل كلام فتصبح، إذا ظهرت بصورة مباشرة مثل تحديد المسؤولية وإعطاء سلطات مناسبة والمكافآت على الجهود التي تبذل.

10- علينا أن نتعلم كيف ننصت ونصغي جيدا :

‏في أغلب الأحيان عند البدء في الكلام نتوقف عن عملية الإنصات والاصغاء أي أننا لا نتفاعل مع الاتجاهات وحركات الشخص الآخر، وهذه الأمور والجوانب لا يعبر عنها بالكلام، وعندما يحاول غيرنا الاتصال بنا، فنحن جميعا نقصر في المتابعة والإنصات وعملية الإصغاء listening هي إحدى المهارات الهامة والصعبة والمهمة دائما في الاتصال، ويجب علينا أن نصغي إصغاء تاما إذا أردنا أن نفهم ما يريد الفرد الذي يتصل بنا.