الفصل السادس

تنظيم ادارة الافراد

- المفاهيم الاساسية للتنظيم .

- اجراءات اعداد الهيكل التنظيمي لادارة الافراد .

* الخطوة الاولي : تحديد الاهداف .

* الخطوة الثانية : تحديد الاعمال ( الانشطة ) .

* الخطوة الثالثة : تجميع الانشطة وتنسيقها .

* الخطوة الرابعة : تحديد المستويات التنظيمية .

- ملحقات الهيكل التنظيمي .

* تحديد الاختصاصات .

* توصيف الوظائف .

* تحديد السلطة والمسؤولية .

* تفويض السلطة.

* تحديد اجراءات العمل.

الفصل السادس

تنظيم ادارة الافراد

المفاهيم الاساسية للتنظيم :  

* التنظيم هو الاسلوب الذي يتم بمقتضاه ترابط مجموعة من الوظائف لتنسيق علاقاتها في العمل وصولاً الى اهداف مشتركة.

* هيكل التنظيم هو الاطار العام الذي يحدد توزيع الادوار والمسئوليات والسلطات بين افراد التنظيم ويوضح نسق العلاقات الرأسية والافقية بينهم.

يتكون هيكل التنظيم من مجموعة مراكز ذات سلطات ومسئوليات محددة ، تقع في مستويات تنظيمية متتالية.

* عادة يتخذ الهيكل التنظيمي الشكل الهرمي حيث يوجد قليل من المراكز في القمة تتزايد مع التدرج الى ادنى حتى تصل الي اكبر عدد لها عند قاعدة الهرم، ويعكس هذا النمط فكرة القيادة المتمركزة في القمة.

* ينقسم الهيكل التنظيمي الي عدد من المستويات يشغل كل منها افراد يتمتعون بمهارات وقدرات مختلفة وتختلف السلطات التي يمارسونها باختلاف المسئوليات التي يتحملونها في مراكزهم.

* يمكن تقسيم الهيكل التنظيمي الي مستويات ثلاث رئيسية:

.. الادارة العليا.

.. الادارة الوسطى.

.. الادارة المباشرة.

شكل 1/6 يعبر عن البعدين الافقي والرأسي في الهيكل التنظيمي :

* السلطة هي القدرة علي اتخاذ قرارات ملزمة للمنشأة سواء كان الالتزام الناشيء عن القرار مالياً او غيره . وتسند السلطة الى مركز ادارة (تنظيمي) بحكم ما يتطلبه هذا المركز من مهام واعباء . اي ان السلطة هي اداة لازمة لامكان تنفيذ المهام والوصول الى النتائج.

* مجالات السلطة في ادارة الافراد متنوعة :

- تحديد راتب او مكافأة.

- تعيين موظف او انهاء خدمته.

- ترقية موظف او حرمانه من الترقية.

 * من يملك السلطة يتحمل المسئولية اي الخضوع للمحاسبة والمساءلة عن نتائج التصرفات والقرارات التي اتخذها مستخدماً سلطاته المخولة. (مسئول الافراد يسأل عن نتيجة اختيار الموظفين الجدد طالما كانت له سلطة اتخاذ القرار).

* الواجبات هي المهام او الاعباء (الأنشطة) التي يقوم بها شاغل المركز التنظيمي بسبب شغله للمركز (اي اذا ترك مركزه لم يعد مطالباً بأداء هذه المهام).

* تتشابك العلاقات في اي تنظيم بين شاغلي المراكز المختلفة وتتخذ العلاقات التنظيمية اتجاهين رئيسيين :

.. العلاقات الرأسية                 رئيس

                                                                مرؤوس  

.. العلاقات الافقية                  زميل .......... زميل

في العلاقة الراسية يعطي الرئيس التعليمات والتوجيهات ويرفع المرؤوس المعلومات والايضاحات والاستفسارات الى المستوى الأعلى.

اما في العلاقات الافقية فيتم تبادل المعلومات والاستفسارات والاقتراحات بين الزملاء على نفس المستوي التنظيمي.

* يوجد على الهيكل التنظيمي عادة نوعين من الوظائف :

- الوظائف الاستشارية وهي لا تقع على خط السلطة التنظيمية وليس لها صلاحيات اتخاذ القرار (وظائف ادارة الافراد من هذا النوع). ويصل هذه الوظائف بغيرها خط متقطع ........

- الوظائف التنفيذية وهي التي تقع علي خط السلطة ومن ثم يمارس شاغلها صلاحيات ملزمة للمنشأة ويصدر قرارات تنفيذية. ويصل هذه الوظائف بغيرها من الوظائف خط متصل ــــــــــــ .

* يتشكل الهيكل التنظيمي للمنشأة بحسب ظروفها وطبيعة اعمالها ، وتحكمه محددات تختلف من منشأة لاخرى اهمها ما يلي :

- الاهداف الرئيسية للمنشأة .

- الاهداف الوسيطة للمنشأة .

- مجالات النشاط التي تباشرها المنشأة

- الموارد والامكانيات المتاحة .

- المعوقات او المشكلات التي تواجه المنشأة .

- المؤثرات الخارجية .

ويصور شكل رقم 6 / 2 اهم محددات الهيكل التنظيمي . 

* يقسم الهيكل التنظيمي الى اقسام وادارات (او تقسم الادارة داخلياً الى اقسام ووحدات) وفقاً لاسس مختلفة اهمها :

- التقسيم على اساس الوظيفة (ادارة افراد ، ادارة تسويق ، ادارة مالية ) او مثال آخر ( قسم توظيف ، قسم الرواتب ، قسم شئون الجوازات . . . . . ).

- التقسيم على اساس مرحلة من اجراءات العمل في مجال معين ( مثال ذلك في ادارة افراد بمنشأة كبيرة قد نجدها مقسمة الى قسم الاختيارات ، قسم التعيين والتوظيف ، قسم الاعداد والتهيئة باعتبار كل قسم مختص بمرحلة محددة من مراحل عملية الاختيار.) .

- التقسيم على اساس نوع الافراد (عمال المركز الرئيسي ، قسم عمال الفروع او قسم شئون الموظفين ، قسم شئون المستخدمين . . . . ) .

- التقسيم على اساس جغرافي ( ادارة شئون الافراد قد تقسم جغرافياً الى قسم القاهرة، الاسكندرية).

وفي كثير من الاحيان قد تتعدد الاسس التي يتم في ضوءها تقسيم الهيكل التنظيمي.